Модельним форматом для даних зображення є формат TIFF (Tagget Image FILE FORMAT), перевага якого в тому, що він, на відміну від поширеного формату Windows Bitmap, майже не залежить від платформи; крім того, можливі подальше зчитування й обробка на довільному обладнанні з різними системами і програмами.

Існує чимало програм для перегляду або обробки зображень, що пройшли поцифрування. Зазвичай, така програма повинна надавати можливість пролистування вперед і назад; перегляд зображень на екрані; збільшення як усього зображення, так і окремих його частин; опцію відновлення первинного розміру об'єкта, поворот зображення; команду на роз- друкування.

Конвертований матеріал слід зберігати впродовж тривалого терміну, навіть якщо існує високоякісна мікроформа, що за необхідності забезпечує можливість повторної операції поцифрування. Повторне поцифрування має бути категорично відхилено, навіть тільки з фінансових міркувань. При створенні цифрових копій необхідно передбачати можливість їх різноманітного застосування. Повний масив даних слід зберігати якнайдовше, без втрати інформації, тобто в стисненому і нестисненому вигляді і в такому форматі, який би забезпечував у майбутньому будь-яке застосування. Недостатньою є спроба зберегти дані в стисненому вигляді і придатному лише для одного виду використання.

Сучасний стан технології поцифрування оригіналу забезпечує ліпшу якість відтворення кольорових і слабоконтрастних матеріалів, порівняно з поцифруванням з плівки. Якщо здійснюють поцифрування матеріалу, що перебуває в загрозливому стані, сконвертований масив набуває статусу основного для збереження (master for preservation), здатного за необхідності замінити оригінал. У цих випадках якість відтворення має бути вищою, ніж у тих, коли копія поцифрованого матеріалу слугує лише поліпшенню доступу до нього. Надто пізно здійснене повторне поцифрування матеріалу, що перебуває в небезпечному стані, не відповідає цілям збереження. Це означає, що перший процес поцифрування необхідно відразу ж орієнтувати на досягнення максимальної якості [4].

Якщо передбачається зберігання пошкодженого оригінального матеріалу лише в цифровій формі (тобто створення мікроформ не передбачається), то необхідно застосовувати виключні заходи для перевірки та підтримування якості даних, записаних на оптичному дискові.

Первинний носій даних, створений і перевірений на рівень якості, є джерелом виготовлення копій для щоденного використання, а сам при цьому слугує для цілей збереження. За необхідності організується повторне виготовлення робочих копій.

Сканування документів на окремих аркушах може здійснюватися досить ефективно на сканері з плоским столом або пристроями автоматичного подання матеріалу. Але певні ускладнення виникають при скануванні книг та переплетених томів, для яких необхідно встановлювати спеціальні книжкові сканери, що працюють як планетерна камера, що дозволяє робити поцифрування зверху, на відстані.

З приводу переведення інформації з традиційних носіїв у нове – електронне середовище – цікавими є міркування Пітера Уотерса, провідного фахівця зі світовим ім'ям у галузі консервації документів, працівника відділу консервації Бібліотеки Конгресу США.

Перед смертю (червень 2003 р.) П. Уотерс підготував останню, як виявилося, статтю, в якій передбачив, що в найближчі десятиліття виникне глобальна проблема відповідальності за збереження поцифрованої інформації, яка відтіснить проблему зберігання матеріалів на паперовій основі. Його технократична думка була такою – усе, що зберігається в цифрових форматах – існуватиме вічно і коли системи оновлюватимуться, ми зможемо переводити в них попередні цифрові формати. Але величезні масиви документів, які необхідно переформатовувати та вартість цих процесів завжди будуть головними важелями, що гальмуватимуть поставлені завдання й намічені плани [2].

Кожен заклад (бібліотека, архів, музей) перед тим, як переводити документи в цифрове середовище, має прийняти рішення щодо необхідності поцифрування, визначити критерії відбору, читацьке призначення. Необхідно чітко встановити межі проекту, тому що неминучим буде поцифру- вання лише частини фонду. Рішення залежатимуть від вартості процесу, стану традиційного носія інформації, кваліфікації, умінь і навичок персоналу стосовно сканування, архівування документів, адміністрування даних.

Необхідно зазначити, що можливо використовувати цифрове зображення як зберігаючу переформатовану технологію, але лише за умов зберігання первинного носія інформації, який би незадовільний стан він не мав. Негативний досвід пошкодження першоджерел після їх переформатування вже мають деякі бібліотеки. Помилково вважати, що ці копії існуватимуть довше, ніж оригінал.

Фахівці з консервації все частіше висловлюють думку, що, за умов правильного зберігання, оригінал на целюлозі менше схильний до руйнування, ніж електронні копії, для яких необхідна машинозчитувана техніка. Стає очевидним, що практика знищення одного разу скопійованих оригіналів не виправдовує себе. Які б не були можливості розвитку новітніх технологій у майбутньому, високоякісні копії можна в необмеженій кількості виготовляти з оригінальних джерел [2].

Крім проблем вартості процесу поцифрування та читаності електронних копій документів, існує ще одна проблема. У процесі сканування папір зазнає теплового впливу, який може призвести до певних змін його властивостей. Скановані зразки сильніше поглинають вологу, ніж контрольні. Це можна пояснити тим, що під час впливу ультрафіолетового випромінення відбуваються певні зміни у верхньому шарі паперу, що призводить до зміни швидкості поглинання вологи та збільшення теплового ефекту її випаровування.

Переведення інформації в цифровий формат слід розглядати як стратегію схоронності документів через розширення можливостей доступу до них в іншому форматі. Це означає, що цифрова копія документа повинна бути такої якості, щоб не виникала необхідність у виготовленні повторних копій для потреб мікрофільмування або факсимільного перевидання.

Для забезпечення збереження документів з метою їх подальшого використання та надання максимально широкого доступу до документального спадку існують декілька різних методів зміни форми або