З цією метою постановою від 16 липня 1917 р. "Про Статут Генерального секретаріату" при секретареві зі справ національностей було передбачено три посади товаришів секретаря, які відстоювали інтереси найбільш чисельних національних меншин в Україні, а саме - росіян, євреїв і поляків. Всі вони мали право вирішального голосу в Генеральному секретаріаті зі справ нації, яку й представляли9.

В січні 1918 р. Генеральний секретаріат було реструктуровано в Раду Народних Міністрів і сформовано окремі міністерства: Міністерство великоруських справ, Міністерство польських справ і Міністерство єврейських справ. Враховуючи інтереси неукраїномовного населення, Центральною Радою було проголошено: "Всі закони, адміністративні приписи і постанови, проголошені українською мовою, повинні друкуватись також російською, єврейською і польською мовами10".

Перехід на здійснення діловодства українською мовою в ті часи було нелегкою справою внаслідок русифікації державних службовців, яка проводилась "делікатним способом" ще з часів становлення Російської імперії, та наявністю проблем з викладанням української мови у вищих навчальних закладах і бойкотування української мови тодішньою професурою. У зв'язку з цим Генеральним Секретаріатом у листопаді 1917 р. було підготовлено звернення "До всіх державних і судових установ Української Народної Республіки". У цьому документі Генеральний Секретаріат вимагав приймати документи, підготовлені тільки українською мовою і попереджав, що буде "слідкувати за тим, щоб права української мови на території України не порушувались"11. Одночасно Генеральний секретаріат обіцяв надавати допомогу всім членам уряду, хто цього потребує "в справі кращого ознайомлення з українською мовою і офіційною термінологією"12.

У ході щоденної роботи формувались нові форми і методи діловодства щодо підготовки постанов, рішень і законів. Так, 19 листопада 1917 р. була підготовлена постанова "Про тимчасову форму публікації законів". До неї додавався порядок підготовки нормативно-розпорядчих документів, де вказувалось: "Спочатку має бути заголовок. Потім день, місяць, рік, коли Центральна Рада прийняла закон або постанову, далі йде текст документа, а нижче повинно йти підтвердження: "З першоджерелом протоколу згідно", яке засвідчується підписами голови, товариша голови і секретаря"13. Закони Тимчасового уряду на території Української Республіки відповідно до постанови УЦР від 16.07.1917 р. Урядовому Віснику14".

Після реорганізації урядових структур секретаріат Генерального Писаря отримав назву Міністерство Генерального Писаря. Зазначене міністерство не мало визначеного кола завдань, які потрібно було б вирішувати, та інститутів державної влади, діяльністю яких необхідно було б керувати. Затвердження законодавчих актів залишалось прерогативою представника законодавчої влади15.

Враховуючи зазначені недоліки, у квітні 1918 р. було підготовлено законопроект "Про ліквідацію Міністерства Генерального Писаря", в якому для керівництва справами Ради Народних Міністрів вводилась посада розпорядника, призначення на яку затверджувалось Радою. Зазначена посада була відповідною рівню Директора Департаменту Міністерства, хоча розряд (клас) і зарплата більше були такі ж як у товариша міністра. Згідно з посадовими функціями розпорядник керував діловодством Ради Народних Міністрів, а також юридичним, редакційно-інформаційним та публікаційним відділами16.

Публікація законодавчих актів Центральної Ради, а також їх кодифікація покладалися на Державного Секретаря, якого обирала Центральна Рада. Випуск періодичного видання "Збірник Законів Республіки", що містив те

ксти постанов і розпоряджень уряду, став прерогативою Генерального Суду17.

Постійні зміни режимів, обставини революційної боротьби, бойові дії негативно вплинули на поточне діловодство центральних установ. Майже не збереглись протоколи засідань Великої і Малої Центральної Ради, документи Генеральних секретарів та Народних Міністерств. На окрему увагу заслуговує стан діловодства Південно-Західного та Румунського фронтів, яке опинилось практично без контролю. Ще 11 січня 1918 р. на вимогу О. Грушевського (молодшого брата М. С. Грушевського) військовий міністр видав спеціальний наказ щодо поліпшення організації діловодства у військах й збирання архівних документів з історії світової війни18. У наказі було докладно розписано всі необхідні для цього види та категорії документів: "Журнали військових дій, оперативні накази щодо військових подій оперативного, відчитного і розвідуючого характеру, відчити про санітарне становище військ, суточні та інші картографічні роботи, включаючи матеріали виборчих органів, необхідно здавати в архів"19.

Діловодство у державному апараті часів Гетьманщини. Наприкінці березня - на початку квітня 1918 р. багатьом здавалось, що Україна поступово минає період жорстоких випробувань. Здавалося, що Центральній Раді залишилось тільки займатись вільною демократичною законотворчістю. Проте все виявилось значно складнішим.

29 квітня 1918 р. стався переворот, який очолив нащадок давнього гетьманського роду, генерал П. Скоропадський. Ця подія поклала край більше ніж річному існуванню Центральної Ради. Цього ж дня були оприлюднені перші державотворчі документи: "Грамота до всього українського народу", якою передбачався тимчасовий характер надзвичайних повноважень до скликання Українського Сейму, і "Закон про тимчасовий устрій України", який ознаменував конституційну основу нового режиму й перехід до одноосібної влади; замість УНР з'явилася назва "Українська держава".

У Грамоті гетьман П. Скоропадський заявив, що взяв на себе "...всю повноту влади; УЦР і всі земельні комітети розпускаються, але всі урядовці повинні продовжувати працю, поновлюється право приватної власності тощо". Наприкінці цього документа було зазначено: "Передбачаю всю трудність стоючої переді мною праці і молю Бога дати мені силу, аби гідно виконати те, що вважаю своїм обов'язком перед рідною Україною в сучасний і критичний для неї час... кличу всіх вас, громадян і козаків України - без ріжниці національностей й віросповідання - помогти мені і моїм працівникам