УДК 615+(378:004.6)

Г. В. МИКИТЕНКО

КАДРОВЕ ДІЛОВОДСТВО У ВНЗ: МЕТОДИЧНІ ПРОБЛЕМИ ВПРОВАДЖЕННЯ КОМП'ЮТЕРНИХ СИСТЕМ

Аналізуються питання, пов'язані зі складнощами впровадження комп'ютерних систем у кадрове діловодство ВНЗ, розглядаються шляхи вирішення досліджуваних методичних проблем.

Ключові слова: кадрове діловодство, комп'ютерна система, методичні проблеми, організаційна схема.

Анализируются вопросы, связанные со сложностями внедрения компьютерных систем в кадровое делопроизводство ВУЗов, рассматриваются пути решения исследуемых методических проблем.

Ключевые слова: кадровое делопроизводство, компьютерная система, методические проблемы, организационная схема.

In the article are canalizing some questions connected with dif- ficults of computer systems using to the employment offices of Higher Educational Establishments, are studied ways of decission researched methodical problems.

Key words: skilled office work, computer system, methodical problems, organizational chart.

У зв'язку з глобальною інформатизацією суспільства в Україні постає питання створення ефективної системи кадрового діловодства. Як відомо, основа кадрового діловодства – документи, які мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлінській діяльності документ постає як предмет, і як результат праці.

Найпроблемнішою є організація кадрового обліку у вищих навчальних закладах, оскільки в них тісно переплітаються дві сфери – освітня та трудова, що мають свої законодавчі особливості та вимоги до документів.

Метою статті є вивчення та аналіз методичних проблем упровадження комп'ютерних систем кадрового діловодства у ВНЗ.

У типовій технологічній схемі обробки кадрової документації можна виокремити певні стадії, а саме:

документування трудових правовідносин;

ведення особових справ та трудових книжок;

ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Документація по кадрах ведеться з моменту введення працівника до

штату організації. Вона може бути виділена в окрему групу, що зумовлено

її винятковою можливістю і деякими особливостями документування діловодства [1].

Основні вимоги більшості вітчизняних підприємств до систем комп'ютерного діловодства визначаються двома факторами: загальною ситуацією з автоматизацією обсягів роботи і вимогами законодавства.

До проблем, що найчастіше виникають у процесі роботи кадрових служб у повсякденні, належать:

значна кількість документів, що не мають стандартизованої форми та не відповідають державним стандартам;

великий обсяг оброблюваної інформації, на основі якої проводяться різноманітні звітні роботи;

відсутність чіткого поділу документів на групи, що ускладнює процес пошуку необхідних даних;

упровадження численних кардинально нових законопроектів, що потребує великої гнучкості кадрової системи.

Упровадження комп'ютеризації в процес обліку кадрів здійснюється з метою усунення вище названих проблем та поліпшення роботи працівників на кожному етапі роботи з документом. Вирішуючи певні проблеми роботи з паперовими документами, при комп'ютеризації кадрового діловодства виникають нові проблеми, що в більшості випадків можна подолати.

Основною проблемою при впровадженні новацій у роботу відділу кадрів є невелика кількість працівників, які мають хист або бажання здійснювати процес підвищення кваліфікації через проходження комп'ютерних курсів, відсутність їхнього бажання впроваджувати нові технології в даній сфері.

До несприятливих чинників також належить той факт, що між відділами кадрів у ВНЗ обмін досвідом та кваліфікаційними здобутками відбувається лише іноді.

Фактором, що породжує певні складності в співпраці між ВНЗ, стає його профільність, тобто те за яким напрямом він здійснює підготовку фахівців, що зумовлює певні специфічні особливості документації та документообігу в цілому.

Проблемним питанням у загальній комп'ютеризації кадрового документообігу також стає те, що деякі ВНЗ підпорядковуються різним міністерствам України, де документація оформлюється за різними ДСТУ.

До проблем, які мають вирішувати кадрові служби, відносять значне державне недофінансування на впровадження нових технологій та недооцінка важливості роботи даного відділу в приватних закладах освіти, що призводить до великої імовірності втрати певної кількості цінної інформації некваліфікованими працівниками, а відповідно невмілий поділ документації призводить до дублювання документів.

Малобюджетність кадрових служб найчастіше виявляється в зменшенні витрат на технічне «озброєння» робочих місць, що унеможливлює процес комп'ютеризації за відсутності машин принаймні з середніми технічними показниками.

Одна з головних проблем упровадження комп'ютеризації в кадрове діловодство відсутність єдиних вимог до програмних продуктів та невиконання контролю за дотриманням чинних стандартів державними органами.

Перелік проблем може змінюватися залежно від того, наскільки глибоко здійснюватиметься аналіз процесу комп'ютеризації кадрового діловодства.

Нині автоматизація обліку кадрів на багатьох підприємствах «шматоч- кова»: накази друкуються у «Word», кадровий облік ведеться в «Excel», зарплата нараховується в «1С». При великій кількості працівників затрати праці на одержання статистичних даних, а також на перевірку інформації, одержуваної керівництвом з різних підрозділів, непомірно зростають. Тому першочергове завдання налагодити облік основних бізнес-процесів (навести елементарний порядок у кадровому обліку) [2].

Сучасний кадровий відділ неможливо уявити без персональних комп'ютерів – вони встановлені майже на кожному робочому місці. Це означає, що персональні комп'ютери використовуються максимально ефективно, їх наявність на робочих місцях позитивно впливає на продуктивність роботи організації в цілому. На жаль, у більшості випадків цього стверджувати не можна.

Причина всім відома: для продуктивного використання комп'ютерів їх необхідно оснащувати відповідним програмним забезпеченням, спрямованим на вирішення тих конкретних завдань, що потребують невідкладного вирішення на кожному робочому місці. Проте з програмним забезпеченням, особливо з програмним забезпеченням процесів діловодства, не все так просто. Розробка програм для бізнесу все ще залишається дорогою послугою. Тому, щоб здійснити оптимальний вибір програмного продукту за максимально вигідним співвідношенням ціни з якістю, слід дотримувати певних рекомендацій.

Початковим етапом у виборі програмних продуктів стає вивчення документообігу організації в цілому та виокремлення завдань, які має виконувати програма, наступним стає вибір – придбання готової програмної