ВКАЗІВКИ

Указівки – розпорядчий документ, який готують міністри, керівники об'єднань організацій, установ.

Указівки – правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважливо інформаційно-методичного характеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Указівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Реквізити:

Назва відомства, заставі та структурного підрозділу; назва виду документа (вказівки); дата й місце видання; індекс; заголовок, підпис; відмітка про узгодження; текст.

2.2. Організаційний документ.

Це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації й підприємства в їх діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.

ПОЛОЖЕННЯ

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються.

Реквізити:

Герб, назва відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назва виду документа, положення; місце видання; дата; індекс; заголовок до тексту; текст; підпис; відмітка про погодження.

СТАТУТИ

Статут – юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Статути після їх, затвердження підлягають обов’язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити:

Гриф затвердження вищою установою чи органом управління; назва виду документа (статут); заголовок; текст; відмітки про погодження та реєстрацію; дата.

Для чіткості викладу та зручності читання текст статуту розбивають на статті (пункти), що групують у розділи (позначають римськими цифрами).

ІНСТРУКЦІЯ

Інструкція – правовий акт, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності та відносин установ, закладів, підприємств, службових осіб.

Реквізити:

Назва виду документа (інструкція); гриф затвердження; заголовок (сюди іноді входити назва документа); дата; індекс; місце видання; текст; підпис; види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі з формулюваннями типу «винний», «слід», «необхідно», «не дозволено». Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше – у безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції – це документи, що визначають організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

ПРАВИЛА

Правила – службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Реквізити:

Гриф затвердження; назва виду документа (правила); заголовок (стислий виклад призначення правил); дата; номер; текст; підпис особи, що відповідає за складання правил.

2.3. Правила та вимоги оформлення організаційно – розпорядчих документів.

Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих до-кументів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, ви-моги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94) (рис. 1-3).

Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів вико-ристовується такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного підрозділу;

9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 — місце складання чи видання;

15 — гриф обмеження доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження.

Реквізити бувають: * постійні; * змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 доказано фактичне розташування реквізитів (позначено циф-рами в кружечках), а на с. 13, 14 наведено зразки документів (служ-бовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з про-токолу — на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38—90 «Система организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлению документов»).

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги доку-мента (на рис. 4 береги заштриховано).

Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними рекві-зитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення до-кумента в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

ГОСТ 6.38—90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210x297 мм) та А5 (210 х 148 мм).

У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берег і в формуляра-зразка:*

лівого — 20 мм (8 пробілів);*

правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);*

верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4