Організація інформаційних ресурсів для оптимізації їх використання
Основною умовою існування та розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність. З розвитком суспільного прогресу, ускладненням інформаційних потреб постійно зростають обсяги документних ресурсів та темпи їх доведення до користувачів. Дослідження особливостей інформаційних масивів як динамічної багатофункціональної системи, спрямованої на задоволення комунікаційних потреб суспільства, дозволяє визначити основні фактори оптимізації їх функціонування. Так, подальший розвиток документно-комунікаційної сфери неможливий без інформаційної техніки та технологій, на впровадження яких та удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації і націлені тематичні науково-дослідні роботи НБУВ. У даній статті розглядається проблема раціональної організації масивів інформаційних документів, яка лежить в основі більшості інформаційних процесів. Це потребує знань про особливості створення, руху та кумуляції документів у суспільстві, що відбиваються через функціонування документних потоків та масивів.
Актуальній проблемі організації та модифікації інформаційних ресурсів приділялася увага у роботах таких відомих фахівців бібліотечної справи як Дж.Солтон [4], Л.Й.Костенко [1], [2], А.А.Соляник [5], В.І.Терешин [6] та інші. У цій же статті особливу увагу приділено аналізу структури фонду бібліотеки та його розподілення для адаптації технології бібліотечного обслуговування до потреб користувачів.
Ефективність розвитку документальних комунікацій значною мірою залежить від того, наскільки раціонально організовані та функціонують документні масиви. Тому розглянути можливості процесу моніторингу документних масивів, тобто стеження за їх розвитком і функціонуванням, і є основними завданнями цього розділу.
У бібліотечних фондах сконцентрований інформаційний потенціал суспільства, усі духовні багатства, які були накоплені людством. Бібліотечний фонд — це освоєний масив документів, що є основою роботи будь-якої бібліотеки і являє собою зібрання різних документів, підібране відповідно до профілю бібліотеки, її завдань, інтересів і запитів читачів, організоване певним чином. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково-пошуковому апараті. Згідно з теорією системного підходу, бібліотечний фонд є підсистемою більш загальної, чим він сам, системи — бібліотеки в цілому, де кожна з підсистем виконує власні функції. З точки зору кінцевої мети бібліотечної діяльності, найбільш важливою функцією фонду є його використання користувачами книгозбірні.
Обсяг, склад структура бібліотечного фонду змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливає на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів. Ядро бібліотечного фонду — це необхідний мінімум документів, який повністю відображає функції, профіль, тип даної книгозбірні. Сюди входять найзначніші видання, які користуються постійним попитом читачів і на які припадає значний відсоток усіх видач за читацькими запитами.
Крім того, масивам документів притаманна така властивість, як пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюдження. Структура документного потоку у процесі його розповсюдження по різних соціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збереження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності розміщення, оптимальності використання та ін. Документний потік осідає у фондах, які обмежені простором, що займають. Ця обставина змушує проводити якісний відбір, профілювання, переведення фізично та морально застарілих видань до фондів допоміжного зберігання.
Як відомо, усі бібліотечні фонди поділяються на дві групи:
Активні, які збирають документи інтенсивного попиту. Документи малого попиту та застарілі поступово направляються у фонди допоміжного зберігання (депозитарні, книгообмінні тощо). Ядро фонду при цьому зберігається.
Депозитарні фонди, які зберігають по профілю усі документи незалежно від року видання та інтенсивності попиту на них у даний період. Зберігають їх вічно, у зв'язку з чим фонд набуває функції державного архівного зберігання документів.
Сьогодні ми розуміємо, що актуальність фонду — наявність у ньому документів, що містять інформацію, яка необхідна абонентам для рішення поточних актуальних соціальних, економічних, господарських, наукових та інших завдань. Актуальність фондів потребує від нього високої інформативної ємності. Якщо яка-небудь частина фонду стоїть в бібліотеці без руху, то можна сказати, що інформаційна цінність її дорівнює нулю, і, отже, цю частину фонду треба перевести на інші рівні зберігання.
Адаптація організації бібліотечних фондів задачам обслуговування читачів реалізується у самих різних формах: раціональне розміщення документів; наближення до зони оперативного обслуговування читачів найбільш актуальних та інформативних підфондів; розробка та впровадження технічних засобів і автоматизованих систем для скорочення терміну пошуку документів у фонді; спрощення та прискорення обліку та обробки документів для скорішої доставки їх читачеві.
Слід підкреслити, що один з основних шляхів раціональної організації основного фонду — створення у відділах обслуговування бібліотеки при читальних залах, на абонементі особливих підсобних фондів, куди включаються документи найбільш активного на даний момент попиту. Такі підсобні фонди дозволяють оперативно забезпечити читача документами, тоді як основний фонд через його віддаленість від відділу обслуговування, такої оперативності не дає. Наявність таких підсобних фондів характерно для книгозбірень з великими обсягами книгосховищ.
Зазначимо, що інтенсивність функціонування документних фондів, рівень відповідності їх складу потребам користувачів вимірюються такими кількісними показниками як документовидача, читаність, обіг. Ці показники є основними критеріями оцінки якості документних фондів, орієнтованих на задоволення поточних інформаційних потреб користувачів. Так, до кількісних критеріїв оцінки бібліотечного фонду відноситься середня документозабезпеченість читача; ступінь задоволення фондом запитів абонентів бібліотеки, яка розраховується за формулою К =з/З, тобто шляхом порівнювання кількості задоволених запитів на документи з якоїсь теми — з до загальної кількості запитів, що поступили до книгозбірні з даної теми — З. Оптимальним вважається К = 1, тобто задоволення кожного запиту або документами з даного фонду ( не менш ніж 75-80 % запитів), або по МБА чи іншим каналам; інтенсивність використання фонду.
Дослідження потоку запитів
