Зміст

Вступ............................................................................................................3

РОЗДІЛ 1. Матеріальна основа документа...............................................5

1.1. Походження і формування терміна "документа................................5

1.2. Розкриття терміну основа документа................................................12

1.3. Поняття документа, та його різновиди..............................................20

РОЗДІЛ 2. Документування інформації....................................................23

2.1. Історичні способи і засоби запису інформації документування......23

2.2. Кодування інформації...........................................................................31

2.3. Документована інформація .................................................................33

2.4. Систематизація документів.................................................................35

Висновок .....................................................................................................38

Використана література..............................................................................40

Вступ

Перші документи на штучно створених матеріальних носіях дійшли до нас з далекого минулого у вигляді глиняних табличок, сувоїв папірусу, стародавніх пергаментів. Це були штучні носії з природних матеріалів.

Справжня революція в документуванні виникла в результаті винаходу паперу - універсального матеріального носія.

Поступово папір витіснив увесь писаний матеріал (папірус, пергамент). В теперішній час існує декілька сотень різновидів та сортів паперу, призначених для різних цілей (газетний, офортний, ватманський, фотопапір, офсетний, картографічний і т. д.). Книги друкуються на друкарському папері, рукописні та машинописні документи - на письмовому папері, карти та атласи - на картографічному. Випускають спеціальні сорти довготривалого (марка А) та тимчасового (марка В) зберігання, для документів ЕОМ (перфокарти, перфострічка) і т.д.

Документування інформації є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси і воно здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, які відповідають за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку України. Документ, отриманий з автоматизованої інформатизаційної системи, отримує юридичну силу після його підписання посадовою особою в порядку, встановленому законодавством України.

Мета курсової полягає у створенні зрозумілої документації для користувачів а завдання – у формування сучасних теоретичних знань та практичних навичок у сфері документування і документаційного забезпечення діяльності підприємств невиробничої сфери.

Потрібно зазначити, що юридична сила документа, який зберігається, обробляється та передається за допомогою автоматизованих інформаційних та телекомунікаційних систем, може підтверджуватися електронним цифровим підписом, юридична сила якого, в свою чергу, визнається за наявності в автоматизованій інформаційній системі програмно-технічних засобів, що забезпечують ідентифікацію підпису і дотримання встановленого режиму їх використання. Право посвідчувати ідентичність електронного цифрового підпису здійснюється на основі ліцензії, порядок видачі якої визначається законодавством України.

Суб'єкти, що репрезентують в обов'язковому порядку документовану інформацію в органи державної влади та організації, не втрачають своїх прав на ці документи та на використання інформації, яка міститься в них, що репрезентована юридичними особами, незалежно від їх організаційно-правової форми та форми власності, а також громадянами, документована інформація, формує інформаційні ресурси, які знаходяться в спільній власності держави та суб'єктів, що представляють цю інформацію. Інформаційні ресурси, які є власністю організації, заносяться в склад їх майна відповідно до цивільного законодавства України. Інформаційні ресурси, які є власністю держави, знаходяться у віданні органів державної влади та організацій відповідно до їх компетенції, підлягають обліку та захисту в складі державного майна. Інформаційні ресурси можуть бути товаром, за винятком випадків, передбачених законодавством України. Власник інформаційних ресурсів користується всіма правами, передбаченими законодавством України.

Розділ 1. Матеріальна основа документа

1.1. Походження терміна „документ”

Історія виникнення і еволюції терміна „документ” вивчена недостатньо.

Серед спеціалістві, які займались дослідженням цього питання слід назвати Х.Арнтца, Г.Г.Воробьева, М.А.Комарова, С.Г.Кулешова, Ю.Н.Столярова, А.Суски, Г.Н.Швецову-Водку та інших.

Слово документ(лат.dokumentum-зразок, доказ, свідоцтво) походить від діеслова „docere”-вчити, навчати.

Корені цього слова походять в індоєвропейської прамови де воно означало жест витянутих рук, пов’язаний з передачею, прийомом чи отримуванням чого-небуть. По другій версії корінь „dek” походить від числа „десять” і пов’язане з тим, що на рлзкритих долонях витянутих рук десять пальців.

Згодом корінь „dek” був замінений на „dok” у слові „doceo”-вчу, навчаю, від якого були утворені слова „doctor”-учений, „doctrina”-вчення, „documentum” те, що вчить, повчальний приклад. В цьому значенні документ використовувався Цезарем та Цицероном. Пізніше він здобув юридичне звучання і стало означати „письмовий доказ”. В записі письмового свідоцтва слово документ вживалось від середніх віків до XIX ст.

В російській мові слово „документ” виникло за часи Петра І, з німецької та польської мов, у значенні письмового свідоцтва. На початку ХХст. воно мало два значення: 1) будь-який папір, створений у законному порядку і може служити доказом прав на будь що або на виконання яких небуть обов’язків; 2) будь-яке письмове свідоцтво.

Ріст числа юридичних документів привів до виникнення у другій половинні XVII ст. у Франції особливї науки під назвою „Дипломатика”. Назва науки походить від грецького слова „diploma”-лист, документ. Дипломатика почала вивчати усі публічні документи, в залежності від документів особистого походження[6 ст.105].

Її основоположником вважають Жана Мобільйона, який видав у 1681р.вПарижі „Книгу об искусстве дипломатики”.

Базове поннятя „документ” пояснювався у дипломатиці як будь-яке письмове свідоцтво, яке служить для фіксації доказу і забезпечення прав. Документ виповнював одну з трьох функцій: 1)утвердження нового правового положення; 2) засіб доказу перед судом; 3) переадресування обов’язків від однієї людини до іншої.

До другої половини XIX ст. у довідкових виданнях деяких країн світу з’являються від слова „документ” терміни: „документація-у” значенні „підготовка і користування підтверджених документами доказів і обов’язків;” „документний” який стосується документа.

Таким чином, у кінці ХІХ ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття „документ”: спочатку воно розглядалося як будь-який предмет, потрібний для повчання і доказу, а потім як письмове свідоцтво, яке підтверджує певні правові відносини.

На початку ХХ ст. у терміносистему вводиться більш широке поняття „документ”: його ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації-науки про сукупність документів та області практичної діяльності - Поль Отле.

Поль Отле і його соратник Анри Лафонтен розробляли теорію документації у стінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного в Брюселі у 1895 р. [4 ст.59].

Наприкінці ХІХ — на початку ХХ століття