У графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку — наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер.

Внесення відомостей про нагородження й заохочення*

У трудові книжки працівників у розділ «Відомості про наго-родження» вносяться відомості про нагородження державними на-городами України та відзнаками України, а в розділ «Відомості про заохочення» — відомості про заохочення за успіхи у праці.

У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний ха-рактер.*

Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишеться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагород-ження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Внесення відомостей у разі звільнення*

записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного "законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв'язку з прогулом, п. 4 ст. 40 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавством передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих при-чин. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з за-численням дo вищого навчальною закладу, ст. 38 КЗпП України».*

Запис про звільнення працівника робиться за такими прави-лами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 — дата звільнення; у графі З зазначається причина звільнення, на-приклад: «Звільнено за скороченням штатів, п. 1 ст. 49 КЗпП України»; у графі 4 — підстава — наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.*

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України».

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: «Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва ор-ганізації), п. 5 ст. 36 КЗпП України».*

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та ін-шими галузями народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на від-повідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записують: «Звільнено за скороченням штатів (чисельності)працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України» і далі в дужках зазначають відповідну по-станову Кабінету Міністрів України.*

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі «Відомості про призначення пенсії» трудової книжки ор-ганами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа «Пенсію призначено». У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

Вкладка до трудової книжки*

Якщо у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Вкладка вшивається у трудову книжку, заповнюється й ведеться власником або вповно-важеним ним органом за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка.

Вкладка без трудової книжки недійсна.*

Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штам-па розміром 10 х 25 мм з надписом «Видано вкладку» й зазначають серію та номер вкладки. Видається вкладка нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановлених — 1938 і 1974 pp.)

Видача трудової книжки в разі звільнення*

У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерсь-кому) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних за-писів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж у цьому господарств потверджується підписом керівника, заступника, Іншої уповноваженої на це особи та засвідчується печаткою місцевою органу державної виконавчої влади

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами, й окремо завіряються обидва тексти.

Власник або вповноважений ним орган зобов'язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення Із внесеним у неї записом про звільнення.

У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або вповноваженого ним органу працівникові сплачується середній за-робіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис у трудову книжку працівника Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у встановленому порядку.*

Якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або вповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку

Пересилання трудової книжки поштою