4.Завершеність повідомлень. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чорновики, ескізи) [51].

3.1 Функції.

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження. [52].

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

Система документацій – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення.

Офіційні документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі і ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об’єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації [53].

Основними комплексами всієї документації є:

організаційно-правова документація;

планова документація;

інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;

звітна документація;

документація щодо особового складу;

фінансова документація;

документація з матеріально-технічного забезпечення;

договірна документація;

документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених, є ще спеціалізована документація, яка відображає діяльність конкретного закладу[54].

Висновок

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам’ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т.п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять: прийняття документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів.

Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.

В наш час документацій не забезпечення управління в організаціях і установах регулюється діючим законодавством, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами вищестоящих організацій, положеннями про установи, інструкціями по документуванню управлінської діяльності та посадовими інструкціями.

Право видання розпорядчих документів визначене Основним Законом – Конституцією України. Окремі напрямки діяльності установ, організацій і підприємств регламентуються відповідними законами, постановами та розпорядженнями органів державної влади та управління. Діяльність кожної установи, організації та підприємства визначається положенням про нього. Положення – правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію роботи підприємства, структурного підрозділу. Створення Єдиної Державної системи діловодства (ЖДСД) було викликане потребами удосконалення управлінської роботи і роботи з документами, тому що документування організаційної діяльності апарату управління є однією з найважливіших форм його роботи.

Список використаної літератури

“ Про охорону прав на винаходи і корисні моделі ” Закон України від 15 грудня 1993 р. № 3687.// Відомості Верховної Ради України. – 1991. – №. ст.

“ Про внесення змін до Закону України “ Про охорону прав на винаходи і корисні моделі ” Закон України від 1 червня 2000 р. № 1771. // Відомості В Ради України. – 1991. - №. – ст.

“ Про тимчасовий порядок видачі патентів України без проведення експертизи заявок по суті ” Постанова Кабінету Міністрів України від 29 серпня 1994 р. № 593. // Офіційний вісник України. – 1994. - №. – ст.

Закон України “ Про охорону прав на винаходи і корисні моделі ”

Головчук С.І. Орфографічний словник.

Иноземцев Л.А., Чихачев Н.А. Патентоведение советских изобретений в зарубежных странах. – М.: Машиностроение, 1979. – 207 с.

Кочеран М.А. Вступ до мовознавства.

Крайнєв П.П., Рабо тягова Л.І., Дятлик І І ., Патентування винаходів в Україні. – К.: Видавничий дім “ Ін Юре ” , 2000. – 340с.

Кушнаренко Н.Н “ Документоведення ” .Учебник.- 4-е изд. Истр. – К.: Знання, 2003 – 459 с.

Нормативні документи про правову охорону об’єктів промислової власності в Україні. – К.: Державне патентне відомство України 1992. - 290 с.

11.Сергеев А.П. Патентне право. – М. Узд – во БЕК, 1994. – 191с.

12. Сусліков Л. М., Дьордяй В.С. Патентознавство. Навчальний посібник. - Київ: Центр навчальної літератури, 2005. – 232с.