Підготовка документознавців, інформаційних аналітиків

Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.

В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Головна мета служби діловодства — це досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень інформації.

Разом з тим, важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється. Справочинством займаються працівники з низьким рівнем оплати, випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в цих службах. Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи чисто технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто розчиняється в діяльності апарату управління. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу в більшості неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які отримали системну вищу освіту й призвані по суті вирішувати питання управлінням виробництва, витрачають третю частину свого робочого часу не на властиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану.

Підбором інформації, обробкою і оформленням документів сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець – документознавець, інформаційний аналітик.

Нагальною стала проблема кардинальної зміни ролі і місця служб діловодства в апараті управління. В сучасній установі необхідно створення, шляхом об’єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп’ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію управління - досконале документно-інформаційне обслуговування прийняття управлінських рішень. Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповноту інформації чи перебір документів, за якість опрацювання відомостей й виконання поставлених завдань в установлений термін.

Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов’язків його провідних співробітників-документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне й багатогранне. Їх основні функціональні обов’язки - разом з основними фахівцями керівного апарату брати активну участь в моніторингу релевантної інформації, розробці ефективних управлінських рішень, веденні контролю і перевірці завдань і розпоряджень вищого керівництва.

Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації документно- інформаційної сфери.

Основи підготовки таких фахівців були закладені ще у 60-х роках минулого століття кафедрою радянського діловодства Московського державного історико-архівного інституту на чолі з професором К.Г.Мітяєвим, якого в 1979 році замінила професор Т.Н.Кузнєцова. Сьогодні на території Російської федерації документознавців готують більше ста вищих навчальних закладів.

А от навчальна спеціальність під найменуванням „Документознавство та інформаційна діяльність” впроваджена тільки в Україні. В Російській федерації її аналогом є спеціальність „Документознавство та документаційне забезпечення управління”, яка дещо вужче й зорієнтована лише на підготовку діловодів. Навчання інформаційній діяльності в російських ВНЗ об’єднане з бібліотечною й позначається як „Бібліотечно-інформаційна діяльність”. В США викладання курсу дисциплін з інформаційної діяльності також інтегровано з бібліотечною.

Популярність підготовки фахівців зі спеціальності „Документознавство та інформаційна діяльність” в Україні невпинно зростає. За останні три роки ця спеціальність відкрита більш ніж в двух десятках вищих навчальних закладів та на їх відокремлених факультетах університетів в Луганську, Луцьку, Миколаєві, Одесі, Рівному, Черкасах.

Відкриття нової спеціальності стало зворотною реакцією на процеси, що відбулись в соціально-комунікативній сфери країни: активний розвиток систем зв’язку, телекомунікацій, створення інформаційного системно-мережевого простору. Своєчасність і перспективність цієї спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» зумовлена рядом об’єктивних чинників.

По-перше, це виключно важлива роль документу, в т.ч. електронного, в сучасному світі. Це носій різноманітної інформації і канал соціальної комунікації, засіб збереження, реєстрації і передання інформації у просторі й часі, це й об’єкт охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав. Основи документоведення — невід’ємна складова досконалості як державного управління, так і будь-якого приватного підприємництва.

По-друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації. Створюються не тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється коло центрів науково-технічної інформації, патентних структур, а й посилюється значення високоякісного інформаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі новітніх технологій й застосування глобальних світових мереж.

Підготовку фахівців з даної спеціальності вперше в Україні розпочав у 1995 році факультет бібліотекознавства та