У нас: 141825 рефератів
Щойно додані Реферати Тор 100
Скористайтеся пошуком, наприклад Реферат        Грубий пошук Точний пошук
Вхід в абонемент


відомості. Ця інформація оголошується учасникам наради усно при обговоренні конкретного гасання. Цифрові значення найбільш цінної інформації (технічні і технологічні параметри, суми, відсотки, терміни, об'єми і т.п.) в проектах рішень та інших документів не вказуються або фіксуються в якості загальноприйнятого значення, характерного для угод подібного роду і які є стартовою величиною при обговоренні. В проектах не повинно бути розвернутих обгрунтувань наданих пільг, скидок або позбавлення пільг тих чи інших партнерів, клієнтів. Документи, що роздаються учасникам наради, не повинні мати грифу конфіденційності. Список учасників наради складається окремо по кожному обговореному питанню. До участі в обговоренні питання залучаються тільки ті співробітники фірми, які мають безпосереднє відношення до цього питання. Це правило стосується і керівників. В списку учасників вказуються прізвища, імена і по батькові осіб, що займають посади, представлені ними організації (фірми) та найменування документів, що підтверджують їх повноваження вести переговори і приймати рішення. Найменування представленої фірми може при необхідності замінятися її умовним позначенням. Документом, що підтверджує повноваження особи (якщо це не перший керівник) при веденні переговорів і прийнятті рішень по конкретному питанню може слугувати лише, довіреність представленої особою фірми, рекомендаційний лист авторитетної юридичної або фізичної особи, письмова відповідь фірми на запит про повноваження представника, в окремих випадках телефонне чи факсимільне підтвердження повноважень першим керівником представленої фірми. Найменування документа, що підтверджує повноваження особи, може вноситися в список безпосередньо перед початком наради. Ці документи передаються учасниками наради відповідальному організатору для зберігання в службі конфіденційної документації. Документи, що складаються під час підготовки конфіденційної наради, на якій передбачається присутність представників інших фірм і організацій, узгоджуються з керівниками служби конфіденційної документації і служби безпеки, їх пропозиції по поміченим недолікам в забезпеченні захисту конфіденційної інформації повинні бути виправлені відповідальним організатором наради. Після цього документи затверджуються керівником, який організовував нараду. Одночасно з візуванням підготовлених документів керівники вказаних служб і відповідальний організатор визначають місце проведення наради, порядок доступу учасників наради в це приміщення, порядок документування ходу обговорення питань і прийнятих рішень, а також порядок розсипки (передачі) учасникам наради оформлених рішень і підписаних документів. Будь-яка конфіденційна нарада проводиться в приміщенні, яке має ліцензію на проведення в ньому подібного заходу і, отже, обладнаному засобами технічного захисту інформації. Доступ в такі приміщення співробітників фірми і представників інших фірм і організацій дозволяється і здійснюється тільки співробітником служби безпеки. Перед початком конфіденційної наради співробітник служби безпеки зобов'язаний переконатися у відсутності в приміщенні аудіо- та відеозаписувальних або передавальних пристроїв і якісній роботі засобів технічного захисту на всіх можливих каналах витоку інформації Приміщення повинно бути обладнано кондиціонером, так як відкриття вікон, дверей гад час наради не допускається. Вікна зачиняються шторами, вхідні двері обладнуються сигналом, що сповіщає про їх погане закриття. З метою звукоізоляції доцільно мати двійні двері (тамбур) або зашторювати двері звукопоглинаючою тканиною. Проведення наради в інших або не пристосованих приміщеннях фірми (крім кабінету першого керівника) не дозволяється. В приміщенні для проведення конфіденційних нарад не повинні знаходитися пристрої, обладнання і технічні засоби, які безпосередньо не використовуються для забезпечення ходу наради (наприклад, телефони міської мережі, ПЕОМ телевізійні та радіоприймачі і ін.). При необхідності вони розташовуються в сусідній, ізольованій кімнаті. Аудіо- та відеозапис конфіденційних нарад, фотографування ведуться тільки за письмовою вказівкою першого керівника фірми і здійснюється одним із співробітників фірми, що готував нараду. Магнітний або фотографічний носій інформації для цієї мети видається службою конфіденційної документації під розпис в обліковій формі і повертається в службу по скінченні робочого дня. Доступ учасників конфіденційної наради в приміщення, в якому воно буде проводитися, здійснює відповідальний організатор наради за участю служби безпеки у відповідності із затвердженим списком і пред'явленими учасниками персональними документами. Перед початком обговорення кожного питання склад присутніх коректується. Знаходженім (очікування) в приміщенні осіб, в тому числі співробітників даної фірми, що не мають відношення до питання, яке обговорюється, не дозволяється. Доцільно щоб керівник, який організував нараду, перед її відкриттям нагадав учасникам про необхідність збереження комерційної таємниці і уточнив, які конкретні відомості є конфіденційними на даній нараді. Хід конфіденційної наради документується одним зі співробітників, що її готував, або співробітником служби конфіденційної документації. На особливо закритих нарадах цю роботу виконує безпосередньо відповідальний організатор наради. Складений протокол (стенограма) повинен мати гриф конфіденційності необхідного рівня і оформлятися в стенографічному зошиті, зареєстрованому в службі конфіденційної документації Доцільність запису учасниками ходу наради визначається керівником, який організував нараду, виходячи із змісту тієї інформації, яка оголошується. Керівник має право не дозволяти учасникам наради вести які-небудь записи або санкціонувати ведення цих записів на листах паперу, зареєстрованих в службі конфіденційної документації, з послідуючою здачею їх в що службу і доставкою кур'єрами фірми по місцю роботи учасників наради. При необхідності виклику на нараду, яка проходить, додаткових осіб (експертів, консультантів, представників інших фірм і організацій) факт їх участі в нараді фіксується в протоколі з вказанням мотивів їх виклику. Присутність цих осіб на нараді обмежується часом розгляду тієї ситуації, через яку вони були викликані. Учасникам конфіденційної наради незалежно від займаної посади і статусу на нараді не дозволяється: вносити в приміщення, в якому проводиться нарада, фото-, кіно-, відеоапаратуру, комп'ютери, магнітофони, в тому числі плеєри, радіоприймач, радіотелефонії та іншу апаратуру, користуватися нею; робити виписки з документів, що використовуються при
Сторінки: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14