З іншого боку, така основна функція речових виробів як виконання ролі засобу збереження та розповсюдження інформації у просторі та часі, зумовлює їх спеціальну, специфічну матеріальну конструкцію, яка представлена типово у формі книг, брошур, аркушів паперу, записничків, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет тощо. Специфічними були і історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних сувоїв, пергаментних кодексів тощо. Ця спеціальна "конструкція забезпечує виконання ними їх основної функції, надаючи можливість цим виробам бути зручними для переміщення в просторі, тривкими для збереження інформації в часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання тексту. Саме в такому вигляді вони функціонуючй у документальних комунікаціях, є об'єктами обробки, зберігання та видачі в бібліотеках, книгарнях, органах інформації тощо. Зрозуміло, що нанігь спеціальна форма об'єкту не є єдиним критерієм для того, щоб вважати його документом (аркуш паперу, чиста дискета або фоюплівка), така ідентифікація можлива тільки при наявності зафіксованого на ньому тексту.

При подальшому вивченні поняття “документ” матеріал пропонують називати терміном “паперовий” – є основою документа. Крім того матеріальною основою пропонують вважати і матеріали, які за своїми властивостями схожі на папір – папірус, пергамент, сучасний синтетичний замінник паперу. Документи також поділяють на плівкові, які мають різну основу (виготовлені з різних матеріалів), пластиночні, які також мають за основу різні матеріали.

Крім того, за текстом Закону України "Про інформацію" "документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві". Законодавча "передбаченість" матеріальної форми документа позбавляє це визначення необхідної конкретики. Таким чином тут фігурують такі визначення, як носій та основа документа.

Слід відзначити, що на думку Е.К.Безпалової “чим менше природний об”єкт перетворений діяльністю людини для нової мети – збереження інформації, чим менше він зручний для тиражування, тим меншеу нього підстав вважатися документом”. Так, на основі еволюції поняття “документ” ми побачили різні трактування його основи.

Отже, таким чином для бібліотекознавства, бібліографознавства та книгознавства документ — це текст (як логічна послідовність мовних чи мовних та немовних знаків), зафіксований на речовому виробі, основною функцією якого є збереження та розповсюдження (передача) інформації у просторі та часі. Отже, тут матеріальну основу трактують як речовий виріб, який одержали в ході виробництва.

1.3. Поняття документа.

Види документів.

1. Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ – це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред’явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

2. Документи класифікуються за різними критеріями:

За способом фіксації інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото-, фоно-, кінодокументи.

письмові – всі рукописні та машинописні документи;

графічні – креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани;

фото-, кінодокументи дають можливість зберегти об’єкти, явища, процеси, які неможливо зафіксувати іншими способами;

фонодокументи дають можливість зробити звукозапис інформації.

За змістом документи поділяються на організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові та ін.

За найменуванням – положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси та ін.

За способом виготовлення – типові, трафаретні, індивідуальні.

типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних. На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми, тексту зразка;

у трафаретних – частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні;

індивідуальні документи створюються кожен раз заново і складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки та ін.).

За ступенем складності документи поділяються на прості і складні.

прості містять одне питання;

складні – два чи кілька.

За місцем складання – внутрішні і зовнішні.

внутрішні створюються на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують;

зовнішні – ті, що надійшли ззовні обо надійшли іншим підприємствам, установам, громадянам.

За терміном виконання – термінові і нетермінові.

За походженням – службові та офіційно-особисті (іменні).

службові – створюються в організаціях, установах, на підприємствах з питань їх діяльності;

офіційно-особисті – стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги та ін.).

За ступенем гласності – звичайні, секретні, для службового користування.

За юридичною силою – справжні та підроблені.

справжні бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними – документи, що з якихось причин втратили юридичну силу;

підроблені документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка – коли до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка – складання