Класифікація будь-чого означає зв’язок між елементами, виражений в їх розміщенні у визначеному послідовному ряді чи системі відносно будь-яких загальних принципів. Предмет класифікації у нашому випадку є документ – матеріальна форма отримання, зберігання, використання і розповсюдження інформації.

1.2. Співвідношення видової і типологічної класифікації документів.

Одним із найбільш важливих і суперечливих питань є співвідношення питань «класифікація» і «типологізація», тобто вид і тип документа.

Сутність типологізації і класифікації полягає в диференціації об’єктів вивчення за певними принципами.

Таким чином, типологічна схема і схема класифікації створюються в результаті різних логічних процесів. Різні| методика їх побудови, способи угрупування. Якщо в основі класифікації лежить перш за все диференціація ознак, то в основі типологізації - їх інтеграція.

Якщо об'єм поняття ділять послідовно, багато разів, по убиваючій, в межах однієї ознаки, відбувається класифікація, тобто встановлення місця документа в даному класі, підкласі і т.д. При цьому в основу розподілу береться одна найістотніша ознака (підстава розподілу). Якщо ставиться задача виділити в масиві документів, що вивчається, групу схожих (типових) рис, здійснюють процес типологізації, тобто об'єднання понять (документів) за допомогою комплексного критерію, що поєднує в собі декілька ознак (підстав розподілу). Наприклад, видання - це вид документа, що виділяється за способом документування; науково-популярне видання - це тип документа, що виділяється по декількох ознаках.

Класифікаційний ряд представлений таким чином: вид документа -видання, підвид - книжкове видання, різновид - книга-іграшка. Типологічний ряд виглядає таким чином: тип документа - науковий, підтип - науково-дослідний, різнотипність - монографія.

Типологічний критерій може бути використаний як узагальнена ознака в сукупності класифікаційних характеристик документа. Типо-видові зв'язки документів показані на схема 1 - «класифікаційна схема видань».

Загальна класифікація і типологізація створюють основу для подальшої диференціації документів, підлеглої задачам конкретних сфер документарно-комунікаційної діяльності або специфіці окремих типів і видів документів.

Класифікація документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документиої інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати вид того або іншого документа по різних ознаках, аналізувати його за змістом. Знання класифікації і типологізації документів необхідне для подальшого вивчення спеціальних дисциплін і практичної роботи в бібліотеках і службах інформації.

Схема 1. Фасетно-блокова схема класифікації документів

Класифікація по інформаційній складовій документа

Блок-Фасет 1. Вид документа за характером знакових засобів

Блок-Фасет 2. Вид документа за виміром запису інформації

Для людей *

Для машин
Блок-Фасет 4. Вид документа за каналом сприйняття *

Візуальний

Опублікований

Блок-Фасет 6. Вид документа за способом документування

Рукописний

Друкарський

Механічний

Магнітний

Фотографічний

Оптичний

Лазерний

Електронний

Блок-Фасет 7. Вид документа за рівнем узагальнення інформації

Первинний

Вторинний

Класифікація за фізичною (матеріальною) складовою документа

Блок-Фасет 8. Вид документа за матеріальним носієм інформації*

Паперовий

Класифікація документа за обставинами його перебування в зовнішньому середовищі

Блок-Фасет 10. Вид документа за регулярністю виходу у світ*

Періодичний*

Неперіодичний

Блок-Фасет 11. Вид документа за часом появи в світ*

Оригінал
* Копія

Блок-Фасет 12. Вид документа по місцю походження*

Місцевий *

Регіональний *

Загальнодержавний (національний) *

Зарубіжний (іноземний)
Найважливіші ознаки, що лежать в основі класифікації сучасних документів, криються в їх суті, істоті інформаційної і матеріальної складових. Оскільки документи функціонують в суспільстві, зовнішнє середовище також робить на них певний вплив. З урахуванням цих обставин в основу загальної класифікації документів встановлено три блоки ознак, побудовані по різних характеристиках документа:

Кожний з блоків є критерієм для побудови класифікаційного ряду, усередині якого передбачена наявність однієї якої-небудь пріоритетної ознаки, на основі якої здійснюється розподіл документів на підвиди і різновиди. Ці ряди утворюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми, що складається з підсистем. Кожна з них втілює окрему ознаку сучасних документів, по якій вони можуть бути системно організовані, зокрема за змістом, характеристикам матеріального носія.

Типологізація є особливим випадком класифікації документа, вона пов’язана із групування документа на основі їх подібності до деякої узагальненої моделі, яку називають типом. Класифікація дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа і орієнтуватися у їх величезній кількості.

1.3. Розвиток класифікації документів

Класифікація документів - одна з найдавніших і дотепер остаточно невирішених проблем. Початкові етапи її пов'язані з організацією і систематизацією зборів, створенням переліків одиниць зберігання, тобто з функціонуванням перших бібліотек і архівів, зокрема староєгипетських .

Історично першим практичним способом розподілу документів в логічній послідовності - класи, підкласи і більш дробові частини - є класифікації, що базуються на ознаках змісту документа, зокрема, його тематиці (бібліотеки середньовічної Європи IX в., країнах Арабського Халіфату). Тематична ознака, встановлена в основу бібліотечно-бібліографічних класифікацій, у результаті привела до розробки Десяткової класифікації і її модифікацій, що використовуються переважною більшістю бібліотек світу.

Подібно класифікаціям творів друку, рукописів і інших документів, на основі предметизації базувалися і перші класифікації описів винаходів: англійська (1852-1855 роки), німецька (1906 р.) і ін. Перші класифікації будувалися з врахуванням інформаційної складової документа.

Комплексний підхід до класифікації документів, що враховує особливості його змісту і форми, бере свій початок в XX ст. одночасно з введенням в науковий обіг понять «документ» і «документація». Перша спроба такої класифікації здійснена П. Отле в його «Трактаті про документацію» (1934 р.), де закладені основи класифікації, що враховує не тільки деякі ознаки тексту, зокрема особливості знакової природи інформації, але і характеристики форми документа, тобто матеріального носія.

Активно проблема