Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. У посадових бланках уводять додатковий реквізит “Назва посади”, який розташовують нижче реквізиту 7.

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.

Установи, об’єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити і те і інше.

Замість повної назви вищого органу – міністерства чи відомства (реквізит 6) – можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом.

Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.

Індекс підприємства зв’язку, поштову та телеграфну адресу, номер телефону, факсу (реквізит 9) зазначають відповідно до “Поштових правил Міністерства зв’язку”.

На бланках для недержавних підприємств реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізит 9 – на нижньому березі. Реквізити 29, 31, в такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 9.

Документи адресують підприємствам, організаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі, наприклад:

Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до складу назви посади адресата, наприклад:

Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та організацій, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:

У документі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово “Копія” перед другим, третім і четвертим адресатами не проставляють.

Направляючи документ більш як у чотири адреси, складають список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.

До складу реквізиту “Адреса” може входити і поштова адреса.

Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

Дати підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, що містяться в тексті, оформляють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад: 29.01.97. Можна спочатку зазначати рік, а потім місяць і день. У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 09 березня 1997 р.

Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування і дати, наприклад:

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом чи через службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:

або

Гриф погодження розташовують під реквізитом 23 (підпис), а якщо є візи, то під ними. Коли зміст документа торкається інтересів кількох організацій, оформляють ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ, про що роблять позначку на самому документі на місці реквізиту 24, наприклад:

Листок погодження оформляють на окремому аркуші за такою формою:

Розрізняють внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами).

Формою внутрішнього погодження є візування проекту документа. Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду візувальника), наприклад:

Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставленні печатки, наприклад:

Декан факультету

професор (підпис) І.П.Кондратьєв

Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата, тобто автора документа.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним згідно з субординацією, наприклад:

Директор заводу (підпис) Ю.О.Слюсар

Головний бухгалтер (підпис) В.В.Жолоб

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.

Затверджують документи двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа – наказу, рішення чи постанови.

Перший спосіб:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу “Прилад”

(підпис) Я.В.Вольський

10.02.96

Другий спосіб:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

10.05.96

або

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

трудового колективу

15.03.96 №7

На ряді документів для закріплення їх юридичної сили і засвідчення справжності ставлять печатку. Печатки за змістом бувають прості та гербові. Відбиток печатки слід проставляти таким способом, щоб він захоплював частину (3-4 знаки) назви посади особи, яка підписала документ.

1.4. Характеристика окремих видів ділових документів.

Головної складового документа виступає інформація, тобто дані, зведення, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. Інформація, що утримується в документі, має визначену специфіку, що виражається в наступному:

Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.

Документ припускає наявність семантичної інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту — один з головних відмітних ознак документа.

Інформація передається дискретно, тобто у виді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна довершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виключенням є незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їхнього творця (письменника, ученого, художника).

Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації.

Документ — це інформація, що зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису й ін.

Документ має субстанціональність (речовність).

Сутність класифікації і типологізації документів складається в диференціації об'єктів вивчення по визначених ознаках.

Класифікація припускає строгий розподіл документів за законами логіки, в основному чотирьом: єдність підстави, домірність членів розподілу, їх