УДК 930.251:004

Н. О. СТРІЛЕЦЬ

ОСОБЛИВОСТІ ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ В АРХІВНИХ ФОНДАХ

Розглядаються деякі методологічні, технічні, організаційні та нормативно-правові особливості створення архівів електронних документів та автоматизації діяльності традиційних архівних фондів.

Ключові слова: архів, електронний архів, електронний документообіг, електронна архівація.

Рассматриваются некоторые методологические, технические и нормативно-правовые особенности создания архивов электронных документов и автоматизации деятельности традиционных архивных фондов.

Ключевые слова: архив, электронный архив, электронный документооборот, электронная архивация.

Some methodical, technical, organizational and legal regulations of making electronic documents archives and workflow of traditional archives are considering in the article.

Key words: archive, electronic archive, workflow, electronic archiving.

Еволюція інформаційного суспільства сприяє автоматизації людської діяльності, зокрема широкому впровадженню електронних документів, електронного документообігу й електронного цифрового підпису. Це очевидно на прикладі комп'ютеризації управлінської сфери. Сучасною тенденцією розвитку інформаційних технологій є значне зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень – тож виникає необхідність обробляти документи в більшій кількості, ніж раніше. Традиційні методи роботи з документами стають при цьому малоефективними, документи на паперовій основі поступово поступаються місцем документам на електронних носіях. У європейських країнах набуто суттєвий досвід з функціонування електронного документообігу на всіх етапах життєвого циклу документа нарівні з традиційним, а інколи електронний документообіг навіть перевищує паперовий. При цьому електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і традиційні. До того ж у Європі й Америці широко створюються електронні архіви відкритого доступу до наукових та гуманітарних знань (наукових публікацій) [4].

У результаті масового застосування електронних документів стає актуальним створення електронних архівів, або електронна архівація, яка можлива завдяки автоматизації діяльності архівних установ. Електронна архівація може розглядатися в трьох напрямах:

автоматизація роботи безпосередньо з фондами архівних організацій і підрозділів;

створення електронних сховищ у результаті накопичення електронних документів у системі електронного документообігу організації, установи, підприємства;

організація збереження в архівах електронних документів: документів, які функціонують у системі електронного документообігу архіву, а також електронних документів від установ-джерел комплектування державних архівів.

За наявності відмінностей, електронний архів в усіх вищенаведених випадках повинен відповідати однаковим методологічним і технологічним умовам.

Мета статті – узагальнити методологічні, організаційні й технологічні особливості автоматизації архівів і створення електронних архівів.

Актуальність дослідження зумовлена розвитком автоматизації всіх видів діяльності суспільства (зокрема управлінської діяльності, де документи відіграють виняткову роль) та широким застосуванням систем електронного документообігу (що викликано вкрай низькою ефективністю традиційних методів обробки документів).

В Україні дослідження проблем електронної архівації розпочалося з 2000 р., відколи Державний комітет архівів України (Держкомархів) створив Центр інформаційних технологій, одним з результатів роботи якого стала розробка версії програмного продукту «Архівні фонди України». Ця програма орієнтована на створення електронних версій місцевих каталогів архівних фондів та їх інтегрування в єдину національну систему [3]. Український досвід розміщення інформаційних ресурсів архівів в Інтернеті розпочато з відкриття офіційного веб-сайта Держкомархіву.

Ознайомлення зі станом організації діловодства в 44 центральних органах виконавчої влади довело, що в 37 з них комп'ютерне обладнання об'єднано в єдину мережу із реалізацією систем електронного діловодства чи автоматизації певних діловодних процесів; у деяких установах вони є функціональними підсистемами систем електронного документообігу [5].

Створення електронного архіву можна розглянути як комплексне рішення щодо автоматизації та оптимізації системи надійного збереження всіх типів електронних документів, підтримки різних версій документів, автоматичний контроль термінів збереження документів і перенесення їх на різні фізичні носії інформації, ефективної системи пошуку документів за реквізитами та змістом, розмежування рівнів доступу для різних категорій користувачів системи залежно від їхніх службових обов'язків, внутрішнього кодування та криптування документів, відстеження користувачів та їх інформаційних запитів, централізації адміністрування й управління всією системою в цілому, впровадження єдиного корпоративного стандарту, який забезпечує технологію долучення співробітників до інфраструктури колективної роботи [1].

Традиційний архів в організації є сховищем паперових документів. При його автоматизації існують два підходи. Перший підхід полягає у створенні сховища електронних документів різних типів на електронних носіях. Електронні документи традиційного архіву переводяться в електронне сховище без суттєвих змін, а паперові документи потребують конвертації в електронну форму через сканування. Для такого сховища підбирається чи розробляється відповідне програмне забезпечення, що надаватиме можливість здійснити пошук необхідної інформації. Найчастіше це автоматизована інформаційна система, яка обробляє дані про документи та їхні реквізити в метадані (вторинні дані) і надає ці дані користувачам. Іншими словами – це створення електронного каталогу архіву.

Особливістю конвертації паперових архівів в електронну форму при автоматизації є велика кількість документів, призначених для поцифрування, а строки, зазвичай, обмежені. Інша особливість полягає в тому, що ці документи, здебільшого, не потребують повнотекстового розпізнавання.

Другий підхід до автоматизації архівів полягає лише в розробці автоматизованої інформаційної системи (електронного каталогу) і наповненні її даними про реквізити паперових документів. При цьому архів так і залишається в традиційній формі, автоматизується лише функція пошуку документів.

Аналогічний розподіл можна побачити на прикладі розміщення електронних архівів у мережі Інтернет. Трапляються як власне архіви електронних документів з доступом до текстів (бази даних із пошуковим апаратом), так і електронні варіанти традиційних тематичних каталогів архівних фондів. Відзначається [1], що характерною ознакою більшості каталогів архівів у Інтернеті є відсутність анотацій, які розкривали б їхній зміст. Переваги створення електронних архівів очевидні:

суттєва економія площ, з огляду на те, що зберігання паперових документів потребує