Види ділового спілкування. Методика проведення прес-конференцій, брифінгів, “круглих столів”, інтерв’ю.

Зміст ділового спілкування визначається потребами у співробітників державної податкової служби зв’язків з громадськістю і платниками податків, яка передбачає узгодженість дій, розуміння кожним учасником спілкування мети, завдань і специфіки цієї діяльності. Мета такого спілкування – наблизити до себе зацікавлених осіб, схилити до певних вчинків і дій, навіть змінити погляди й думку. Це визначає стратегію ділового спілкування. 
З метою формування й підтримки позитивної громадської думки, досягнення бажаної поведінки громадськості використовують різні форми ділового спілкування, найпоширенішими серед яких є брифінги, прес-конференції,” круглі столи”,інтерв’ю.
Брифінг
Брифінг [англ. Briefing, букв. – інструктаж] – це захід, спрямований на негайне повідомлення засобам масової інформації про якусь важливу подію. 1
Представляє собою коротку інструктивну зустріч керівництва податкового органу із журналістами. Повідомлення на брифінгу мають односторонній інформативний характер з ілюстрацією конкретних фактів. Це та ж прес-конференція, але без коментарів.
Брифінг – спосіб забезпечення ЗМІ відомостями про розвиток подій.
Брифінг проводиться для інформування громадськості про якусь важливу подію, як-то: прийняття нового закону, введення нового податку, зміни у податковому законодавстві тощо. Цей захід у більшості випадків носить офіційний характер, він обмежений часом та конкретним змістом повідомлення.
Метою проведення брифінгів і прес-конференцій є доведення до громадськості через засоби масової інформації позиції податкового органу з тієї чи іншої проблеми.
Прес-конференція
Інколи у практичній діяльності органів ДПС може виникнути необхідність з’ясування дискусійних питань або привертанні уваги платників податків, громадськості до якоїсь проблеми. В цьому випадку використовують прес-конференцію із запрошенням представників ЗМІ.
Великий вплив на результати заходу має попередня підготовка. Готується вступне слово, в якому пояснюється основна причина скликання прес-конференції. Поширюється прес-реліз, який може містити цитати із виступу відповідальної особи органу ДПС на прес-конференції. Готується пакет для преси з додатковими матеріалами, що стосується теми прес-конференції.
Для того, щоб прес-конференція досягла мети, необхідно при її підготовці і проведенні врахувати декілька обставин:
1. Час проведення. Найкраще проводити прес-конференцію в середині тижня, тому що понеділок – редакційний день у ЗМІ і можна не досягти бажаної активності представників ЗМІ, а п’ятниця – день перед вихідними, день культурних програм, що також може відобразитися на присутності журналістів. Відомо, що журналісти – професійні “сови” (пізні записи, монтаж), тому доцільно призначати прес-конференцію з 12.00 до 14.00, бо з 15.00 починається здавання матеріалів у редакціях, записи, студійний час.
2. У запрошенні обов’язково повинна вказуватися тематика, що дозволить редакціям відправити на прес-конференцію компетентних у даному питанні журналістів. Запрошення краще оформляти як іменне і відправляти за 5-7 днів до прес-конференції. За два дні до прес-конференції можна дати наступний анонс про неї. Не пізніше ніж за добу до прес-конфереенції доцільно обдзвонити ЗМІ хоча б ключові, для з’ясування питань: Чи отримали запрошення? Чи планується присутність? Чи необхідна додаткова інформація? За день до проведення або вранці в день заходу можна зв’язатися з редакціями і студіями за телефоном і нагадати запрошеним про час і місце проведення прес-конференції. 
3. Прес-конференція повинна мати чіткий сценарій проведення, який складається із двох частин – викладення позиції організаторів із проблеми і відповідей на питання журналістів. Час на проведення кожної частини визначається організаторами (як правило 10 хв. для повідомлення, 20 хв. – для відповідей на запитання).
4. Вести прес-конференцію може особа, відповідальна за зв’язки із громадськістю або пресою. Ведучий обов’язково представляє журналістам учасників, серед яких бажана присутність особи, уповноваженої приймати остаточні рішення з питань прес-конференції.
5. Доцільно провести реєстрацію учасників прес-конференції з боку ЗМІ, що дасть змогу аналізувати результати зустрічі за їх публікаціями. Під час реєстрації дуже добре роздавати матеріали, що інформують про факти і пояснюють проблему прес-конференції. Це вбереже від викривлення інформації (не так записали, почули, видалося та ін.).

Для будь-якої прес-конференції існують певні правила проведення:

· доповідач чітко зачитує текст короткої заяви, в якій ідеться про причини заходу
· репортерів запрошують ставити запитання
· запитання ставляться по черзі, професійні стандарти передбачають, що журналісти будуть притримуватися оголошеної теми
· перед останнім запитанням хтось із команди організаторів нагадує, що відведені 20 хв. пройшли.
Організаційний аспект заходу. Прес-конференція найчастіше відбувається в кімнаті для зустрічей (засідань, зборів). Це також може бути постійне приміщення для проведення заходів із журналістами (де передбачене освітлення, пристосування для використання відповідної апаратури, особливо для телегруп). Всі присутні повинні бути забезпечені місцями. Доповідач і його команда розміщуються за столом або кафедрою, де ставляться мікрофони і диктофони. Перед учасниками виставляються таблички з інформацією про учасників прес-конференції (прізвище, ім’я, по батькові, посада).
Ведучий представляє учасника (учасників), надає їм слово, стежить за ходом заходу. Найбільша роль йому належить під час відповідей на запитання журналістів. Головне, щоб запитання відповідали оголошеній темі, були короткими та зрозумілими виступаючому.
Запитання і відповіді треба записувати до протоколу.
Бажано кожний прес-захід записувати на аудіоплівку (диктофон), потім розшифровувати і використовувати для опублікування у засобах масової інформації, перевірки фактів, цитат, що були використані у публікаціях.
Під час заходу можливе використання відеопрокатної апаратури для демонстрації фотографії й відеозйомок, діаграм, графіків тощо.
Матеріали кожної прес-конференції (план, прес-реліз, записи запитань і відповідей, розшифровка виступів, а також наступні публікації) зберігаються в окремій папці для зручності у роботі.
Після прес-конференції