і подано функціональні характеристики систем автоматизації діловодних процесів, зокрема зарубіжних систем та їх вітчизняних аналогів. З’ясовано сутність інформатизації діловодних операцій, проаналізовано основні вимоги до створення і функціонування систем обігу документів з електронним носієм, розглянуто види підсистем його автоматизації, охарактеризовано етапи створення “електронної канцелярії”. Показано, що ключовими факторами оцінки тієї чи іншої комплексної системи управління документами мають бути: простота використання й управління; вартість у розрахунку на одного користувача, технічна підтримка і навчання персоналу; підтримка кількох типів клієнтів та дотримання стандартів управління складними документами.
Зауважено, що вирішальне значення для працівників служб діловодства має культура застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інших елементів інформаційної культури, тобто, крім знання комп’ютерного діловодства, необхідні також знання і уміння створення документів з електронним носієм, організації їх обігу, засобів електронного зв’язку, використання ресурсів корпоративних та світової електронних мереж, необхідна певна культура здійснення інформаційного пошуку, використання документної інформації під час виконання запитів керівництва установи у разі підготовки інформаційно-аналітичних документів, культури користування сучасними засобами оргтехніки.
Особливу увагу звернуто на роботу вітчизняних автоматизованих системи діловодних процесів. Лише недавно на українському ринку почали з’являтись комплексні рішення, які повністю враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства: мову, традиції побудови і організації, нормативні вимоги, можливість адаптації і технологію автоматизації. На сучасному ринку систем автоматизації діловодства та електронного документообігу значну частку займають вітчизняні системи: “Атлас ДОК” корпорації “Атлас”, “АСКОД” центру комп’ютерних технологій “ИнфоПлюс”, “Megapolis™. Документообіг” закритого акціонерного товариства “Софтлайн”, “ДОК ПРОФ™ СТЕП 2.0” товариства з обмеженою відповідальністю “СВІТ Проф”. Так, система “ДОК ПРОФ™ СТЕП 2.0” вже функціонує у багатьох установах країни. Зазначена система впроваджена також для навчання в Європейському університеті, де під керівництвом автора дослідження ведеться підготовка майбутніх документознавців.
Четвертий розділ “Культура керування організацією діловодства в установі” розпочато з викладу матеріалу підрозділу “Служба діловодства як об’єкт керування в установі”. У ньому подано визначення культури служби діловодства як комплексу відносин, норм, звичок, традицій і форм поведінки персоналу, що впливають на рівень корпоративної культури всієї установи. Наголошено на тому, що культура служби діловодства досягається завдяки раціональній практичній роботі з документацією, ефективному використанню документно-інформаційних ресурсів, впровадженню сучасних комп’ютерних технологій та чіткій регламентації документообігу, результатом чого буде виважене прийняття рішень на всіх рівнях управління. Показано залежність культури служби діловодства від визначених в установі цілей, застосовуваних інформаційних технологій, системи керування та організаційної побудови.
Визначено, що організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення обов'язків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; розв’язання проблем функціонування, в тому числі визначення ролі служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності єдиного пакету нормативно-правових, розпорядчих і організаційних документів, створення умов досконалої організації діловодства в установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності, принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій, пропорційності, гнучкості та економічності; з’ясування можливих причин перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і штатній чисельності, обсягах виконуваних робіт, структурі документообігу, інформаційних технологіях, а також у принципах побудови діяльності апарату управління. Зауважено, що, перебудовуючи роботу служби діловодства, необхідно визначити основні цілі і завдання щодо впровадження цілісної системи документаційного забезпечення управління, забезпечити її розвиток на основі інтеграції функцій працівників, удосконалення системи їх підготовки і підвищення кваліфікації.
У підрозділі “Напрями вдосконалення культури управління діловодством в установі” дано визначення поняття “культура керування діловодством” як сукупність теоретичних і практичних положень, знань і умінь керівника щодо упорядкування документування і управління документаційним забезпеченням через систему прийняття управлінських рішень, внесених в його технологію, що мають узагальнюючий характер і стосуються діяльності тієї чи іншої установи, організації, підприємства. Докладно описано основні напрями і принципи побудови культури управління діловодством, що можуть мати місце за наявності у керівника відповідних її складових.
Визначено, що до основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.
Показано, що саме культура управління діловодством має забезпечити єдину методологію її застосування в усіх підрозділах організації, що прагнуть якісно налагодити цей процес відповідно до діючих вимог. Зокрема, має бути визначена відповідальність працівників організації за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами в організації мають бути зафіксовані в інструкції, затвердженій вищим керівництвом, із зазначенням обов’язків усіх працівників, які створюють, забезпечують рух документів та відповідають за нього.
Загальні принципи культури управління діловодством повинні будуватися на відпрацьованих методах і способах дотримання єдиних правил роботи з документами в установах незалежно від їх підпорядкування, визначенні повноважень та відповідальності працівників за організацію досконалого виконання діловодних технологій і процедур.
Результати проведеного дослідження, узагальнені у підрозділі “Впровадження цілісної системи керування діловодством”, переконують, що культура керування діловодством – це насамперед побудова цілісної системи управління документаційним забезпеченням (СУДЗ), яка