Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він за-хоплював частину (3—4 знаки) назви посади особи, яка підписала документ.

Відбиток гербової (круглої, що прирівнюється до гербової) пе-чатки проставляють на гарантійних листах, штатних розкладах та змінах до них, договорах, дорученнях, посвідченнях про відрядження, заявках на обладнання, на винаходи, на зразках відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, і т. д.

Реквізит 27 (позначка про завірення копії). Завіряючи копію до-кумента, проставляють надпис «З оригіналом згідно», наводять назву посади особи, яка завірила копію, її особистий підпис, його розшифрування та дату завірення, наприклад:

З оригіналом згідно:

Референт (підпис) А.С.Гончаренко

24.06.97

На копіях вихідних документів, що залишаються у справі, до-пускається не зазначати дату завірення та посаду особи, яка завірила копію.

Якщо копія документа пересилається до інших організацій чи видається на руки, то, крім підпису про завірення, проставляють відбиток печатки.

Реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа) проставляють на документах, що містять інформацію для обмеженого кола людей.

Друкують його від 5-го положення табулятора в правому верх-ньому куті робочої площі із зазначенням номера примірника даного документа, наприклад:

кт

Прим. № 1

або

Конфіденційно

Прим. № 1

Гриф може формулюватись і так: «Цілком таємно»; «Для службового користування»; «Не для друку»; «КТ» (комерційна

Реквізити 28 (прізвище виконавця та номер його телефону) розташовують на лицьовому боці або, якщо немає місця, то на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті, наприклад:

Мельник 242 47 21

У разі потреби зазначають шифр друкарки (КШ — утворюється першими літераї Імені та прізвища — Катерина Шевченко), кількість віддрукованих примірників (3), дату віддрукування (25.10.97), куди направлено примірники, наприклад

Самойлов 241 72 14

КШ 3 25.10.97

прим. № 1 — за адресою

прим. № 2 — до бухгалтерії

прим. № 3 — до справи № 01-05

Реквізит 29 (позначка про виконання документа й направлення його до справи) має містити такі дані:*

короткі відомості про виконання, якщо немає документа, кот-рий свідчить про виконання, або, якщо такий документ є, посилання на його дату й номер;*

слова “У справу”;*

номер справи, де зберігатиметься документ.

Позначка про виконання документа й направлення його до спра-ви має бути підписана й датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, в якому виконано цей припис документа. Зазначений реквізит оформляють від руки на нижньому березі першої сторінки документа (дозволяється заходити в робоче поле), наприклад:

У справу № 21

Питання вирішено у телефонній розмові з директором технікуму Марченко В.Ф.

(підпис) Т.К.Твердохліб

21.08.97

або

У справу № 01-05

Відправлено факс 21.07.97 № 273

(підпис) В.С.Логінов

22.08.97

Реквізит 31 (позначка про надходження документа) розташовують У правому нижньому куті першого аркуша документа. Він складається із скороченої назви підприємства — одержувача документа, його внутрішнього індекса та дати надходження документа, напри-клад:

ПТУ № 62

Вх. № 127

27.10.97

Підприємство може виготовити штемпель за таким зразком:

ВТЕП

Вх. № 131

24.09.97

(підпис)

Тут ВТЕП — скорочена назва Вінницького технікуму електронних приладів (підпис особи, яка оформила реквізит 31, проставляється в разі потреби).

Індексація документів. Індекс документів, що їх створюють чи одержують, складається з порядкового номера, який може допов-нюватися індексом за номенклатурою справ, індексом класифіка-тора, наприклад:

№01-7/142

Тут 01 — індекс структурного підрозділу, 17 — номер справи, в якій зберігатиметься документ, 142 — вихідний (вхідний) номер документа.

На документах, складених спільно кількома організаціями, реєстраційні індекси авторів проставляють через косу лінію в по-рядку зазначення авторів на документі (зліва направо).

Посилання на дату й індекс вхідного документа (реквізит 13) складається з індекса й дати, зазначених у документі, на який Дають відповідь.

Реквізит 30 (позначка про перенесення даних на машинний носій) оформляють від руки. Він складається із запису: «Інформацію перенесено на машинний носій», підпису особи, яка відповідає за перенесення даних, розшифрування підпису та дати перенесення, наприклад:

Інформацію перенесено на машинний носій

(підпис) А.С.Хрущов

11.09.97