Головні параметри, що впливають на якість поцифрування копій книжок, рукописів та інших матеріалів на паперовій основі, – це ступінь деталізації зображення та діапазон (напівтонова або колірна шкала). Пласкі документи можуть оброблятися за допомогою планшетного сканера. Документи у вигляді книжкового блоку та старі книжки в оправах, які не можна розкрити повністю, повинні оброблятися цифровим апаратом. Карти, розміром більше формату А3, необхідно спочатку фотографувати, отримане зображення поцифровувати [3]. Якщо є можливість, документи необхідно обробляти відповідно до високих стандартів, відтворюючи в подальшому, у разі необхідності, копії нижчих стандартів.

Технологічний прогрес відбувається настільки швидкими темпами, що виникає небезпека того, що велика кількість матеріалів, які створюються нині в цифровій формі, можуть бути недоступними в майбутньому. Тобто необхідно приймати рішення щодо систематичного перенесення даних у найновіші цифрові формати або слід зберігати застарілі технічні засоби й операційні системи з метою прочитування ретроспективних електронних документів. З огляду на швидкий прогрес технології та повільність, з якою розробляються стандарти, нині не існує загальновизнаних міжнародних стандартів у цій галузі, проте деякі стандарти широко використовуються de facto. Якщо не використовувати визнані стандарти, передача даних може виявитися проблематичною і навіть неможливою.

Ці проблеми призвели до так званого змішаного підходу: виготовлення копій як у вигляді мікроформ, так і в цифровій формі. Мікроформу виготовляють з оригіналу, а потім використовують для виготовлення цифрової копії або навпаки, спочатку виготовляють цифрову копію, а з неї – варіант у мікроформі. Цифрові сучасні апарати надають можливість здійснювати те й друге одночасно.

Узагалі мікроформи в усьому світі використовуються з 1920 р. та й понині залишаються поза конкуренцією, коли йдеться про тривалість їхнього зберігання.

Традиційно бібліотеки мікрофільмують документи з метою:

забезпечення схоронності найцінніших (книжкових пам'яток тощо) та зношених примірників зі створенням страхової копії документів;

повнішого задоволення попиту користувачів на актуальні й активно використовувані видання;

докомплектування фондів;

заміни видань компактними формами носіїв інформації для мінімізації обсягів окремих фондів бібліотеки.

У першу чергу на мікроносії переводять газети, дисертації, рукописи й інші унікальні видання. Перспективою на майбутнє можна вважати конверсію на мікроформи законсервованих каталогів і картотек.

Першоджерелами для виготовлення мікроформ є документи на паперових носіях, що зберігаються у фондах певної бібліотеки, але при створенні мікрофільму, особливо, якщо це газетний матеріал, часто стає необхідним усунення лакун у номерах. У такому разі ведеться пошук по країні, звісно, це, в першу чергу, стосується наукових бібліотек державного рівня та регіональних наукових книгозбірень.

Мікрокопіювання здійснюється на рулонні мікрофільми шириною 35 мм та стандартні мікрофіші розміром 105х148 мм у чорно-білому (негативному та позитивному) виконанні. Вибір оптимального мікроносія визначається форматом оригіналу та наявністю в ньому кольорових і чорно-білих ілюстрацій. Газети, зазвичай, мікрофільмуються на рулонний мікрофільм – це світова практика.

Фонди мікроформ є універсальними за змістом, хронологічним охопленням, видами та мовами видань, належністю до вітчизняних чи іноземних видань, містять копії книг, журналів, продовжуваних видань, газет, нотних видань, дисертацій, нормативних виробничо-практичних видань тощо.

У наукових бібліотеках фонди мікроформ складаються з основних (діючих), архівних і страхових (запасних) фондів. Мікроформи архівного фонду не видаються користувачам, але, за необхідності, з них може бути виготовлена необхідна кількість робочих копій для основного фонду. Мікроформи страхового фонду використовуються виключно в надзвичайних ситуаціях для відновлення архівних копій.

Диференційоване використання мікроформ у процесі обслуговування користувачів надає можливість максимально задовольняти їхні інформаційні потреби необхідною літературою та скоротити до мінімуму кількість відмов з причини «зайнято».

При обслуговуванні читачів бібліотека виготовляє робочі копії мікро- форм. Для мікрофільмів це, звичайно, позитивна копія, для мікрофіш – діазокопія або позитив.

Щодо технічного оснащення, яке надає можливість зчитувати інформацію з мікроформ, то це такі: апарати марки «Indus» американського виробництва призначені для читання книг, апарати з поворотною лінзою та великим екраном, тієї ж фірми, призначені для прочитування газет, апарати фірми «Canon» – для читання мікрофіш, апарати фірми «Gedeon-1000» – для читання мікрофільмів газет та апарати вітчизняного виробництва фірми «Мікрофот-4», які залишаються в практиці використання в більшості бібліотек, але їхня технічна актуальність уже достатньо низька, порівняно з новим зарубіжним обладнанням для зчитування мікроформ [3].

Зберігаються мікроформи в спеціальних сховищах: мікроформи першого покоління – в приміщенні, де температура повітря повинна бути приблизно +150С та відносна вологість має становити – 50+5%. Для робочих копій режим зберігання – до +200С з відносною вологістю повітря – 50+5%. Бажано, щоб мікрофільми були упаковані в безкислотні коробки, а мікрофіші – в паперові конверти.

Якщо брати до уваги досвід російських колег, то, наприклад, Російська національна бібліотека при обслуговуванні абонентів надає їм можливість отримувати мікроформи в тимчасове користування, а також, за окрему плату, в постійне користування, також можливе виготовлення ксерокопій та електронних копій з мікроформ. Для такого виду конверсії мікроформ використовують сканери фірм «Kodak-2400» та «Minolta-7000» [3].

Актуальним завданням для великих книгозбірень