відомості, які відносять до багатотомного або серійного видання в цілому, чи титульні відомості на мові джерела в періодичному виданні. [38].
Колонтитул – довідкова інформація над основним текстом лінії, що пояснюють читачу, який матеріал надрукований на сторінці.
Колонцифра – порядковий номер сторінки чи стовпчика книжки, періодичного видання і д.т., найчастіше розміщується у верхньому чи нижньому полі верхньої сторінки.
Корінець – бокова сторона книжкового блоку, місце з’єднання його листків, а також пересікаючи цю сторону блоку частина переплетеної книжки.
Футляр - коробка, призначена для упаковки найбільш цінних видань з метою їх захисту[39].
Особливості оформлення зовнішніх елементів документа залежать від його типових характеристик, цільового призначення, використаних матеріалів і технологій творів[40].
2.3 Реквізити документа.
Реквізити документа – це сукупність обов’язкових даних у документі, встановлених стандартом чи положенням. Наявність реквізитів дозволяє ідентифікувати об’єкт в соціальній комунікації.
Розрізняють постійні і змінні реквізити[41].
Основні реквізити наводяться, як правило у вихідних даних документів. Набір і послідовність реквізитів для кожного виду документа індивідуальна. Проте, для документів одного виду він ідентичний. До основних реквізитів видання відноситься: відомості про автора та інших осіб, які приймали участь в створенні видання; заголовок, надзаголовочні дані; підзаголовні дані; нумерація; вихідні дані; шифр збереження видань; індекс УДК; реферат, анотація; знак охорони авторського права; міжнародні стандартні номера. Склад реквізитів і їх розміщення залежать від виду видань[42].
Автор видання. Кожний документ, в тому числі і видання, має свого автора. Ним може бути окрема особа чи колектив, тобто автор буває колективним і індивідуальні. Автори вказуються на титульному листку чи його звороті. Якщо їх багато, документ видається під назвою, а передмові чи звороті титульного листка вказується розподіл обов’язків між авторами, найменування закладів і організацій, від імені яких вони працюють[43].
Імена особи, які приймали участь в створенні видання, вказують на окремому листку. Прізвища та ініціали наукового
редактора вказуються на титульному листку чи на його звороті. Імена інших редакторів розміщуються на звороті титульного листка чи в кінці книги[44].
Заголовок видання – словесне позначення документа. Воно виступає в якості пошукового образу документа, повинно бути коротким, точно відображати вміст документа чи його ідею, правильно орієнтувати користувача. Заголовок вказують в такому вигляді, в якому він встановлений чи затверджений автором, видавництвом чи організацією, яка дає дозвіл на видання. Випуск видань без заголовка не допускається. Заголовок для всіх типів випусків, номерів видання повинен бути оформлений однотипно і відрізнятися від останніх відомостей на титульному листку.
Надзаголовні дані - відомості, що розміщуються над заголовком видання: найменування організації від імені якої випускається видання; заголовок серії.
Підзаголовні дані – відомості, що розміщуються під заголовком видання.
Вихідні дані включають: місце випуску видання, назву видавництва і рік випуску видання.
Анотація – коротка характеристика документа з точки зору вмісту, призначення, форми та інших особливостей.
Реферат - скорочений виклад змісту документа.
Випускні дані –включають: дату здачі оригіналу в набір; дату підписання в друк; формат листка і долю листка, вид і номер паперу, спосіб друку, об’єм видання в умовних друкованих листках, об’єм видання в звітних видавничих листках, ціна, назва і поштова адреса видавництва чи видавничої організації[45].
Реквізити документа – це його допоміжний апарат, який допомагає користувачу орієнтуватися в потоці інформації, а професіоналу - правильно його відбирати, обробляти, зберігати і рекламувати[46].
Розділ 3. Властивості і ознаки документів.
Як і будь-який об’єкт документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:
Атрибутивність документа, тобто найменування невід’ємних складових, без яких він не може існувати.
Документ, як єдина система складається з двох основних складових – інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із складових перетворює документ в не документ (усний вислів, предмет). [47].
Документ має дві сторони: зміст (духовна дійсність, думки. ідеї) і форму (матеріальну, що служить для закріплення і передачі інформації). Теза про подвійну природу документа є аксіомою документознавства. Змістовно-інформаційна дійсність документа є головною ознакою документа. Його форма зазвичай розглядається з точки зору матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне чи інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація документа).саме по матеріальній конструкції відрізняють книгу від газети, карти, гра пластинки і ін. Інколи до формальних ознак документа відносять форму запису інформації. Тоді розрізняють форму матеріально-конструктивну і знакову[48].
Між інформації (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки тісний зв’язок, що прийнято особливий термін “документна інформація”.
2.Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ – полі функціональний об’єкт, тобто він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітністю потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа, виконувати свої функції дозволяє розглядати його, як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації[49].
3.Структурність документа, тобто тісний взаємозв’язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.
Набір перечислених властивостей документа – це особлива цілісна система, яка виконує усі на неї покладені суспільством функції. Зв’язок між ними є настільки тісни, що відокремити їх одне від одного можна лише умовно[50].
Ознаки.
До основних ознак документа відносяться:
1.Наявність логічного змісту.
Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають його суть, зміст (повідомлення) є його обов’язковою ознакою.
2.Стабільна матеріальна форма, забезпечує довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.
3.Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і