до тексту;
20 — позначка про контроль;
21 — текст;
22 — позначка про наявність додатка;
23 — підпис;
24 — гриф погодження;
25 — візи;
26 — відбиток печатки;
27 — позначка про завірення копії;
28 — прізвище виконавця та номер його телефону;
29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 — позначка про надходження.
Реквізити бувають: * постійні; * змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 доказано фактичне розташування реквізитів (позначено циф-рами в кружечках), а на с. 13, 14 наведено зразки документів (служ-бовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з про-токолу — на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38—90 «Система организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлению документов»).
Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги доку-мента (на рис. 4 береги заштриховано).
Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві-зитами.
Береги документа — це площі, призначені для закріплення до-кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.
ГОСТ 6.38—90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210x297 мм) та А5 (210 х 148 мм).
У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берег і в формуляра-зразка:*
лівого — 20 мм (8 пробілів);*
правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);*
верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали),*
нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).
Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39—72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку-ментации. Формуляр-образец»:*
лівого — 35 мм (13 пробілів); *
правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);*
верхнього — 20 мм (4—5 інтервалів);*
нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).
Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.
Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.
У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).
На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери рекві-зитів позначено цифрами в кружечках).
Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві-зити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, роз-ташовують нижче від реквізиту 3.
Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).
Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.
У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 простав-ляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зраз-ком.
Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.
ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ
ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧИХ
ДОКУМЕНТІВ
ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ
БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) — це стандартний аркуш! паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.
Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38—90): * для службових листів; * загальний (для виготовлення наказів, прото-колів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).
Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановле-но два варіанти розташування реквізитів:*
кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верх-ньому куті (додатки 1,3);*
поздовжнє — постійні реквізити розташовуються уздовж верх-ньої частини аркуша (дод. 2, 4—7).
Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:*
флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі (дод. 1, 3);*
центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 4—7).
При виготовленні бланків для службових листів наносять рекві-зити 1—9 і трафаретні частини реквізитів 11—13. Останні розмі-щують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, неза-лежно від варіанту розташування постійних реквізитів — кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).
Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (У межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6— 9 державною мовою, а нижче — іно-земною (дод. 3). На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а право-руч — іноземною (дод. 4).
При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться рек-візити 1—3, 6— 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.
На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих