НОРМАТИВНЕ ТА НАУКОВО-МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В УКРАЇНІ У 1950-1980-і роки
Виокремлення періоду 1950-1980-х рр. в історії вітчизняного діловодства вмотивовується змінами, пов'язаними з проведенням низки реформ у народному господарстві СРСР у цілому й, зокрема, Української РСР, які відповідно вплинули на організацію діловодства як важливої складової управлінських процесів. Найбільш характерною ознакою початку зазначеного періоду є посилення у 1950-х рр. відповідальності архівних установ у межах свого профілю за організацію діловодства в установах, а також за нормативне та науково-методичне забезпечення діяльності цієї галузі. 7 лютого 1956 р. Рада Міністрів СРСР прийняла постанову "Про заходи по упорядкуванню і кращому використанню архівних матеріалів міністерств і відомств" 1, в якій відзначено невпорядкованість і слабке використання документів у державних і відомчих архівах, недостатню увагу керівників міністерств і відомств до підпорядкованих їм архівів тощо. Відзначені Радою Міністрів СРСР недоліки в архівній справі на загальносоюзному рівні були характерними й для діяльності державних та відомчих архівів Української РСР. У зв'язку з цим Рада Міністрів УРСР видала постанову "Про заходи по впорядкуванню режиму зберігання і кращому використанню архівних матеріалів міністерств і відомств Української РСР" від 18 квітня 1956 р. № 408 2, якою зобов'язала міністерства і відомства республіки протягом 1956-1957 рр. упорядкувати архівні документи, які вони зберігають та ті, що знаходяться у підвідомчих їм підприємствах, установах і організаціях, створити задовільні умови для забезпечення збереженості цих документів і організувати користування ними. Переважна більшість облвиконкомів, виконкомів місцевих Рад депутатів, міністерств та відомств, а також архівні установи УРСР доклали значних зусиль для виконання постанов союзного і республіканського урядів. За два роки відбулися певні зміни: у практику обстежень відомчих архівів були впроваджені комплексні перевірки; міністерствам і відомствам надавалась допомога у складанні номенклатур справ; архівні відділи управлінь Міністерства внутрішніх справ областей почали розробляти номенклатури справ для сільрад, колгоспів, райвиконкомів тощо. Але в цілому стан відомчих архівів вимагав посилення уваги до їхньої роботи і вжиття більш ефективних заходів для усвідомлення керівництвом та рядовими працівниками установ значущості архівних документів.
Зрушення, що відбувалися в архівному будівництві СРСР у другій половині 50-х рр. в процесі виконання урядової постанови, вимагали внесення відповідних змін у чинне на той час "Положення про Державний архівний фонд СРСР", схвалене ще у березні 1941 р. У зв'язку з цим Рада Міністрів СРСР 13 серпня 1958 р. прийняла постанову про затвердження нового "Положення про Державний архівний фонд СРСР" 3. Порівняно з попереднім це положення окреслювало науково-дослідні завдання, що покладалися на центральні державні архіви СРСР, союзних і автономних республік та їх філіали, державні архіви областей та міські державні архіви з постійним складом документів. Крім того, за новим положенням було встановлено більш подовжені строки зберігання документів у відомчих архівах. Так, строк зберігання документів в органах державної влади і управління СРСР, союзних і автономних республік, в установах і організаціях загальносоюзного і республіканського значення встановлювався п'ятнадцять років замість десяти.
Підвищення ролі архівів у державному і науковому житті країни, зміни у характері та напрямах архівної справи зумовили передачу у 1960 р. Головного архівного управління із системи Міністерства внутрішніх справ СРСР у безпосереднє підпорядкування Раді Міністрів СРСР. Аналогічні зміни сталися й в Українській РСР. У червні 1960 р. відбулася передача архівних установ республіки з системи МВС УРСР у відання Архівного управління при Раді Міністрів УРСР 4. Новим "Положенням про Архівне управління при Раді Міністрів УРСР", затвердженим у вересні 1961 р. 5, на нього, зокрема, покладалося вивчення, узагальнення та поширення передового досвіду вітчизняних і зарубіжних установ у галузі архівної справи, археографії та організації документальної частини поточного діловодства. Від того часу в установах все більше уваги стало приділятися організації поточного діловодства, формуванню справ за номенклатурами, розробленими і погодженими з архівними установами. Останні, в свою чергу, почали систематично проводити республіканські й обласні громадські огляди стану архівів установ, створювали в областях і районах госпрозрахункові групи з упорядкування документів, організували мережу постійно діючих курсів та короткострокових нарад і семінарів для підвищення кваліфікації працівників служб діловодства, посилили практичну і методичну допомогу міністерствам, відомствам, установам і організаціям в упорядкуванні документів. У багатьох відомчих архівах поліпшилися умови зберігання документів, своєчасно стало проводитися їх упорядкування та передача на державне зберігання. Для керівництва цією роботою у 1963 р. в Архівному управлінні при Раді Міністрів УРСР було створено відділ відомчих архівів та організації діловодства.
Відповідно до затверджених урядом СРСР положень про Державний архівний фонд СРСР і Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР, в яких, зокрема, право контролю за організацією документальної частини діловодства вперше надавалося саме Головархіву СРСР, останній у 1963 р. переробив "Правила роботи архівів установ, організацій і підприємств" (1956 р.), з урахуванням вимог, необхідних для покращання роботи з документами у поточному діловодстві установ країни. У зв'язку з цим нові правила отримали назву "Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів установ, організацій і підприємств СРСР" 6. В Основних правилах було подано визначення документальної частини діловодства як організації роботи установи з документами з моменту їх створення чи надходження до передачі в архів. На відміну від Правил 1956 р. в них було уніфіковано вимоги до заголовків справ у номенклатурах і описах документів постійного і тривалого (понад 10 років)
