Для проведення індивідуальної розробки програмного забезпечення слід вибрати програмне середовище, що дозволятиме в максимально стислі строки створити повноцінне програмне забезпечення з мінімальними затратами матеріальних ресурсів. Ця система повинна бути невибагливою в роботі і дозволяти працювати не тільки на окремому комп'ютері, а й у локальних мережах та мережах із виділеним сервером без установлення додаткового програмного забезпечення. Таким чином, завдяки невеликим затратам часу і матеріальних ресурсів можна досягти відносно низької собівартості, а відповідно, і вартості програмних продуктів [2].

У випадках, коли організація з малим економічним потенціалом, а саме до них належать ВНЗ І–11 рівнів акредитації, рекомендуємо створювати базу даних у звичних програмних продуктах, наприклад MS Access, MS Excel. Вона дозволяє працівникові відділу кадрів здійснювати облік кількості поданих заяв та повністю завершених по оформленню справ, створювати звітні та статистичні документи, проводити відбір за заданим параметром. Використання таких баз даних економить час роботи технічних секретарів, що надає змогу підвищити якість обслуговування.

Спроектовану базу даних слід характеризувати за такими властивостями, як функціональна повнота, мінімальна надмірність, цілісність, несупе- речливість, узгодженість, відновлюваність, безпечність, ефективність, логіч-на та фізична незалежність, розширюваність, дружність інтерфейсу корис-тувача.

Упровадження розробленого спеціалізованого програмного продукту, орієнтованого на роботу з кадровою документацією, дозволяє:

істотно скоротити рутинні операції оброблення інформації;

суттєво підвищити швидкість оброблення інформації;

значно збільшити обсяг оброблюваної інформації;

зменшити ймовірність помилок оброблення;

чітко розподілити функції виконавців [4].

Слід зауважити, що створення будь-якої бази даних здійснюється з метою полегшення роботи звичайних працівників з документами, які містять статистичні відомості, таких як екзаменаційна відомість, журнал реєстрації, табель робочого дня та ін.

Проте створений програмний продукт, що в переважній кількості ВНЗ є базою даних, повинен бути простий для внесення змін, оскільки на його структуру впливають різноманітні чинники, до яких безпосередньо належить законодавча база України. Так, усі форми документів, що заповнюються під час реєстрації абітурієнта або працівника, чітко врегульовано законодавством і відповідно до нього створено обов'язковий перелік, що не може бути зміненим на розсуд керівництва, проте надано право на його розширення.

Отже, база даних має відповідати всім вимогам чинного законодавства – містити лише правдиву інформацію, зберігати її конфіденційність, бути чіткою і прозорою.

Під час упровадження комп'ютерного діловодства необхідно проаналізувати фактори, які в майбутньому можуть впливати на структуру оброблюваної інформації та її подальше використання. Отже, можна виділити чотири основні фактори:

програмне забезпечення;

законодавча база;

потреби користувача;

особливості поданої інформації, яку слід структурувати.

Уся інформація обов'язково відображається на матеріальному носієві та передається по каналах зв'язку. Для підвищення достовірності здійснюється обробка лише юридично оформленої інформації. Слід наголосити на такій характерній ознаці інформації, як її обсяг. Якісне управління економічними процесами неможливе без детальної інформації про них. Удосконалення управління та збільшення обсягів виробництва супроводжуються збільшенням супутніх інформаційних потоків.

Зазначимо, що програмні продукти розрізняють за функціональними характеристиками. Наприклад, можливість аналізу професійних навичок співробітника, планування навчань і тренінгів для його просування кар'єрними сходами існує в західних кадрових системах, але не часто трапляється у вітчизняних. Промислові системи керування персоналом розробляються не один рік і мають як закладені в системі функціональні можливості, так і обмеження [3].

Окремим зауваженням можна вважати те, що не варто покладатися під час демонстрації системи керування кадрами на слайди Microsoft Power Pomt, цілком довіряючи словам менеджера з продажу про успішний досвід реалізації завдань будь-якої складності та високий кваліфікаційний рівень працівників фірми, що пропонує співпрацю. Необхідно звернути увагу на те, що лише демонстрування можливостей робочої системи визначить її функціональні можливості, а практичні приклади підтвердять або спростують перспективи успішного використання програмного продукту для реалізації завдань відділу кадрів вашої компанії.

У виборі програмного забезпечення варто виділити кілька ключових етапів, що визначають успішність проекту автоматизації в цілому. У першу чергу, необхідно керуватися порівнянням початкових функціональних можливостей систем (типової конфігурації) з поставленими завданнями. На цьому етапі також необхідно оцінити гнучкість продукту, тобто ступінь легкості його адаптації до специфічної вимоги майбутніх користувачів [3].

Другим найважливішим етапом є пристосування продукту до вимог національного законодавства. Підвищеним попитом користуються системи з оперативною підтримкою змін відповідно до вимог законодавства, які нині оперативно використовуються.

Наступним етапом є співвідношення ціни і корисного функціонала порівнюваних систем. При цьому необхідно зважати на такі показники, як простота використання, швидкодія, необхідні технічні засоби, надійність та ін. При виборі програмного забезпечення необхідно звернути увагу не лише на вартість програмного продукту, але й на сукупну вартість програмного забезпечення, консультаційних послуг і післяпроектного супроводу системи. Іноді вартість упровадження може відчутно перевищувати вартість програми.

Слід відзначити, що не менш важливим фактором, що впливає на вибір системи, є супровід системи. Пакети керування кадрами менш схильні до змін, ніж модулі розрахунку зарплати. Незважаючи на це підтримка повинна здійснюватися протягом усього часу користування системою. Це питання необхідно докладно обговорювати на переговорах з потенційними підрядчиками робіт із упровадження програми.

При виборі компанії, яка забезпечуватиме програмним продуктом, варто зважати на кількість виконаних проектів запропонованого програмного забезпечення, звернути увагу на стабільність, досвід і репутацію цієї компанії на ринку та ін.

Окремо зауважимо, що інформація про невдалі проекти швидко поширюється. І якщо компанія орієнтована на довгострокові перспективи в бізнесі, то при виборі партнера у сфері автоматизації необхідно ґрунтуватися на його успішному досвідові роботи