Поділ історичних джерел на "залишки" і "перекази" неодноразово піддавався критиці у радянській науці як прояв ідеалістичної філософії і позитивістської методології, але він вплинув на класифікацію писемних джерел на документальні та оповідні (В. Стрельський, Л. Пушкарьов та ін.).

Подальше звуження поняття "документ" призвело до формування значення Документа VI, у якому документом називається тільки такий запис, що містить юридичні факти: акти, угоди, договори, рішення, постанови влади тощо. Наступне, ще вужче значення "документа" — Документ VII. Обов'язковими рисами документа у цьому значенні вважається не тільки відображення певних правових відносин (тобто юридичних фактів), але й наявність юридично затвердженого набору правових засвідчень справжності документа, його юридичної сили.

Аналіз сучасних визначень документа свідчить про те, що пропонована дефініція і приклади не завжди тотожні одне одному. Найчастіше дефініцію можна віднести до Документа І, а приклади — до Документа IV. Активно використовується значення Документа VII; іноді обсяг поняття "документ" звужується до значення Документа VIII, згідно з яким воно поширюється тільки на записи юридичного характеру, що засвідчують особу. Дедалі більше визнання і розповсюдження одержує значення Документа IV, особливо в зв'язку з прийняттям ДСТУ 2392-94 "Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення", в основу якого покладено відповідний міжнародний стандарт. Стандартизована дефініція уточнюється дослідниками, виходячи з практики роботи архівів і бібліотек.

Отже, перелічені значення поняття "документ" можна охарактеризувати як поступове звуження обсягу поняття "документ", але формувалися вони практично одночасно і не завжди диференціювалися (іноді дефініція "документа" і приклади, що наводилися, не відповідали одне одному).

1.2. Розкриття поняття основи документа

Зовнішня форма (основа документа), носій інформації довгий час не привертали уваги дослідників. Однак і поява такої уваги була пов’язана не з узагальненням даних характеристик документа як ідеального об’єкта, а з конкретним (часто – рідкісним, унікальним) документом та його специфічними ознаками як матеріального.

Багатоаспектними є напрями вивчення характеристик зовнішньої форми документа, його зовнішніх ознак, зокрема, способів фіксації інформації, різних видів носіїв інформації, організації їхньої матеріальної конструкції.

Термін "документ" використовується в багатьох галузях знань. Майже в кожній з них є одна чи декілька версій його розуміння у відповідності із специфікою тих об'єктів, котрі вона вивчає і котрим надає статус документа. У відповідності з цим по різному трактують і основу документа, у деяких тлумаченнях навіть точно її, не називаючи, а присвоюють їй статус носія інформації. визначення саме в такому плані викладено матеріал в тезах доповіді Г.М.Швецовоі-Водки, де було зроблено спробу окреслити головні ознаки значення поняття "документ", що відповідає об'єкту бібліографічної діяльності[2 ст.120]

Найбільш загальним визнається визначення документа як "будь-якого матеріального об'єкту, який може бути використаний для передачі інформації в суспільстві, включаючи експонати музеїв і навіть тварин у зоопарку, тлумаченням якої фактично і розпочинається наука про документ. На думку бібліотекознавця Ю.М.Столярова документом вважається будь-яка нооінформація (інформація створена людським розумом на відміну від інформації, зафіксованої в діях неживої природи чи біології), зафіксована у просторі та часі з метою її використання, передачі і зберігання".

Отже, в цьому разі з поняття основи документа виключають такі поняття, як носії біологічної інформації, носії неживої природи. Ми вже згадували про представлення А.В.Соколовим соціальної інформації як способу руху, ідеального в просторі та часі. А оскільки такий рух може розглядатися як передача повідомлення у вигляді сукупності знаків чи окремого знаку, що є текстом, то, на думку цього вченого, "документи — це документовані тексти"

Витоки цієї концепції базуються на термінології французьких істориків перших десятиліть XX ст., котрі називали всі історичні джерела (як письмові, так і неписьмові) документами. Однак значна частина джерелознавців не поділяла і не поділяє такої точки зору, залишаючи за класом документів тільки "записи”. У цьому прикладі фігурує поняття основи, на якій певним способом закріплена певна соціальна інформація.

Згадана концепція документа, котра, здавалося б, і звужує коло об'єктів до сукупності "слідів" матеріальної та духовної культури людства, виключаючи об'єкти живої та неживої природи, разом із тим майже не пов'язана з першим тлумаченням поняття "документ". У першому випадку ми мали справу з повідомленнями, що зафіксовані у вигляді знаків, чи знаку на матеріальному носії (або представлені носієм-предметом, котрому надано значення такого знаку). Тобто мова йшла про інформаційний процес, процес передачі інформації від людини людині. У цьому тлумаченні матеріальну основу також сприймають як носій інформації. В поняття документа як будь-якого залишку матеріальної культури, якщо він не представлений у формі такого повідомлення, інформаційний процес не проглядається. Будь-який виріб, хоча і "обтяжений ідеєю створення", досліджується так само, як і будь-які об'єкти живої чи неживої природи, які в такому разі теж можуть вважатися свідченнями (тобто документами) історії природи. Вислови про те, що річ "розповідає" про себе, що дослідник "бере з неї приховану інформацію", не більше ніж метафора з точки зору інформаційно-комунікативного підходу. Наші реконструкції історичної дійсності за допомогою матеріальних залишків грунтуються на основі аналізу різних їх характеристик (змісту, форми, функцій тощо) і масштабність такої реконструкціі цілком залежить від здібностей самого дослідника.

За третьою концепцією документ — це матеріальний об'єкт, створений людиною спеціально для передачі інформації (Г.М.Швецо-ва-Водка включає сюди і т.зв. тривимірні твори мистецтва:архітектури, скульптури). У загальному вигляді таке розуміння документу було поширене "в 60-70-ті роки.