За призначенням – оригінали та копії.

оригінал – документ, створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу;

копія – це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Є три види копій – відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу.[7]

Отже, документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Розділ 2. Документування інформації

2.1. Історичні способи і засоби запису інформації документування

Так, наприклад, матеріальна основа документів первіснообщинного ладу була з каменю-пісчанику, туфу, а з часів Августа – мармуру, кістки, металу (переважно бронзи), з кори і листя дерев, трави, шкіри, водоростей, троснику, пеньки, льону, соломи, кукурудзяних стебел.

Використовували як матеріал для документів глину. З глини виготовляли дощечки, або таблетки, на них наносилися дерев’яним різцем заглиблені письмові знаки, потім дощечки обпалювалися й могли зберігатися протягом тисячоліть – такими були готові документи.

У даному випадку матеріал (технічно оброблена глина) ніс лише ту опредмечену інформацію, яку автор документу вважав за потрібне в нього внести, тобто глина цього разу виступає носієм соціально необхідної інформації. Цей матеріал (глина) не несе інформацію про склад ґрунту, з якого виготовлений, його властивості. Він несе лише технічні властивості, які використовуються у виготовленні документу на основі глини.

Ще сорок століть тому уже в ІІІ ст. до н.е., використовували серцевину болотної рослини, яка була схожа на очерет, - папірус. Папірус від єгипетського “pa-p-iuz”, що означає – “рослина річки”.

Сама рослина, як носій біологічної інформації, у ході такої переробки перетворювалася на матеріал, який служив основою для документів: зі стволу видаляли поверхову оболонку (кору), серцевину розрізали по довжині на тонкі смужки, які розміщували рядами на мокрій дошці; на перший шар папірусу накладали другий шар в перпендикулярному напрямку, після чого його пресували. Видавлений сік із рослини застосовувався як клей, який скріплював окремі смужки. Потім за допомогою лущильника зі слонової кістки або з раковини видаляли на ньому нерівності і просушували на сонці. Потім листи проклеювали особливим клеєм. Проклеєний таким клеєм папірус не ламався і добре полірувався раковиною або слоновою кісткою. Полірували папірус лише з лицьового боку, на якому писали, інший бік залишався неполірованим. Отримували своєрідний “папір” кольором сирого піску. Окремі листи склеювали в одну стрічку, яку змотували у свиток. Звичайна довжина папірусного свитку рівнялася 6 м при ширині від 15 до 30 см. Писали на ньому каламом. Папірус мав форму листа, а також у вигляді сувою.[6]

Дерево також з давніх пір служило матеріалом для письма. На дерев’яних дощечках писали на Дальньому Заході і застосовували для письма і бамбук, з якого робили тоненькі дощечки і потім скріплювали їх шнурами – так з’явився кодекс. Тобто даний носій мав форму табличок, листа, а також кодексу. Кора деревини також слугувала для письма у багатьох народів. На корі берези - бересті – писали в Київській Русі. Переплети виготовлялися з дерев’яних дощок, які обтягували шкірою або парчею, візерунчастим бархатом, атласом та іншими тканинами. Для збереження переплету і для прикрашення поверх шкіри прикріплювали металеві бляхи. Берестяні грамоти вперше знайдені А.В.Арциховським при розкопках в Новгороді.

Кору дерев застосовували для письма в Індії. Народ майя вмів виготовляти матеріал для письма із лубу фікуса. Тоненько нарізані листи покривалися потім білою фарбою і на них наносились письмові знаки різними фарбами. В Індії збереглися книги, повністю написані на пальмових листках – матеріальна основа є листки.

У Греції застосовувався ще один вид носія інформації – це були воскові дощечки. Для записів перехідного значення античність створила спеціальні таблички, які виготовлялися з дерева або слонової кістки – така була матеріальна основа документів, а сам носій як згадувалося вище носив назву воскових табличок. Притримувалися правила, згідно якого не можна робити таблички, із яких одна була б із самшиту, а інша із бука, і не можна застосовувати разом з самшитом інші сорти дерева, якщо вони більш дорогоцінні, ніж самшит, тобто добрий горіх, бразильське дерево і кипарис. Матеріалом служили дерев’яні дощечки, покриті шаром воску, на якому мідною паличкою можна було видавлювати лінії та літери. Паличка була загострена з одного боку, а з іншого мала форму лопатки, якою загладжували написане; називалася ця паличка “стиль”. Міцним матеріалом була шкіра тварин. На оленячій шкірі писали також народи майя в перших століттях н.е. Греки вперше застосували пергамент, який вичинявся із шкіри тварин. Він був більш міцним, ніж папірус, хоча й більш дорогим. Матеріалом стала особливим чином вичинена шкіра телят або козенят. Було підраховано, що на виготовлення однієї книги з пергаменту, потрібні були шкіри цілого стада тварин. Отже матеріальною основою була шкіра, а відповідно носій мав назву пергаменту.[3]

Для виготовлення пергаменту застосовували шкури вівці, кіз, волів, телят і т.д., але ніколи не використовували шкуру віслюків. Шкуру вимочували у вапняній воді, зішкрібали з неї шерсть, натягували на раму, висушували, вигладжували пемзою і обробляли крейдою. Пемза допомагала відгладити шкуру,