та частоти відмов бібліотеки дає відомості про надійність фонду і його інформаційної цінності. Зіставляючи кількість відмов В і запитів З, можна зробити висновок про якість комплектування фонду. Коефіцієнт частоти відмов фонду в обслуговуванні визначається за формулою К = В/З 100 %. Якщо , наприклад, фонд відмовив у 20 з 400 запитів, то коефіцієнт частоти відмов складає 5 %. Таким чином, статистичний аналіз бібліотечного фонду дає важливу інформацію, яка дозволяє значно підвищити надійність фонду.
Слід підкреслити, що у практику бібліотек усе ширше входить вибірковий облік, у тому числі й у справі реєстрації заявок абонентів. Вибірковий облік скорочує час на збір необхідних даних у декілька ( до 6 і більше ) разів і, що особливо важливо, найчастіше дає більш точні дані, ніж суцільний облік, особливо, якщо використовується електронно-обчислювальна техніка.
При створенні теоретичної бази для адаптації інформаційно-бібліотечних сервісів, що розвиваються у НБУВ, вбачається підхід, оснований на застосуванні математичної моделі розподілу обігу документів у бібліотечному фонді, що базується на закономірності концентрації та розсіювання інформації С.Бредфорда [4]. Аналіз обігу документів, проведений нами у дослідженні [3], свідчить, що їх обмежена кількість (кілька відсотків від загального обсягу фонду) задовольняє більшу частину читацьких запитів.
Таким чином, розділення фондів сучасних бібліотек на активні та пасивні базується на обігу документів. В той же час цінність фонду будь-якої бібліотеки визначається багатством зібрань не тільки нової, але й старої літератури. Відділення літератури, що запитується мало, від документів активного попиту та створення спеціальних сховищ для літератури малого попиту практикувалося в Росії та на Україні ще у ХІХ ст. В теперішній час цей процес став необхідним, оскільки стрімко зростає кількість документів, що видаються, швидше старіє інформація, яка знаходиться в них. Застарілі з наукової точки зору документи треба передавати на депозитарне зберігання.
Документи з фонду літератури, що має малий попит, рекомендується розділити на:
ті, що мають інформативну цінність для абонентів, і які можуть бути включені в діючий активний фонд;
застарілі з точки зору сучасної науки, і які можуть бути направлені у фонд депозитарного зберігання;
ті, що втратили інформаційну цінність, і які можуть бути переведені до обмінно-резервного фонду.
Необхідність зберігати застарілу літературу пов'язана з тим, що вона потрібна для досліджень, які дозволяють простежити розвиток тих чи інших проблем. Дуже часто с часом виникає підвищений попит абонентів на старі видання. Ця закономірність була виявлена ще у 30-ті роки ХХ ст. Щороку з пасивних фондів наукових бібліотек в активні повертається велика кількість документів. Так, наприклад, сьогодні спостерігаємо підвищений попит на літературу, яка була передана з відділу зарубіжної україніки до основного фонду НБУВ.
Слід зазначити, що практично для кожної книги існує період рост кількості запитів на неї, який доходит до максимуму. "Пік" наступає не завжди після видання книги, а часто через рік-два, а потім попит поступово за 3-4 роки падає іноді до нуля.
Основна ідея, яка лежить в основі динамічної бібліотеки, полягає у залученні досвіду користувача для покрашення обслуговування та удосконалення організації масивів документів. В умовах реальної бібліотеки процес модифікації простору інформаційних ресурсів можна вважати постійною властивістю цієї системи. Якщо інтереси користувачів зміщаються в інші галузі або стають популярними нові предмети, організація масиву документів буде поступово змінюватися з урахуванням нових умов.
При вирішенні питань про переведення документів до підсобних фондів в умовах динамічної бібліотеки виникає багато проблем. Підходи, що основані на обчислюваннях (тобто підрахування кількості посилань на даний документ в подальших публікаціях, кількість запитів на даний документ, яка вимірюється частотою його видачі з книгосховища або часом, впродовж якого документ знаходився в обігу, вік документу), складно здійснити на практиці, тому що точні значення цих параметрів одержати, як правило, неможливо (за винятком віку документу). По-перше, невідомо, які періоди спостережень і які об'єми вибірок документів потрібні для одержання надійних результатів. По-друге, кожне вимірювання залежить від конкретних умов, які притаманні даній бібліотеці. По-третє, важливо відрізняти наукове використання документу від його використання для оглядів або інших ретроспективних цілей. Тобто стратегія переводу видань малого попиту до підсобних фондів, яка базується на показниках, що не можуть бути точно визначені, не може бути успішною. Тому пропонується алгоритм, який безпосередньо використовує динамічне середовище, у якому знаходяться документи і оснований на таких факторах:
кількість книговидач даного документа;
ранг даного видання в списку документів, які видані у відповідь на даний запит;
думка користувача, яку він виносить відносно корисності документа з точки зору задоволення його інформаційних потреб.
Тобто такий алгоритм оцінює не тільки старіння, але й якість документу тому що негативні оцінки користувачів можуть означати, що документи некорисні, а не застаріли. Ідея ж цього алгоритму полягає в тому, що ті документи, які мають досить високі показники вищезгаданих факторів, повинні бути переведені до зон оперативного обслуговування читачів, і навпаки видання з низькими показниками цих факторів можуть бути переведені до фондів допоміжного зберігання.
Отже, більша частина досліджень по зміні простору документів зводиться до дослідження таких алгоритмів, у яких в будь-який заданий момент змінюють своє положення тільки деякі документи. Слід зазначити, що є результати експериментальних оцінок, які доводять, що ефективність використання системи зміни простору документів підвищується у тому разі, якщо оцінки релевантності документів, що використовуються для управлінням процесом модифікації, даються спеціалістами у галузі, що розглядається.
Як зазначалося, для визначення показника попиту проводять різні вимірювання. До числа кількісних показників, які пропонувалися для