вирішення проблеми складності або неможливості створення резервних копій традиційного архіву на випадок непередбачених обставин;

забезпечення триваліших строків зберігання документів, порівняно з паперовими, без утрати якості, завдяки мінімізації впливів зовнішнього середовища;

забезпечення максимальної швидкості пошуку документів і даних про документи.

Комплекс вимог стосовно функціонування електронних архівів можна розділити на дві групи: загальні (фундаментальні) та спеціалізовані. До загальних (фундаментальних) вимог належать [6]:

конфіденційність – захищеність документа від ознайомлення з ним сторонніх осіб через кодування;

цілісність – надходження даних до адресата неушкодженими і без змін, що забезпечується використанням електронного цифрового підпису, кодів аутентифікації повідомлення;

ідентифікація – підтвердження, що документ складено або відправлено саме тією особою, чиї реквізити наведено;

незаперечність – означає, що відправник (отримувач) електронного документа не може заперечити цей факт після його відправлення (отримання).

До спеціалізованих вимог належать [6]: забезпечення зберігання кожного документа в незмінному вигляді; неприпустимість втрати документів під час передачі в архів або перебування в архіві; можливість пошуку документа за допомогою пошукових систем; неприпустимість пошкоджень документів протягом передбаченого строку придатності носія; можливість пошуку будь-якого документа в найкоротший термін; знаходження в результаті пошуку необхідного документа, а не будь-якого іншого; придатність документа до візуалізації і роздрукування в тій же формі, в якій його було створено; протоколювання всіх процесів в архіві, котрі можуть спричинити зміни його організації та відновлюваність вихідного стану; готовність електронного архіву до міграції на нові платформи, носії, програмні засоби й технічні компоненти без утрати інформації; доступність користувачеві інформації про законодавчі норми і галузеві вимоги, що регулюють діяльність архіву щодо захисту даних та інформації, протягом усього часу існування архіву.

Задовольнити всі вимоги повністю при нинішньому стані обладнання і технологій, на жаль, неможливо. Функціональними вимогами щодо електронних архівних систем, які використовуються нині, зокрема є такі [6]:

безпосередній доступ до інформаційних об'єктів (електронних документів) або інформаційних колекцій (списків, контейнерних електронних документів тощо);

управління інформаційними об'єктами з використанням баз даних, завдяки метаданим та/або індексуванню змісту прийнятих на зберігання документів;

підтримка різних пошукових технологій для забезпечення прямого доступу до інформації;

уніфіковане спільне зберігання будь-яких інформаційних об'єктів; відскановані рукописи, текстові файли, медіафайли, бази даних тощо;

управління архівними системами з неперезаписуваними носіями, зокрема можливість надання носіїв, що не входять безпосередньо до системи;

гарантування можливості візуалізації документів протягом усього періоду їхнього зберігання в архіві незалежно від походження, типу апаратного забезпечення і операційної системи.

Якщо говорити про технології створення електронних архівів, слід мати на увазі як програмне забезпечення для управління архівними документами, так і носії, що використовуються для зберігання документів в електронних архівах. Створенням електронного архіву забезпечують гарантоване зберігання електронного документа протягом певного часу та надійний його захист. Проблема довгострокової перспективи зберігання електронних документів пов'язана з тим, що електронний документ, на відміну від паперового, залежить від зміни технологічного середовища. Найпоширенішими проблемами електронних архівів є захист електронних документів від знищення чи пошкодження внаслідок утрати фізичних властивостей носіїв інформації, зміни програмних та/або апаратних компонентів, запобігання некоректному поводженню з документами через низьку компетентність користувачів [6]. Крім того, магнітні й оптичні носії інформації ненадійні (термін їх придатності звичайно становить від 3 до 30 років), а конвертованість форматів даних нестабільна та обмежена.

Таким чином, донині питання про носії інформації, які необхідно використовувати для електронної архівації документів, залишається невиріше- ним. Магнітні носії нині вважають непридатними для тривалого зберігання, оскільки електронні дані, що зберігаються на них, можуть бути змінені або знищені будь-коли. Особливо це стосується жорстких дисків, що перебувають у динамічному використанні. Оптимальним наразі вважається застосування для електронних архівів оптично-цифрових носіїв, запис на які можна здійснити за допомогою лазера і тільки один раз. Ця технологія має назву WORM – Write Once, Read Multiple Times; носії створені спеціально для електронної архівації та мають об'єм пам'яті понад 50 Гб. Подібні носії завдяки своїм фізичним властивостям захищені від внесення змін і мають значно більший термін придатності, порівняно з магнітними носіями [6].

Одним з центральних питань стосовно створення електронного архіву є вибір технологічної платформи й інформаційної системи його ведення (іншими словами, вибір системи електронного документообігу). Основні вимоги до функціональних можливостей такої системи, за [1], можна визначити таким чином:

інформаційна система повинна забезпечувати надійне зберігання значних обсягів інформації й документів різного типу з різних носіїв та в різних форматах, конвертацію даних з інших систем, бути сумісною з Інтернет-технологіями;

забезпечення доступу до всіх інформаційних ресурсів системи через єдиний інтерфейс користувача;

просте й гнучке управління інформаційними активами, можливість створювати бази даних (електронні довідники, тематичні каталоги тощо) з розвинутим пошуковим апаратом, багаторівнева система обмеження доступу користувачів до інформації;

можливість формувати сфери інформаційних послуг для внутрішніх і зовнішніх користувачів архівного фонду (створення тематичних підбірок документів, пошук документів на замовлення, передача документів засобами електронної пошти, інтеграція в Інтернет тощо);

забезпечення високо рівня безпеки важливої інформації при прозорому доступі для авторизованих користувачів;

можливість використання інтегрованої технологічної платформи щодо створення електронного архіву з метою подальшого впровадження інших додатків автоматизації документообігу.

Найпоширеніші програмні продукти для створення електронних архівів є відкритими системами для розробки додатків (наприклад, Microsoft,

IBM/Lotus). Крім того, різні компанії розробили достатньо велику кількість додатків, які можна використовувати при створенні комплексної системи. Але не існує однозначно ідеального вибору базової платформи