Як службові, так і особисті довідки укладаються посадови-ми особами або уповноваженими органами на вимогу конк-ретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої орга-нізації, установи. Частіше для цього використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.

Довідки, що відображають основну діяльність організації, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою.

Внутрішні - укладаються для подання керівництву органі-зації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, (для державних).

2. Повна назва організації, установи, що видає довідку.

3. Адресат - посада, назва установи, прізвище та ініціали (для службових).

4. Дата видачі

5. Місце укладання.

6.Назва документа та його номер (посередині).

7.Заголовок до тексту (для службових).

8. Текст:

- прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, якій видаєть-ся довідка (у називному відмінку);

- назва установи, закладу, до яких подається довідка. (У тексті слід уникати архаїчних зворотів типу: «Цим пові-домляємо. ..», «Пред'явник цього...»,«...дійсно проживає...», «... справді працює... >, «... зараз навчається...» та ін. )

9. Посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізви-ще.

10.Печатка.

Житлово-експлуатаційне управління № 27 Нагірного р-ну пров. Семенівський, 51, м. Харків, 61032, тел. 337-329

04.10.2002 м. Харків

Довідка № 203

п. Леонтович Валерій Йосипович мешкає з 09.04,69 за ад ресою: м. Харків-22, вул. Тарасівська, 8, к. 3. Займає загальну житлову площу 38 м2.

Видано для подання до відділу обліку та розподілу житлової площі виконкому Харківської міської ради народних депутатів.

Начальник ЖЕУ (підпис) Е. В. Дерегус

(печатка)

4. Договір.

Договір - письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинен-ня господарських взаємовідносин. Договір може бути укла-дений між приватними особами і організацією та між орга-нізаціями.

Цивільний кодекс передбачає такі договори: поставки, купівлі-продажу, закупівлі сільськогосподарської продукції, позики, наймання житлового приміщення, підряду.

Відповідно до нормативних актів договори повинні мати такі реквізити:

1) назву документа;

2) зазначення місця укладання й дати;

3) вступну частину (точні й повні назви сторін, їх пред-ставників (прізвище, ім'я, по батькові), повноваження, на підставі яких вони діють);

4) зміст договору;

5) термін виконання договору;

6) кількісні та якісні показники продукції;

7) зазначення ціни робіт (продукції) і загальної суми;

8) порядок виконання роботи;

9) порядок розрахунків між сторонами;

10) додаткові умови до договору;

11) вказівки на майнову відповідальність за повне або часткове невиконання договору;

12) порядок і місце розв'язання суперечок;

13) загальний термін дії договору;

14) юридичні адреси сторін, що укладають договір;

15) власноручні підписи сторін;

16) печатки установи або обох сторін, які укладають до-говір.

Договір вважають укладеним тоді, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і відповідно оформили його письмово.

Договір

м. Київ, шістнадцятого лютого тисяча дев'ятсот де-в'яносто п'ятого року

Ми, Бойко Галина Петрівна, що проживає в м. Києві по вул. Обсерваторній, 12, кв. З, далі йменована "Продавець", з одного боку, та Охріменко В'ячеслав Григорович, що про-живає в м. Києві по вул. Б. Грінченка, 5, кв. 32, далі йменований "Покупець", з другого боку, уклали цей договір про таке:

1. Продавець продав, а Покупець купив житловий бу-динок у с. Дмитрівка Талалаївського району Чернігів-ської області на земельній ділянці 200 кв. м. На цій ді-лянці розташовані: цегляний сарай, гараж, погріб, ого-рожа. Інвентаризаційна оцінка — ... (прописом) гривень.

2. Будинок, що продається, належить Продавцеві на підставі заповіту як спадкове майно, прийняте 8 лю-того 1990 року, і проданий Покупцеві за ... (прописом) гривень, які сплачені повністю Продавцеві під час підпи-сання договору.

3. До укладання договору будинок, що продається, нікому не продавався і нікому іншому не належав.

4. Витрати у здійсненні цього договору сторони ви-плачують порівну.

5. У користування Покупця переходять житловий бу-динок, сарай, гараж, погріб і земельна ділянка.

Договір складено у двох примірниках: один зберігається у державній конторі, другий видано Покупцеві.

Юридичні адреси сторін:

Продавець: Київ-53, вул. Обсерваторна, 12, кв. З

Покупець: Київ-03, вул. Грінченка, 5, кв.32

(підпис) Г. П. Бойко

(підпис) В. Г. Охріменко

5. Доповідна записка.

Доповідна записка — це документ на ім'я керівної посадо-вої особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, доручення; може містити вис-новки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що ад-ресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Реквізити:

1. Місце укладання - повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у давальному відмінку.

3. Адресант - посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку, у родовому відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»}.

6. Текст може поділятися на такі частини:

а) загальну лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову - аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову конкретні пропозиції