У нас: 141825 рефератів
Щойно додані Реферати Тор 100
Скористайтеся пошуком, наприклад Реферат        Грубий пошук Точний пошук
Вхід в абонемент


службу конфіденційної документації. Паперові роздруківки записів вихідних відомостей про документ внесеш в електронний журнал, забезпечують облікову функцію посвідчення факту надходження або видання документа, його місцезнаходження і місця зберігати. Роздруківки в комплексі формують традиційній обліковий журная (картотеку), в якому записи про документи розташовуються у валовому порядку. Журнал е одночасно: описом конфіденційних документів; страховим масивом облікових даних, про документи на випадок пошкодження або знищення електронного журналу. Автоматизований довідково-інформаційний банк даних по конфіденційних документах має допоміжне значення і ведеться разом з банком даних на паперових носіях. Автоматизований банк даних реалізує функцію довідкового та пошукового обслуговування користувачів, контролю виконання документів і інколи роботи персоналу з електронними аналогами паперових документів. Облікова функція зберігається за традиційним банком даних. Відомості про зміну місцезнаходження документа вносяться в електронний журнал, який виконує в даному випадку роль контрольного журналу. Після виконання робиться нова роздруківка повних відомостей про документ, яка розміщується в традиційну картотеку замість роздруківки вихідних відомостей про документ, яка там знаходилась. Видача документів виконавцям здійснюється по роздруківкам облікового журналу (карток обліку) документів, в яких фіксується розпис за отримання і повернення документів. Документи (наприклад, інвентарного обліку) можуть також видаватися під розпис в роздруківці картки обліку видачі документа. У великих підприємницьких структурах інколи використовується метод "електронного підпису" за отримання і повернення електронного документу. Подібна автоматизовані системи повинні базуватися на чітких принципах і методах розмежування доступу до інформації, мати комплексний захист від зловмисника. Облік виданих конфіденційних документів додатково вирішує наступні завдання: попередження втрати чорновиків і варіантів документу; підтвердження фактів знищення всіх чорнових матеріалів, які виникли у процесі виконання документа; підтвердження факту передачі документу на відправку або виконання, передачі його іншим співробітникам служби конфіденційної документації, Для обліку виданих конфіденційних документів виконавець здає співробітнику служби конфіденційної документації: всі примірники підписаного керівником документу; додатки до документу (при наявності); чорновики основного документу і додатків, редакції і варіанти документу, робочі записи; документ, який став основою для складання даного документу. Про здачу та знищення вказаних матеріалів співробітник служби конфіденційної документації робить відмітку в облікових картках документів і у внутрішніх описах документів, що знаходяться у виконавця. Відмітка в обліковій картці завіряється розписами вказаного співробітника і виконавця. Факт знищення чорновика і інших матеріалів підтверджується також відміткою на копії документу, що залишається у справі служби конфіденційної документації. Наприклад: "Чорновик знищено. Дата. Підпис співробітника служби документації". Чорновики та інші матеріали знищуються у присутності виконавця шляхом спалення або подрібнення, що виключає можливість відновлення тексту. Спроби виконавців залишити у своєму розпорядженні які-небудь невраховані матеріали по виконаному конфіденційному документу повинні розглядатися керівництвом фірми як грубе порушення трудової дисципліни. Додатки до виданих конфіденційних документів є самостійними документами і мають свої облікові номера по відповідним видам обліку. Виданим конфіденціальним розпорядчим документам і протоколам присвоюється не тільки загальний валовий обліковий номер, але й порядковий номер в даній групі документів. На інвентарний (списковнй, переліковий) облік беруться наступні конфіденційні документи: ті, які не належать підшивці в справи, наприклад, зброшуровані документи, документи великого формату, креслярсько-графічні, науково-технічні документи, в тому числі ті, які є додатками до основних документів, фотокартки, рисунки; вилучені по якій-небудь причині із справи і переведені на виділене зберігання (створивши самостійну справу), наприклад, особливо цінні документи, документи більш широкого доступу, ніж інші документи, і т.д.; технічні носії інформації (чисті або з записаною інформацією), наприклад дискети, відео- і аудіокасети, касети з фотоплівкою і т.д.; паперові носії інформації особливо цінних документів для складення чорновиків, оригіналів документів, наприклад робочі зошити, окремі листи паперу, зошити з відривними листами і т.п.; журнали обліку документів і облікові картотеки, картотеки обліку видачі справ і документів, закінчені виробництвом справи. На інвентарний облік після заповнення довідкових карток можуть братися всі конфіденційні документи фірми, якщо об'єм таких документів невеликий. Картотека (журнал:) інвентарного обліку конфіденційних документів ведеться безперервно. Номери кожного року продовжують номери попередніх років. Інвентарний номер вказується на документі в верхньому лівому кутку першого листа, наприклад: "Інв. №__ і дата". Одночасно може формуватися електронний довідний масив по документах. Поставлені на інвентарний облік технічні носії інформації маркіруються. Маркіровка передбачає нанесення на них таких даних: інвентарного номера, номера або назви структурного підрозділу, прізвища виконавця. Написи роблять фарбованого речовиною, яка має добру механічну стійкість. Цією ж речовиною фарбуються гвинти або інші деталі, що скріплюють корпус касети, дискети або футляра з метою сигналізації про їх несанкціоноване відкриття. Облік конфіденційних документів дозволяє не тільки забезпечити збереження документів і організувати по ним довідково-інформаційну і контрольну роботу, але й проводити періодичні і неперіодичні перевірки наявності документів. Метою перевірки наявності конфіденційних документів є встановлення фактичної відповідності наявних документів записам в облікових формах, їх збереженню, цілісності і комплектності. Такі перевірки спонукають виконавців до ретельного дотримання правіш роботи з документами і піклування про їх фізичне збереження.

Перевірка проводиться від облікових даних до документів, примірникам документів і складовим частинам кожного примірника. * Регламентовані, обов'язкові перевірки наявності конфіденційних документів проводяться щоквартально і по закінченні календарного року. Не регламентовані перевірки здійснюються при зміні керівництва підрозділів, звільненні виконавця, після закінчення екстремальної ситуації, виявлення фактів загрози інформації і в інших випадках. Якщо регламентовані перевірки наявності охоплюють всі конфіденційні документи фірми, то при нерегламентованій перевірці обмежуються конкретною частішою документації. Перевірки наявності документів проводяться спеціально призначеною комісією, в

Сторінки: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14