Лист-нагадування - це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обу-мовлених зобов'язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій.

Рекламаційний лист - це документ, який обґрунтовано до-водить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів, техно-логічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів.

Лист-претензія - документ, близький до рекламаційного ли-ста, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному.

Рекомендаційний лист - документ, близький до характе-ристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній орга-нізації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктив-ною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої орга-нізації та подальша доля рекомендованого.

Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній прак-тиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

Міністерство освіти і науки України

Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

61040, Харків-40, вул. Сумська, 42,

тел. 402-911, 402-104

№ 01-6/24 11.01.2002

Міністерство у справах молоді та спорту

Оргкомітет спартакіади 2003 п. Семибрату В. Г.

про умови проведення спартакіади серед вищих навчаль-них закладів

Просимо надіслати пакет документів щодо умов прове-дення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003 го року.

Додатки на 10 с. в 1 пр.:

1) характеристика та стан спортивної бази;

2) перелік і характеристика спортивних секцій;

3) список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою завідувач навчально-виховною

роботою проф (підпис) В. С. Микитенко

11. Наказ.

Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником установи, організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і на-вчальної діяльності: організація праці (навчання); добір і роз-становка кадрів; трудова (навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань (орга-нізаційні, із питань основної діяльності).

У наказах щодо особового складу оформляють призначен-ня, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці накази укладаються на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Серед організаційних наказів розрізняють:

- ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (керівні);

- на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів (виконавчі).

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація.

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва документа.

4. Індекс (до номера через дефіс додають літери (ВК відділ кадрів), номер наказу (посередині).

5. Дата укладання (ліворуч).

6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа (праворуч).

7. Заголовок «про...».

8. Текст:

Констатуюча частина містить такі складові: вступ (причина видання наказу); доведення (основні факти); висновок (мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер, дата й заголовок до тексту розпорядчого документа, а та-кож передається зміст певного розділу статті доку-мента вищого органу (установи).

Розпорядча частина починається словом «Наказую» і складається з пунктів, що поділяються на такі скла-дові: дія, термін виконання та відповідальність за ви-конання. Кожний пункт наказу нумерується арабсь-кими цифрами. Текст викладу розпорядчої частини повинен мати нака-зову форму. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі («Призначити», «Здійснити», «Звільнити» та ін.).

Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із зазначенням у давальному відмінку посади, прізви-ща та ініціалів. Якщо в одному пункті перелічуються де-кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконан-ням наказу (відповідно до службової ієрархії).

9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).

10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та прізвище (праворуч).

11. Візи (якщо є) «Проект наказу внесено...», «Проект на-казу погоджено,..».

Проект наказу погоджується:

- із заступником керівника установи (підприємства);

- з куратором питань, які зазначені в документі;

- з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

- з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями ке-рівних установ.

Накази щодо особового складу залежно від їх змісту укладаються за певними вимогами:

1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказу-ють:

- на яку посаду;

- до якого структурного підрозділу (відділу);

- вид прийняття (переведенням, відповідно до контрак-ту, на постійну, тимчасову роботу або за суміс-ництвом);

- особливі умови (із прийняттям матеріальної відпові-дальності', зі скороченим робочим днем та ін.);

- умови платні (відповідно до штатного розк;

2. У наказах про переведення на іншу роботу:

- з якої посади на яку;

- вид, термін (постійно, тимчасово); мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідув підрозділу, дільниці, філії та ін.).

а) вид відпустки:

б) загальна кількість робочих днів;

в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, року включно);

г) період, за який надається відпустка

4. У наказах про звільнення зазначають:

- дату звільнення;

- мотивування із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших законів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова зобов'язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища фігурували в документі, а ті повинні розписатися зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівни-ком.

Міністерство освіти і науки