Гарантувати фізичну збереженість і доступність електронних архівів можна завдяки використанню нижчевикладених стратегій [6].

Стандартизація файлових форматів, метаданих електронних документів, типів і властивостей, носіїв інформації тощо. Це одна з основних передумов доступності електронної інформації протягом тривалого часу.

Міграція – це забезпечення доступності інформації протягом необмеженого часу завдяки регулярному перенесенню даних із застарілого системного оточення в нове.

Емуляція – передбачає створення нових комп'ютерних систем і програмного забезпечення, здатних відтворювати старі версії і в такий спосіб працювати з даними, генерованими в старих комп'ютерах та операційних системах.

Інкапсуляція – збір разом з інформаційними об'єктами (електронними документами) і програмного забезпечення, за допомогою якого вони можуть бути відтворені, а також відповідних метаданих.

Конвертація – передбачає постійну наявність у систем програм- конвертерів та оглядачів, здатних при відкриванні файлу в застарілому форматі перевести його в актуальніший.

Захист даних в електронному архіві ґрунтується на врахуванні загальних для електронних комунікацій факторів ризику. Це можуть бути відсутність або невідповідність апаратних та програмних засобів; недовго- строковість магнітних та цифрових носіїв; накопичення особистих даних, якими можуть скористатися зловмисники; несанкціоноване втручання в процеси чи несанкціонований доступ до документів; невідповідність систем безпеки.

Залишається відкритим питання про необхідність сумісності систем електронного діловодства та довічного зберігання найважливішої для держави та суспільства електронної інформації. На практиці різні організації, підприємства й установи застосовують системи електронного діловодства та системи автоматизації архівної справи, що базуються на різних програмних продуктах: готових, адаптованих до специфіки діяльності чи розроблених за власним замовленням. Це призводить до несумісності систем і перешкоджає створенню єдиного інформаційного простору. Не розроблено нормативно-правову базу, що має регулювати обмін електронною управлінською інформацією, порядок упровадження і функціонування систем електронного документообігу й електронного діловодства, на яких базується автоматизація діяльності архівів. Так, наприклад, дія законів

України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис» поширюється тільки на електронні документи з електронним цифровим підписом; інші документи, що фактично мають статус носіїв з електронною інформацією, залишаються за межами норм даних актів [5].

Стратегія Держкомархіву України полягає в розробці централізованого вирішення цих питань, зокрема в межах національної програми інформатизації України. Альтернативними рішеннями щодо організації постійного зберігання електронних документів національного архівного фонду можуть бути зберігання в існуючих державних архівах або зберігання в єдиному Державному архіві електронних документів [5].

Розробка комплексу організаційних та нормативно-правових заходів регулювання діяльності електронних архівів має розвиватися в напрямах забезпечення зберігання електронних документів, створення спеціальних архівних фондів електронних документів, здійснення обліку документів в електронній формі, внесення їх до номенклатури справ та формування справ згідно з номенклатурою, передавання електронних документів до архівних установ [5]. Потребують вирішення проблеми технічного, методичного і кадрового забезпечення державних архівів для прийняття електронних документів на зберігання.

Отже, головними проблемами, що заважають застосуванню електронного документообігу в архівних установах та організації зберігання електронних документів в архівах, є такі:

недостатнє фінансове, матеріально-технічне й організаційне забезпечення;

відставання нормативного і методичного забезпечення роботи з електронним документами від технологічного;

відсутність єдиних мінімальних вимог до апаратного оснащення та регламентації типів носіїв інформації і форматів архівного зберігання електронних документів;

недостатнє кадрове забезпечення архівних установ спеціалістами з інформаційних технологій [5].

Практично всі бази даних і електронні документи обчислювальних центрів СРСР у 1970-80-х рр. були втрачені, тому що не були своєчасно переведені на нові технологічні платформи. Тож при оновленні апаратного і програмного забезпечення архівів необхідно оцінити, які ресурси варті довгострокового зберігання, а які – ні. Рішення про те, які документи, де і в яких форматах необхідно зберігати, слід брати до уваги при створенні концепції автоматизації архіву й електронного документа. Функції здійснення експертизи цінності, забезпечення збереженості й обліку електронних документів можна покладати як на співробітників архівних установ, так і на спеціалістів з інформаційних технологій.

Необхідно відзначити, що залишається відкритим питання: який примірник документа вважати оригіналом – паперовий чи електронний? Можливості аутентифікації електронних документів розвиваються дуже інтенсивно, у той час як паперові документи зазнають впливу зовнішнього середовища [7].

Отже, проблема зберігання електронних документів в архівних фондах потребує детальної розробки та вирішення. Уніфікація форматів електронних документів, стандартів їх зберігання та руху в системах електронного документообігу дозволять створити базу електронних архівів. А вирішення цієї проблеми в правовому аспекті надасть можливість створити єдиний електронний національний архів, який у свою чергу стане найефективнішим сховищем інформації та знань, що дуже важливо в умовах нинішньої інформатизації.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

Волхонський С. Електронні архіви в МНС: досвід та перспективи / С. Волхонський// Надзвичайна ситуація. – 2007. – № 7. – С. 44-47.

Зверева Н. А. Возможность автоматизации работы архивной службы / Н. А. Зверева// Музей,. – 2005. – № 2. – С. 48-50.

Матяш І. Організація архівної справи в сучасній Україні / І. Матяш // Студії з документознавства та архівознавства. – 2005. – Т. 13. – С. 10-26.

Московкин В. Институциональные электронные архивы открытого доступа к научному и гуманитарному знанию / В. Московкин, Д. Тюпа// Новий колегіум – 2006. – № 5. – С. 3-11.

Про стан і перспективи впровадження електронного документообігу та створення електронних архівів [Електронний ресурс] / Держ. комітет архівів України. –