ГОСТ 6.38—90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210x297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берег і в формуляра-зразка:*

лівого — 20 мм (8 пробілів);*

правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);*

верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали),*

нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39—72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной доку-ментации. Формуляр-образец»:*

лівого — 35 мм (13 пробілів); *

правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);*

верхнього — 20 мм (4—5 інтервалів);*

нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.

У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).

На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери рекві-зитів позначено цифрами в кружечках).

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі рекві-зити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, роз-ташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 простав-ляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зраз-ком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.

Вимоги до виготовлення організаційно-розпорядчих

документів

ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ

БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) — це стандартний аркуш! паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38—90): * для службових листів; * загальний (для виготовлення наказів, прото-колів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановле-но два варіанти розташування реквізитів:*

кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верх-ньому куті (додатки 1,3);*

поздовжнє — постійні реквізити розташовуються уздовж верх-ньої частини аркуша (дод. 2, 4—7).

Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:*

флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі (дод. 1, 3);*

центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 4—7).

При виготовленні бланків для службових листів наносять рекві-зити 1—9 і трафаретні частини реквізитів 11—13. Останні розмі-щують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, неза-лежно від варіанту розташування постійних реквізитів — кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (У межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6— 9 державною мовою, а нижче — іно-земною (дод. 3). На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а право-руч — іноземною (дод. 4).

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться рек-візити 1—3, 6— 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів — наказів (дод. 5), розпоряджень, вказі-вок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють рекві-зитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи доку-менти, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спе-ціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штем-пелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38— 90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38— 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 6).

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовж-нім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діа-метром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (рекві-зит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), за-реєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.

Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те