КЛАСИФІКАЦІЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ ФРН

Дедалі ширше використання електронних документів вимагає розробки практичної системи їх класифікації - такої, що забезпечуватиме адекватну і зрозумілу передачу змісту документів з метою їх ідентифікації, упорядкованого зберігання та швидкого віднайдення в електронних ресурсах, передбачатиме класифікування і пошук за різними критеріями (відповідно до специфіки електронних пошукових систем), дозволить вільно оперувати електронними документами незалежно від зміни їх типів, видів тощо. На даний час такої класифікації немає ні в Німеччині, ні в Україні. Намагання застосовувати для класифікації електронних документів різні системи, розроблені раніше для паперових форм документів, призводять до хаосу в класифікації та ускладнюють роботу з електронними документами.

Спроба укладання класифікації на матеріалі ФРН зумовлена кількома обставинами: 1) обговорення у німецькій фаховій літературі можливостей застосування для роботи з електронними документами різних класифікаційних систем дає змогу проаналізувати їх переваги і недоліки; 2) у ФРН створено комунікаційні платформи для використання електронних документів, розроблено відповідні стандарти і форми, що є вигідною умовою для класифікації використовуваних на цих платформах електронних документів; 3) класифікація електронних документів Німеччини та України є складового частиною комплексного історико-порівняльного аналізу, мета котрого - оптимізувати процес розвитку електронного документообігу в Україні завдяки врахуванню закордонного досвіду.

Термінологічні зауваження: ведучи мову про класифікацію документів, ми маємо на увазі класифікаційну систему (нім. klassifika-tionssystem), придатну для розподілу документів на класи (класифікування, нім. klassifizieren) і для укладання класифікаційної таблиці; електронні документи, у рамках даного дослідження, - це засоби ділових комунікацій, що створені і функціонують відповідно до німецьких законів про електронні документи, електронний документообіг та електронний цифровий підпис [3; 4; 5].

На початку 1970-х pp., у період підготовки до запровадження електронного документообігу у ФРН, автори концепції створення електронної системи інформаційних банків (Informationsbankensystem) та експерти випробували можливості практичного застосування різних класифікацій, котрі забезпечили б системі гнучкість і динамічність. Результатом тестів стала рекомендація не використовувати в електронній документаційній системі теоре-тико-абстрактні класифікації, оскільки вони для цього непридатні. Натомість було запропоновано винайти класифікацію електронних документів емпіричним шляхом [8].

Період засвоєння електронних технологій у галузі інформації і документації у ФРН (сер. 1970-х - ІІ пол. 1990-х pp.) був присвячений значною мірою створенню І наповненню електронних баз даних (Datenbanken, DB). Відповідним чином склалася традиція класифікувати бази даних (додаток 1) за формою зберігання інформації (типи баз даних. Datenbanktypen) та за її змістом (зміст баз даних, Datenbankinhalle) [9].

Нині інформаційно-документаційні установи ФРН намагаються використовувати для роботи з електронними документами класифікаційні системи, побудовані за різними принципами. Загальної класифікації, створеної спеціально для роботи з електронними документами, у Німеччині немає. Спеціальні дослідження у цьому напрямку не проводились, принаймні фаховим осередкам - наприклад, Товариству з питань класифікації (Gesellschaft fur Klassifikation), Німецькому товариству з питань інформаційної науки та інформаційної практики (Deutsche Gesellschaft fur Informationswissenschaft und Informationspraxis) вони не відомі. Систему класифікації, використовувану для упорядкування та організації доступу до власних фондів електронних документів, продемонстрував лише федеральний архів ФРН. Уявлення про неї можна передати одним фрагментом (Див. додаток 2). Така система, створена спочатку для класифікування паперових архівних документів, має дуже загальний вигляд, подібно до застосованої раніше класифікації баз даних. На наше переконання і на думку німецьких колег, необхідно вдатися до більш детального класифікування об'єктів на документному рівні (Aktenebene), а також модифікувати систему відповідно до сучасної і перспективної структури електронних документів як засобів ділових комунікацій. Для цього потрібно визначити, за яким принципом має бути побудована нова класифікаційна система - з урахуванням сучасної теорії інформаційно-документаційної діяльності у Німеччині.

У використовуваній Федеральним архівом ФРН класифікаційній системі відбито синтетичний принцип класифікування об'єктів, - попри те, що протягом тривалого часу в Європі віддавали перевагу аналітичним класифікаційним системам. Ідеться про різновиди десяткової класифікації (Dezimalklassifikation), коли всі можливі об'єкти класифікації визначено заздалегідь, так званим методом прекомбінації, і розташовано в ієрархічному порядку згори донизу, або від загального до часткового. Нам не вдалося натрапити на жодне ствердне висловлювання в німецькій фаховій літературі щодо можливості використання аналітичної класифікації для роботи з електронними документами, і можна зрозуміти чому.

По-перше, вкрай важко скласти таку систему, придатну для тривалого використання, тобто визначити і розташувати заздалегідь всі класи, котрі вона охоплюватиме. Щоб увести нові об'єкти, інші ознаки розрізнення або способи підпорядкування, потрібно змінювати всю систему. З метою "страхування" від подібних випадковостей укладачі аналітичних класифікаційних систем часто уводять клас типу Інші як допоміжну конструкцію. Застосування такого принципу веде до виникненння нових проблем: І) значення цього класу зрозуміле лише у чіткому протиставленні його іншим класам відповідного класифікаційного ряду і втрачає будь-яку інформативність поза контекстом класифікаційної таблиці; 2) у процесі класифікування об'єктів цей допоміжний клас часто використовується як накопичувач складних або незручних для класифікації випадків, і коли їх стає забагато, знов-таки доводиться переглядати принципи ідентифікації та підпорядкування елементів системи, тобто змінювати її цілком.

По-друге, відношення між електронними документами дуже часто поліієрархічні: один клас підпорядковується кільком. Аналітичні системи, побудовані за ієрархічним принципом, практично непридатні для коректної передачі таких відношень, доводиться використовувати громіздкі допоміжні конструкції - наприклад, дублювання класів на різних рівнях класифікації, укладання коментарів або алфавітного покажчика до класифікаційної таблиці, щоб можна було швидко знайти альтернативні включення. Тому бібліотечні десятичні класифікації вважають найбільш придатними для фізичного упорядкування об'єктів - скажімо, книг, адже матеріальний об'єкт може розташовуватися лише в одному