В 1782 р. територію Гетьманщини було поділено на Київське, Чернігівське і Новгород-Сіверське намісництва, перетворені в 1796 р. на Малоросійську губернію. Остання існувала до 1802 р., коли з неї було утворено Чернігівську і Полтавську губернії Архівознавство: Підручник для студентів вищих навчальних закладів / Я.С. Калакура (гол. ред.). – К., 1998. – С. .

.

На запорозьких землях та південних полках Гетьманщини так званий Новосербський корпус 1764 р. був реорганізований у Новоросійську губернію. З 1775 р. Новоросію поділено на Азовську та Новоросійську губернії. З 1783 р. Новоросія стала називатися Катеринославським намісництвом, яке в 1796 р. було скасовано і утворено другу Новоросійську губернію.

Зміни в адміністративному управлінні українськими територіями впливали на долю архівних фондів. Архіви ліквідованих установ надходили у розпорядження нових адміністративно-територіальних органів.

У 1797 р. граф І. Салтиков, який управляв Малоросією на правах генерал-губернатора, в листі до малоросійського губернатора Я. Бакуринського порушував питання про організацію в губернському місті Чернігові “архива всех дел до Малороссии касающихся й в различных тестах, без призрения оставленных... позначенню в Чернигове дома прочного й способного ко вмещению всех тех бумаг”. Для “розбирання всех дел, приведения их в порядок" намісник призначав чиновників. Так, архів колишньої Малоросійської колегії було передано до Чернігівського губернського правління. В архіві Київського губернського правління зосереджувалися в різний час архівні документи Київського магістрату, справи Малоросійської колегії, архіви полкових канцелярій і судів. У Катеринославському губернському архіві було об'єднано архіви колишніх Новоросійської і Азовської губернських канцелярій (1764-1784 рр.) Катеринославського намісництва (1784-1796 рр.), другої Новоросійської губернії (1797-1802 рр.), генерал-губернаторських канцелярій, фортеці Святого Димитрія.

Уряд Московської держави, а пізніше й уряд Російської імперії активно впливав на внутрішнє життя України, в тому числі й на організацію канцелярської справи наприкінці XVIII ст.

“Генеральний регламент” (так звався загальний статут усіх петровських колегій), виданий Петром I 1720 року, став обов’язковим для всіх установ Російської імперії. Тут доречно згадати, що сам термін “архів” починає вживатися в законодавчих пам’ятках Росії з Петра I. Він був першим, хто визначив це поняття і встановив порядок ведення поточного діловодства та зберігання завершених справ. Імператорський уряд у XVIII ст. дбав про безпечні архівні приміщення, про що свідчить наказ Сенату від 26 січня 1737 р. про каменные палаты со оводами и полами каменными и с затворы у дверей й окон, й с решетками железными”, про точну реєстрацію архівних матеріалів, складання “роспісних спісков” воєводами, про концентрацію архівного матеріалу уже скасованих установ в одному місці і т.ін. Указом від 21 січня 1726 р. було наказано замінити стовпці книгами і зшитками Мітюков О.Г. Архіви України: від найдавніших часів до початку XX ст. // Історія України. – 1998. – № 13. – С. 3. Важливе значення мав закон про трирічне перебування справ у канцелярії, після чого вони обов’язково передавалися до архіву. З метою забезпечення схоронності архіві заборонялося виносити з них документи. Усі ці заходи свідчать про прагнення організувати архівну справу якомога доцільніше, щоб справи не губилися і не нищилися, щоб у разі потреби було зручно користуватися.

Разом з тим, епоха Петра I так глибоко порушила звичайний хід справ, утворила стільки нових і знищила старих установ, що давніші архівні фонди, втративши свою актуальність і практичне значення, опинилися в становищі непотрібного додатка до архівів нових установ; їх переміщували з місця на місце. Коштів на утримання архівів було мало; не тільки не будувалися “кам’яні палати”, а й існуючі дерев’яні були такі тісні, що буквально були “забиті” справами, так що й користувалися ними за потреби було важко. Для впорядкування старих архівів були потрібні працівники, знайомі зі старовинним діловодством та мовою, палеографією, а їх, як правило, не вистачало. Описи на документи складалися неточно, недбало. Описи на документи складалися неточно, недбало. Тому розпорядження влади щодо архівів найчастіше не виконувалися. Чимало документів гинуло від недбалого зберігання.

У XVІІІ ст. відбулися значні зміни в архівній справі. Стовпці не відповідали потребам зростаючої довідкової роботи. Під впливом розвитку друкарства і з метою поліпшення збереження документів у діловодство стало впроваджуватися ведення справ на аркушах книг і зошитів. Важливу роль у цьому зіграла зацікавленість уряду в економії писального матеріалу. В указі про скасування стовпцового діловодства говорилося, що раніше “писали в стовпці на одній сторінці й у тім виходило папера багато... А як учнут писати в лист, і на обох сторонах зошита, витрати паперу буде менше”. У 1700-1726 рр. стовпцове діловодство було скасовано, що вплинуло на архівну справу Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. – М.: Высшая школа, 1989. – С. ..

У низці указів і інструкцій давалися вказівки про необхідність правильного догляду за документами різних видів і форм. Так, в інструкції 1720 р. пропонувалося в архіві Вотчинної колегії матеріали в стовпцях перебрати і переклеїти, документи дбайливо зберігати, складати на них реєстри, описи і т.д.

Диференційовано було потрібно розбирати й описувати “кореспонденцію... на іноземних мовах”, “різних персон листа”, “Наказового столу справи” і “Гетьманського повытья справи”, тобто матеріали дипломатичного характеру, що відносяться до України.

Інструкція наказувала дбайливо відноситися до документів, піклуватися про їхню схоронність. Стовпці пропонувалося розклеїти, а отримані аркуші (“сстави”) переплести в книги. Виділені в допомогу канцеляристи повинні були розбирати просту документацію, а секретні справи “розбирати йому архіваріусу самому”. Це робилося для того, щоб уникнути