КЛАСИФІКАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

ДОКУМЕНТ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксо-ваному вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визна-чення»).

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла-сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі кла-сифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи (див. гл. 7).

Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:*

письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні до-кументи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;*

графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;*

фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фо-тографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;*

фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: * організаційно-розпорядчі; * фінансово-розрахункові; * постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання про-цесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:*

організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);*

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки то-що);*

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, теле-грами, телефонограми, звіти, доповіді тощо);*

з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);*

особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, роз-писки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:*

накази; * положення; * протоколи; * розпорядження; * вказівки; * інструкції; * правила; * статути; * звіти; * ордери; * плани; * службові листи; * заяви тощо.

За видами документи поділяють на:*

типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;*

трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не-змінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та об-робленні економиться час;*

індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:*

прості, що містять інформацію з одного питання;*

складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, кон-тролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі доку-менти:*

внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;*

зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:*

термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з по-значкою «Терміново»;*

нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:*

службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);*

офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:*

звичайні,*

для службового користування (ДСК);*

таємні;*

конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:*

справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: * чинні, * нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;*

фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють та-кі документи:*

оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;*

копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від-повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: * відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори-гіналом через копіювальний папір); * витяг (копія офіційного до-кумента, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); * дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:*

документи постійного зберігання;*

документи тривалого (понад 10 років) зберігання;*

документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

організаційно-розпорядча;

стандартів та технічних умов;

планова;

звітно-статистична;

конструкторська;

технологічна;

розрахунково-грошова;

з ціноутворення та ін.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК

ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ

ДОКУМЕНТІВ

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих до-кументів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, ви-моги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94) (рис. 1-3).

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів вико-ристовується такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу;

9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок