Оптимальним шляхом упровадження проекту автоматизації звичайно є максимальне залучення до робіт по проекту співробітників підприємства- замовника, що використовують поради і досвід фахівців компанії [5].

Слід зазначити, що автоматизація будь-якого процесу серйозний проект, який потребує постійної уваги й участі майбутніх користувачів. З огляду на слабку формалізацію процесів кадрового менеджменту, управлінські модулі інформаційних систем керування кадрами не диктують твердих моделей і схем, що надає можливість безлічі варіацій роботи. Автоматизація відділу кадрів процес не тільки технічний, але й творчий. На жаль, у розробці інформаційних систем побажання професійних кадровиків враховуються не повністю, а закладені в системи «книжкові» моделі керування кадрами не завжди прийнятні для реальних управлінських процесів.

Варто підкреслити, що останнім часом на вітчизняному ринку систем автоматизації кадрового обліку відбулися зміни:

зріс попит на «західну» функціональність;

збільшилася зацікавленість Інтернет-технологіями;

спостерігається інтеграція з корпоративними ERP-системами та з суміжними продуктами;

розвиваються партнерські мережі, а також методологічні бази проектів упровадження і консультування [5].

Найближчим часом прогнозується зростання попиту на комплексні системи керування кадрами, реєстрації робочого часу і розрахунку зарплати, що відповідають законодавству України.

На українському ринку програмних продуктів пропонується певна кількість програм, які виконують завдання з автоматизації обліку персоналу. Але найпоширенішою є програма «Кадри», що входить до комплекту програм «Комплекс управління підприємством «Вігро-2.5М (х)». Ця програма створена на ринку України у 2001 р. і за цей час значно оновлена й удосконалена. Вона є найвдалішим поєднанням ціни та якості.

Зауважимо, що програму без додаткових грошових та інших витрат можна адаптувати до потреб користувача з урахуванням особливостей ведення кадрової роботи на підприємстві. Наприклад, у програмі передбачено можливості для занесення додаткових даних про особу, які можна використовувати в подальшій роботі під час пошуків та систематизації інформації.

При роботі з кадровою документацією не лише здійснюється облік первинної інформації, але й створюються нові документи [6].

Уся робота навчального закладу спрямовується на отримання студентами документа, що засвідчить його фахову кваліфікацію – диплом.

Міністерство освіти і науки України у 2001 р. прийняло нову форму виготовлення матеріальної основи дипломів, атестатів про середню освіту та свідоцтв про здобуття неповної середньої освіти. У 2003 р. МОН України видало наказ «Про затвердження Положення про ІВС «Освіта» та Порядку замовлення та обліку документів про освіту державного зразка». Головним змістом цього документа було те, що всі організації, які видають документи про освіту і підпорядковуються цьому Міністерству, повинні зареєструвати дані про випускників в ІВС «Освіта». Ця система базується на АС «Диплом», яка функціонувала в режимі промислової експлуатації з липня 1998 р. і є вдосконаленням та розвитком цієї автоматизованої системи

Роботу відділів кадрів навчальних закладів МОН України полегшило згодом і в інших напрямах. Були створені програми, розроблені на замовлення МОН України в компанії «Політек-Софт» і рекомендовані до впровадження в усіх навчальних закладах. Цей пакет модулів має назву «Деканат». АС має на меті автоматизувати й об'єднати в єдину базу всі дані про студентів та викладачів.

Незважаючи на те, що цей програмний продукт відображає весь навчальний процес у деталях, він не полегшує роботи приймальної комісії. Такий висновок ґрунтується на тому, що програма орієнтована на навчальний процес, а канікулярний період та діяльність приймальної комісії зовсім не враховані. Тому базу даних, яка забезпечуватиме процес прийняття документів, необхідно розробити власними силами працівників ВНЗ.

Розглянувши методичні проблеми впровадження комп'ютерних систем кадрового діловодства у ВНЗ, можна узагальнено, залежно від головних факторів виникнення, виокремити в групи:

багатопрофільність навчальних закладів;

неврегульованість з точки зору законодавчої бази;

відсутність єдиних вимог до програмних продуктів;

неналагодженість комунікаційних зв'язків між відповідними відділами

навчальних закладів.

Зазначимо, що якісне управління економічними процесами неможливе без детальної інформації про них. Удосконалення управління та збільшення обсягів виробництва супроводжуються збільшенням супутніх інформаційних потоків.

З урахуванням сказаного, можна дійти висновку, що використання комп'ютерної обробки документації не лише дозволяє економити кошти державних установ, а й полегшує роботу працівників відділів кадрів, що робить її цікавою та менш складною. Облік кадрових відомостей стає чіткішим, структурованішим, допомагає уникнути прогалин у даних про працівника, легко здійснювати спостереження за переміщенням працівника, вносити зміни в його особові дані, тому документ стає досконалішим.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

Погребна Л. Діловодство, яким воно провинно бути / Л. Погрібна. – Х. : Фактор, 2006. – 402 с.

Карпова Т. Базы данных: модели, разработка, реализация / Т. Карпова. – СПб : Питер, 2001. – 304 с.

Кавторева Я. В. Документооборот: организация и ведение/ Я. В. Кавто- рева. – X. : Фактор, 2000. – 164 с.

Безпянська Г. Класифікація документів / Г. Безпянська // Секретар- референт. – 2007. – №1. – С. 20-21.

Палюха Ю. І. Впровадження цілісної системи керування діловодством на підприємстві / Юрій Іванович Палеха // Студії з архівної справи та до- кументознавства. – 2006р. – №14. – С. 67-70.

Асєєв Г. Г. Методологія корпоративного документообігу: технологічність управління та опрацювання даних / Георгій Георгійович Асєєв // Вісник Книж. палати. – 2006. – №9. – С. 26-30.

Надійшла до редколегії 11.12.2009 р.