Такі документи, як звіти матеріально відповідальних осіб про наявність і рух товарно-матеріальних цінностей, що знаходяться на їхньому відповідальному зберіганні, доцільно перевіряти в їхній присутності. Якщо буде виявлено помилку, то її виправляють не тільки в примірнику звіту, доданого до бухгалтерії, а і в копії звіту, що залишається у матеріально відповідальної особи. При цьому закреслюють не одну неправильну цифру в сумі, а всю суму і над нею надписують повністю правильну суму.

Порядок виправлення помилок в документах, складених машинним способом, визначається вказівками про організацію бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Документи, складені з порушенням встановлених правил, не мають юридичної (доказової) сили. В касових і банківських документах ніякі виправлення, навіть застережеш, не допускаються.

Документи, пов'язані з оформленням грошових операцій (грошові чеки, векселі тощо), складають на спеціальних бланках, які виготовляють таким чином, щоб у них не можна було зробити ніяких виправлень (наприклад, друкують бланки таких документів на папері з водяними знаками тощо), їх називають бланками суворого обліку і за зберіганням та використанням їх встановлюють контроль. Якщо при складанні документа на такому бланку допущено помилку, через що бланк було зіпсовано, то він погашається перекреслюванням або надрізуванням і зберігається для наступної перевірки використання бланків цих документів. Замість зіпсованого виписують новий, правильний документ.

За достовірність інформації, що міститься у документі, і якісне його складання несуть відповідальність особи, які підписали документ.

1.3. Реквізити і оформлення ділового документа.

Реквізити документів. Від якості оформлення документів значною мірою залежить повнота і достовірність показників обліку і звітності. Тому до документів ставляться вимоги: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення.

Правильно оформлений документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію. Показники, що містяться в документі і характеризують операцію, називаються його реквізитами Термін "реквізит" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне"..

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Так, реквізити документа, що оформляє, наприклад, виробіток робітника і належну йому оплату праці, відрізняються від реквізитів накладної або лімітно-забірної картки, тобто документів, якими оформляють відпуск товарно-матеріальних цінностей. Проте кожен документ незалежно від характеру оформленої ним господарської операції повинен містити обов'язкові реквізити, які є загальними для будь-якої операції.

Обов'язковими реквізитами кожного документа є: назва підприємства, від імені якого складено документ; назва документа, його номер, код форми; дата складання документа (число, місяць, рік); зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошовий); підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення операції й правильність її оформлення.

Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД: для службових листів і загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД.

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:

кутове – постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті;

поздовжнє – постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини аркуша.

І кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

фланговим – кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

центрованим – початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

Реквізити – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. При оформленні ОРД використовують такий склад реквізитів: 1 – Державний герб; 2 – емблема організації; 3 – зображення нагород; 4 – код організації; 5 – код документа; 6 – назва міністерства чи відомства; 7 – назва підприємства; 8 – назва структурного підрозділу; 9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку; 10 – назва виду документу; 11 – дата; 12 – індекс (вихідний номер документа); 13 – посилання на індекс та дату вхідного документа; 14 – місце складання чи видання; 15 – гриф обмеження доступу до документа; 16 – адресат; 17 – гриф затвердження; 18 – резолюція; 19 – заголовок до тексту; 20 – позначка про контроль; 21 – текст; 22 – позначка про наявність додатка; 23 – підпис; 24 – гриф погодження; 25 – візи; 26 – відбиток печатки; 27 – позначка про завірення копії; 28 – прізвище виконавця та номер його телефону; 29 позначка про виконання документа та направлення його до справи; 30 – позначка про перенесення даних на машинний носій; 31 – позначка про надходження.

При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13.

При виготовленні загальних бланків обов’язково наносяться реквізити 1-3, 6-8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів – наказів, розпоряджень, вказівок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. У посадових бланках уводять додатковий реквізит “Назва посади”, який розташовують нижче реквізиту 7.

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми