ВИТЯГИ З ПРОТОКОЛУ

Витяг із протоколу – один із наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Реквізити:

Номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; порядок денний; текст із цього питання; назва виду документа.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Текст службового листа винний висвітлювати лише одне питання. Головна позначка службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листа уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок «напевне», «як і раніше», ",як відомо,», «якщо можливо» і т. ін. Тон листа винний бути нейтральний.

Реквізити:

Назва й адреси організації – відправника листа; номер і дата; назва й адреси одержувача листа; заголовок листа; номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді; текст, перелік додатків із зазначенням кількості сторінок:, підпис керівника; віза виконання.

СЛУЖБОВІ ТЕЛЕГРАМИ

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телефоні.

Телеграми надсилаються в найтерміновіших випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставляння інформації адресатові.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію.

Телеграми пишуться на друкарських машинках, комп'ютерах великими літерами із двома інтервалами між рядками.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

ФАКСИ

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікаційного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми.

Реквізити:

Назва документа; дата; назва адресата, установи, яка передає факс; прізвище, посаду особи, що підписала документ; назва організації й службової особи – одержувача факсу; текст.

Текст факсу складається без скорочень.

ТЕЛЕФОНОГРАМИ

Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресатам по телефоні; це один із видів ділової кореспонденції.

Зміст тексту передають адресатові по телефоні, текст диктується й записується; правильність тексту перевіряють повторним читанням.

Реквізити:

Назва-заголовок документа; номер, дата; назва адресата, установи, яка передає телефонограму; прізвище, посаду особи, що підписала документ, назва організації й службової особи – одержувача телефонограми; посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму; година; текст.

Текст телефонограми має бути стислим, без слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

2.1. Розпорядчий документ.

Це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

ПОСТАНОВА

Постанова – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стояти перед цими органами, та встановленню стабільних норм і правил поведінки.

Ухвали приймаються Президією Верховної Заради України, Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Текст складається із двох частин: Констатуючої й розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту ухвали); підписи.

УХВАЛА

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями виконавчими комітетами.

Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів – колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити:

Герб України; назва вищої установи; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); дата або дата й номер; заголовок; текст ухвали; підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи; печатка.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження – правовий акт управління державного органу, що видається в рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві заради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства, заставі в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Реквізити:

Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа (розпорядження); заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст розпорядження; підпис відповідальної особи.

НАКАЗИ

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції.

Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних указівок вищих органів.

Текст складається з констатуючої й розпорядчої частини. Конституційна містить такі елементи: вступ (указано причину видання наказу); доведення (переказано основні факти); висновок Викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, те в конституційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Конституційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень. У наказах із різнопланових питань конституційної частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів

Розпорядчу частину позначають словом «Наказую», вона складається з пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Наказ підписує лише перший керівник установи.

Накази, що стосуються особового складу, складають