Розділ Відповідальність визначає міру персональної відповідальності працівника. Відповідальність робітника визначається згідно з чинним законодавством і може бути дис-циплінарною або адміністративною.

Розділ Взаємини окреслює: від кого, у який термін і яку інформацію отримує працівник; кому, яку й у який термін її надає; із ким узгоджує проекти документів та інші питання його інформа-ційних взаємозв'язків.

Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є:

1. Підпорядкування міністерству (для державних).

2. Повна назва організації.

3. Найменування структурного підрозділу.

4. Назва документа, число, дата та місце укладання.

5. Заголовок до тексту.

6. Підпис керівника підрозділу і ПІБ.

7. Затвердження (підписується керівником або його заміс-ником).

8. Віза (накладається керівниками залежних підрозділів та юридичним відділом).

9. Дата затвердження.

Час дії посадової інструкції починається від дати її затвер-дження.

10. Лист.

Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи інозем-них представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, за-кладами тощо.

Службовий лист це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управ-ління процесами діяльності організацій, установ та їх структур-них підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Вико-ристання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приво-ду, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні перекона-ти адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним струк-турним елементом змісту є висновок (закінчення), де ви-кладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, про-позицію чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяють-ся на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги.

2. Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рек-ламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну ад-ресу, тільки останній укладається від імені декількох організа-цій чи установ.

Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Текст службового листа повинен бути простим і розкрива-ти бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Головна мета листа - поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважа-ло сприйманню основної інформації. Але добирати потрібні сло-ва і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова - дотримання міри, доречності й такту.

Проте лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа («про...»).

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада; звання; ранґ; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншо-мовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зро-зуміло, без двозиачностей, які можуть викликати сумні-ви чи запитання.

Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок:

Завжди щиро Ваш ...

Із найліпшими побажаннями ...

Щиро відданий Вам ...

Бажаємо успіхів ...

Із повагою ...

Із вдячністю й повагою ... і т. ін.

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адре-сатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то про-тягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отрима-но й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, за-явлених в ініціативному листі.

Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи,

Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного до-говору, угоди між адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.

Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахуикових зобов'язань і має підвищену право-ву функцію.

Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис