виник окремий напрям практичної діяльності і наукових досліджень, пов'язаний із діяльністю відомого бельгійського вченого Поля Отле, — документація. Свою назву цей напрям отримав від нового широкого розуміння поняття "документ". Найбільш повним і систематизованим викладом поглядів П. Отле став його "Трактат про документацію" (1934). П. Отле називав документом будь-який носій семантичної інформації, незважаючи на те, чи має він утілення субстанціальне або енергетичне, без обмежень з боку матеріальної сутності предмета, за допомогою якого передавалася інформація, і з погляду знакової системи, що застосовувалася. При цьому обсяг поняття "документ" прирівнювався до поняття "книга". Одним з перших П. Отле висловив думку про те, що документ і книга належить до класу "засобів інформації і комунікації", хоча ця теза залишилася нерозкритою. Отже, П. Отле повернув терміну "документ" його первісне найширше значення (засіб передачі інформації, рівний засобу навчання). У документологічних ідеях П. Отле поряд з ототожненням документа і книги були викладені різні уявлення щодо обсягу відповідних понять, які вплинули далі на послідовників П. Отле, були по-різному інтерпретовані.
У 50-60-і рр. ХХ ст. у центр уваги фахівців — теоретиків і практиків документації — потрапляють поняття інформації і комунікації. У СРСР, у тому числі в УРСР, відродження документаційних ідей відбувалося у 60-70-их рр., коли формуються такі наукові дисципліни, як інформатика і документалістика. Документом визнавався будь-який матеріальний об'єкт, що несе закріплену (або зареєстровану) інформацію, яку можна використовувати для вивчення якого-небудь фізичного або інтелектуального явища. Від інших об'єктів реального світу його відрізняють: субстанціональний носій, який дозволяє закріплювати інформацію для передачі її в часі, і обмеженість даних об'єктів певними зібраннями, створеними людиною. Це значення поняття "документ" позначимо як Документ І.
Поряд з ним у науковому обігу сформувалися інші, дещо вужчі за обсягом поняття, значення "документа": Документ ІІ — матеріальний об'єкт, який є результатом людської праці, свідчить про людський інтелект і рівень розвитку цивілізації, тобто є предметом матеріальної культури людства; Документ ІІІ — матеріальний об'єкт, який створюється з метою втілення людської думки, знань, почуттів, у цілому — відомостей, призначених для передачі; Документ IV — матеріальний (субстанціальний) об'єкт, на (в) якому соціальна (семантична) інформація закріплена способом запису (незалежно від виду запису).
У 80-ті роки ХХ-го ст. перевагу здобуває значення Документа IV, що відображається у діючих словниках, енциклопедіях, навчальних посібниках, і, нарешті, у міжнародному стандарті ІСО 5127/1-1983 "Документація та інформація. Словник".
Одночасно з розвитком теорії документа у межах документаційно-інформаційної науки розвивалися погляди на документ як історичне джерело. У західно-європейській історичній науці ХІХ—ХХ ст. (Ш.-В. Ланглуа, Ш. Сеньобос, Ш.Самаран) відомо застосування терміна "документ" для позначення всіх історичних джерел; при цьому слово "документ" вживалося у найширшому значенні, що охоплює документи писемні, речові, передані засобами звуку, зображення чи іншим способом.
Гносеологічне визначення "історичного джерела" як "будь-якого явища, що його можна використовувати для пізнання минулого людського суспільства" (С. О. Шмідт) дозволяє співвіднести його з найширшим значеннями "документа" — Документом І. Документальні історичні джерела у цьому значенні охоплюють, крім традиційних джерел інформації, ще й об'єкти матеріальної культури і природні, обмежуючи їх тими, що вплинули на історію людства. До недокументальних історичних джерел у цьому випадку можуть бути віднесені такі, у яких інформація передається в часі без її фіксування на матеріальному (речовинному) носії, відділеному від людини: так звані "етнографічні" або "поведінкові"; "лінгвістичні" або "дані мови", "усні" або "фольклорні". Поділ усіх історичних джерел на документальні і недокументальні відповідно до значення Документа І може бути корисним для узагальнення і виділення характерних рис, притаманних для кожної з названих категорій джерел.
У іншому розумінні історичними джерелами вважають тільки такі, що безпосередньо відображають історичний процес, тобто лише результати (продукти) людської діяльності, пам'ятки матеріальної і духовної культури людства (Л. М. Пушкарьов й ін.). У цьому значенні історичні джерела теж можуть бути документальними (тепер у значенні Документа ІІ) або недокументальними (етнографічні, лінгвістичні, усні і т.п.). Якщо за документ визнавати значення Документа ІІІ, то до документальних історичних джерел належатимуть документи із записаною інформацією і тривимірні зображальні документи.
У історичному джерелознавстві довгий час не існувало поняття, яке б узагальнювало різноманітні форми запису інформації, тобто збігалося із значенням Документа IV. Документаційно-інформаційні уявлення про документ (у значенні Документ IV) у їх порівнянні з поняттям „історичне джерело” вперше найбільш глибоко розглянув Б. С. Ілізаров (1984 р). Він поділив історичні джерела в цілому на речові, усні і документи (або "документальні історичні джерела") [3 ст.85].
Більш характерним для історичного джерелознавства є інше значення "документа", п'яте у розглянутій низці. Документ V — це частина всіх явищ, що відносяться до Документа IV, хоча зазвичай його виділяли тільки як різновид писемних джерел. Документ V — це такі записи, що створені в процесі певної людської діяльності, пов'язаної з фіксуванням семантичної інформації, і відображають саме цю діяльність, бо є її "залишками".
Для характеристики поняття Документа V необхідно звернутися до проблеми поділу всіх історичних джерел на "залишки" і "перекази" (або "традицію"), характерної для методології історичної науки кінця ХІХ — початку ХХ ст. (І. Дройзен, Е. Бернгайм та їх послідовники — В. С. Іконников, В. О. Ключевський, О. С. Лаппо-Данилевський, М. І. Карєєв). Підставою такого поділу є відношення історичного джерела до того історичного факту, що вивчається істориком: якщо походження історичного джерела збігається з тією історичною подією, що вивчається істориком, то таке джерело вважається