Типологізація є часткою класифікації документів. Вона зв'язана з угрупованням документів на основі їхньої подоби деякої узагальненої моделі, іменованої типом. Це загальні, істотні риси визначеної групи документів. Складність типологізації складається у визначенні необхідного і достатнього набору найбільш характерних ознак.

Найчастіше як типологічні ознаки виступає функціонально-цільове призначення, читацька адреса документа, характер інформації, що утримується в ньому (науковий, науково-популярний, виробничий, довідковий, інформаційний і т.п.). Іноді в основу типологізації видань кладеться жанровий критерій — масштаб охоплення об'єкта відображення, особливості внутрішньої структури видання, особливості (стиль) викладу матеріалу.

Таким чином, типологічна схема і схема класифікації створюються в результаті різних логічних процесів. Різна методика їх побудови, способи угруповання. Якщо в основі класифікації лежить насамперед диференціація ознак, то в основі типологізації — їхня інтеграція.

2. Інформаційний діловий документ і документ колегіального органу, їх реквізити.

Переважлива більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Смороду містять інформацію про фактичний стан справ у заставах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Смороду носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

АКТИ

Акт – документ правової чинності, складений одними або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених будівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідність акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та затверджує відповідним наказом.

Реквізити:

Автор документа (назва відомства, організації); дата, номер, місце складання; гриф затвердження; заголовок; підстава (наказ керівника організації); склад комісії; присутні; текст; відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходження; перелік додатків до акту; підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

ВІДГУКИ

Відгук – документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) із приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що винна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити:

Заголовок; назва виду документа; текст; підпис; дата; печатка; штамп, що засвідчують підпис рецензента.

ДОВІДКИ

Довідка – документ, що містить опис та підтвердження чи тихнув інших фактів і подій.

Реквізити:

Назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка);

Дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Службова довідка, винна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з подання в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо» і т. ін.

ДОПОВІДІ

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції.

Призначена для усного прочитання та обговорення.

ЗАПИСКИ

Доповідна записка – документ, адресувань керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп'ютері.

Реквізити:

Адресат, прізвище, ініціали посадової особи та посади, назва виду

документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата.

Внутрішню доповідну записку підписує тієї, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

ПОЯСНЮВАЛЬНІ ЗАПИСКИ

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює заподій певного факту, вчинку, події.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

ЗВІТИ

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Реквізити:

назва документа; період, за який складається звіт, назва установи, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його виконання.

ОГЛЯД

Огляд складається для інформування про хід робіт чи висновки про них і є різновидом довідки.

В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.

Реквізити:

назва виду документа; заголовок; текст; дата й місце видання, підпис посадової особи.

Друкується на машинці, комп'ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.

ОГОЛОШЕННЯ

Оголошення – це інформація про будь-який масовий захід.

Реквізити:

Заголовок; дата; година та місце проведення заходу, його назва; порядок денний.

За необхідність вказують адресі та способи приїзду; підпис від імені організації, що проводити захід.

ПЛАНИ РОБІТ

План роботи – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

Реквізити:

Гриф затвердження; назва виду документа, зазначення періоду, на який складено план; назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується; номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання, місце виконання; відмітка про виконання.

Службові плани робіт підписують посадові особи, що відповідають за їх виконання, а індивідуальні – ті, хто їх складає з наступним затвердженням керівником.

ПРОТОКОЛИ

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, година й позначка проведення зборів,