У нас: 141825 рефератів
Щойно додані Реферати Тор 100
Скористайтеся пошуком, наприклад Реферат        Грубий пошук Точний пошук
Вхід в абонемент


загальної номенклатури справ фірми або існувати в якості самостійного документа. По формі вона не відрізняється від номенклатури справ для відкритих документів. Однак додатково в ній вказуються: прізвище виконавця (виконавців), якому надано право користуватися справою, прізвище особи, відповідальної за формування та зберігання справи, інвентарний архівний номер справи, номер і дата акту про знищення, відмітка про зняття грифа конфіденційності і передачі справи на відкрите зберігання та інші відомості Номенклатура справ враховується по картотеці підготовлених (виданих) конфіденційних документів. Після закінчення року вона підшивається у справу, що містить номенклатури за минулі роки. Справа знаходиться на інвентарному обліку. Справи формуються централізовано у службі конфіденційної документації, яка здійснює їх поточне і архівне зберігання. Зберігання справ з конфіденційними документами на робочих місцях керівників і виконавців не дозволяється. Гриф конфіденційності справи вказується на обгортці. На внутрішню сторону обгортки переноситься з номенклатури прізвище виконавця, якому справа видається для роботи. Одночасно з заведенням справи заповнюється картка обліку видачі справи. У справу входять тільки конфіденційні документи. Зберігати в одній справі конфіденційні і відкриті документи не дозволяється. Також окремо з відмінностями по доступу зберігаються конфіденційна і відкрита інформація в пам'яті ПЕОМ. При необхідності під одним заголовком можуть заводитись конфіденційні і не конфіденційні справи. При знятті з документів грифу конфіденційності вони переміщаються в аналогічну справу без грифу, яке зберігається в канцелярії або управлінні справами фірми. Це дає можливість обмежити число конфіденційних справ і зробити їх захист більш ефективним. На початку справи розмішується внутрішній опис справи, всі виправлення, які були в неї внесені, завіряються розписами виконавця (або контролюючої особи) і співробітника служби конфіденційної документації. Нумерація листів здійснюється у процесі ведення справи, при підшивці в нього документів. Одночасно відомості про підшитий документ і номери листів вносяться в опис справи. При вилученні документа з справи нумерація листів зберігається, але відсутні листи згадуються в опису з вказанням причини вилучення документа або його частини і їх нового місцезнаходження. Замість вилучених документів у справу може поміщатися довідка-заступник, в якій вказуються підстави вилучення документа або дані про знищення. Справа може бути закрита тільки після виконання і підшивки в неї всіх документів за минулий рік. Справи, закріплені за конкретними виконавцями, можуть мати індивідуальні кольорові відмітки для контролю за їх місцезнаходженням на робочому місці. В невеликих фірмах конфіденційні документи при надходженні або виданні можуть зразу ж включатися у справу. В подальшому виконавець працює з конфіденційною справою, а не з окремим документом. В цьому випадку в опис документів, що знаходяться у виконавця, включається справа в цілому. Виконавцям не дозволяється зберігати в себе на робочому місці копії готових конфіденційних документів, виконавцями яких вони не були. Отже, систематизація виконаних конфіденційних документів у справи призначена не тільки для вирішення завдань забезпечення пошуку і наступного використання архівних документів, але й завдати обмеження доступу персоналу до архівних документів фірми, контролю за збереженням і наявністю конфіденційних документів і справ. Захист конфіденційної інформації під час проведення нарад чи переговорів Наради і переговори, у процесі проведення яких можуть згадуватися відомості, що складають таємницю фірми або її партнерів, мають назву конфіденційних. Дозвіл на проведення таких нарад та переговорів (далі по тексту - нарада) із запрошенням представників інших організацій і фірм дає виключно перший керівник фірми. Рішення першого керівника про конфіденційну нараду, яка має відбутися, доводиться до відома керівника служби конфіденційної документації та начальника служби безпеки. Інформація про це рішення фіксується спеціальним співробітником служби конфіденційної документації на картці обліку з метою подальшого контролю за підготовкою і проведенням такої наради. Планові і непланові конфіденційні наради, що проходять без запрошення сторонніх осіб, проводяться першим керівником, його заступниками, відповідальними виконавцями (головними спеціалістами по напрямкам роботи) з обов'язковим попереднім інформуванням керівника служби конфіденційної документації. По факту проведення таких нарад в службі конфіденційної документації заводиться облікова картка конфіденційної документації, в якій фіксується склад розглянутих питань, прийняті рішення і склад присутніх на кожному питанні співробітників фірми. Доступ співробітників фірми на любі конфіденційні наради здійснюється на основі діючої в фірмі дозвільної системи. Запрошення на такі наради осіб, які не є співробітниками фірми, можливо тільки у випадку крайньої необхідності їхньої участі в обговоренні конкретного питання, їх присутність при обговоренні інших питань не дозволяється. Відповідальність за забезпечення захисту конфіденційної інформації і збереження таємниці фірми в ході підготовки і проведення конфіденційної наради несе керівник, якій організує дану нараду. Співробітник служби конфіденційної документації надає допомогу керівникам і разом зі службою безпеки здійснює контроль за перекриттям можливих організаційних і технічних каналів витоку інформації. Підготовку конфіденційної наради здійснює керівник, який її організовує, з залученням співробітників фірми, допущених до роботи з конкретною конфіденційною інформацією, що складає таємницю фірми або її партнерів. З числа цих співробітників призначається відповідальний організатор, що планує і координує виконання підготовчих заходів і проведення самої наради. В процесі підготовки конфіденційної наради складаються програма проведення наради, порядок денний, інформаційні матеріали, проекти рішень і список учасників наради по кожному питанню порядку денною. Всі документи, що складені в процес: підготовки конфіденційної наради, повинні мати гриф "Конфіденційно", складатися і оброблятися у відповідності з вимогами інструкції по обробці і зберіганню конфіденційних документів. Документи (в тому числі договори, контракти та ін.), призначені для роздачі учасникам наради, не повинні містити конфіденційні
Сторінки: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14