Реферат - Структура документознавства і його місце серед суміжних наукових дисциплін
56

повинне бути більше 50 слів.
Телеграма – вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негативного втручання в певну справу, термінового розгляду питання чи інформування когось про щось.
Друкують телеграму в двох примірниках на одній стороні листа. Перший примірник направляється на телетайп, а другий – підшивається в справу.
Довідка – документ, який підтверджує, описує юридичні факти та засвідчує біографічні відомості і діяльність окремих службових осіб.
За призначенням довідки бувають службові та особисті. За напрямком – вхідні та вихідні. За формою – трафареті та індивідуальні. За способом оформлення – рукописні, друковані, відтворенні. За місцем складання – внутрішні і зовнішні. За складністю – прості та складні.
Довідки з виробничою тематикою складаються у двох примірниках. Кожна довідка, повинна бути зафіксована в журналі реєстрації.
До документів довідково-інформаційного характеру належать:
Записки – поширений вид як службової, так і особистої документації, в якому повідомляється про використання окремих зобов’язань, службових доручень, звітів про виконану роботу чи пояснюються причини їх невиконання.
Згідно з цільовим призначенням записки бувають інформативні, звітні, ініціативні.
Згідно з призначенням – пояснюючі, пояснювальні, доповідні, службові та пам’ятні.
Записки розрізняються за ступенем відповідальності та об’ємом викладу інформації.
Службові та доповідні записки особливо важливого характеру рекомендується складати в двох примірниках. Службові записки, слід реєструвати.
Один з поширених видів довідково-інформаційного характеру – повідомлення. Воно являє собою різновид ініціативного листа. Тому формуляр його має такі самі реквізити, що й службовий лист. Тільки в заголовку вказують вид документа – повідомлення.
В умовах ринку поширеними стають інформативні документи – різного змісту оголошення, як окремих підприємств, державних установ, так і приватних осіб, Вимоги до оформлення тексту ті ж, що й для повідомлення.
Широко застосовуються в закладах та установах такі документи, як службові заяви.
Службова заява – це письмове повідомлення працівників з приводу здійснення своїх прав або захисту інтересів.
Згідно з класифікацією документи одного виду можуть мати ознаки спеціалізації, тобто відображати якості та певні риси, яких вони набувають в різних сферах виду певної діяльності.
Найбільшої спеціалізації зазнає такий вид документа, як довіреність. Довіреність (доручення) – офіційний (службовий) або особистий документ, який надає право особі або групі осіб на здійснення яких-небудь дій від особи довірителя.
Офіційні довіреності видаються представнику підприємства на здійснення різних операцій.
В тексті службової довіреності повинні бути відображені наступні моменти:
а) найменування керівника з вказівкою його повної посади, як вона юридично зафіксована;
б) найменування особи, якій доручають ведення справ з вказівкою посади та паспортними даними;
в) перелік повноважень або вид дій, які службова особа повинна виконати;
г) підстава для видання довіреності;
д) термін дії даного документи.
В підписах довіреності повинен бути зразок підпису особи, якій видається довіреність. Кожен вид службової довіреності повинен бути зареєстрований. Форма журналу для довіреностей М-2 знаходиться на звороті бланка, виготовленого друкарським способом.
Довіреності видаються тільки на той термін, який вказаний в документі. Довіреність може бути недійсна, якщо в ній відсутній який-небудь реквізит. Довіреності зберігаються, як правило, не більше 3 років.
Квитанція – фінансовий документ, який має важливе громадське, службове та побутове значення. На сьогодні всі квитанції є документами суворої фінансової звітності і мають різноманітні стандартні трафаретні форми, виготовлені друкарським способом.
 
2.3. Основні вимоги до організації сучасного діловодства.
Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.
Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.
Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.
Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення.
Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.
Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.
Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів.
Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.
Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів.
Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та регіонального самоврядування.
Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.
Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них.
У практиці управління існують такі види служб діловодства:
- управління справами – в міністерствах, відомствах, корпораціях;
- загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;
- канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.
У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.
До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів.
Відповідно служба діловодства родить:
- розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

---

Сторінки: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17