- документи, що містять інформацію про більшість органів державної влади та місцевого самоврядування; про використання бюджетних коштів та інших державних і місцевих ресурсів; про стан економіки та потреб населення, за винятком відомостей, віднесених до державної таємниці;

- документи, накопичені у відкритих фондах бібліотек та архівів, інформаційних системах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, суспільних об'єднань, організацій, які становлять суспільний інтерес чи необхідні для реалізації прав, свобод та обов'язків громадян.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України "Про державну таємницю", а до конфіденційної - в порядку, встановленому законодавством України.

Інформація про громадян (персональні дані). Переліки персональних даних, що включаються в склад державних інформаційних ресурсів, інформаційних ресурсів сумісного ведення, суб'єктів України, органів місцевого самоврядування, а також отримуваних та збираних недержавними організаціями, повинні бути закріпленими на рівні державного закону. Персональні дані належать до категорії конфіденційної інформації.

Не допускається збір, зберігання, використання та поширення інформації про особисте життя, а також тієї, яка порушує особисту чи сімейну таємницю, таємницю листування, телефонних переговорів, поштових, телеграфних та інших повідомлень фізичної особи без її згоди, за винятком наявності підстави судового рішення. Персональні дані не можуть бути використані з метою завдання майнової та моральної шкоди громадянам, труднощів в реалізації прав і свобод громадян України. Обмеження прав громадян України на основі використання інформації про соціальне походження, расову, національну, мовну, релігійну та партійну належність заборонено та карається відповідно до законодавства. Юридичні та фізичні особи, які, відповідно до своїх повноважень, володіють інформацією про громадян, отримують та використовують її, несуть відповідальність відповідно до законодавства України за порушення режиму захисту, обробки та порядку використання цієї інформації.[4]

Неправомірність діяльності органів державної влади та організацій зі збору персональних даних може бути встановлена в судовому порядку на вимогу суб'єктів, що діють на основі законодавства про персональні дані.

2.4. Систематизація документів. Номенклатура справ

Діяльність суб'єкта оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. До багатьох документів звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи.

Теорією і практикою діловодства та архівної справи виділені ознаки групування документів в первинні комплекси-справи. В спеціальній літературі вказані такі ознаки: номінальна, предметно-питальна, авторська, кореспондентська, географічна, хронологічна, експертна.

Номінальна ознака передбачає групування в одну справу документів одного виду: наказів, протоколів, актів та ін.

Предметно-питальна ознака - це об'єднання в одну справу документів з одного питання. Наприклад:

Судові справи, або документи про відшкодування моральних збитків.

Авторська ознака передбачає, що в справу збираються документи одного автора (комісії, суб'єкта, особи).

Кореспондентська ознака досить помітно виражена, коли формується листування з певним кореспондентом. Наприклад:

Листування з Центральною міською бібліотекою про надходження нових періодичних видань.

Практика роботи суб'єктів показує, що буває зручніше групувати в одну папку документи кількох авторів або кореспондентів, що перебувають на визначеній території (край, область, район). Таке групування справи ведеться за географічною ознакою. Наприклад:

Листування з університетами м. Києва про проведення \ « олімпіад.

Хронологічна ознака виступає на перший план, коли важливе посилання на тимчасові параметри документів в справі. Наприклад:

Звіт про відвантаження товарів за березень.

Крім того, при формуванні документів у справи (їх класифікації) враховуються терміни зберігання документів -експертна ознака, оскільки документи з постійним терміном зберігання (більше 10 років) та тимчасовим (до 10 років) не можуть групуватися в одну справу.

При класифікації документів, як правило, використовуються кілька ознак і завжди враховується експертна. Ознаки групування документів відображаються в заголовку справи. Наприклад:

Накази директора школи за 2003 р. (номінальна, і авторська, хронологічна ознаки); Заяви співробітників« підприємства „ Оранта " м. Суми на графік літніх відпусток) (номінальна, географічна, предметно-запитальна ознаки).[3]

Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює заголовки справ та визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в суб'єкті, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Основна вимога, що ставиться до номенклатури, - охоплення всіх документів, що отримуються та створюються в процесі діяльності суб'єкта. Працівник документаційної служби за допомогою номенклатури справ повинен знайти місце для будь-якого документа суб'єкта. Загальні вимоги до номенклатур справ викладені в основних нормативних документах з організації діловодства та архівної справи: ДСДЗУ та Загальних правилах роботи відомчих архівів.

Номенклатура справ буває трьох видів: конкретна (номенклатура справ суб'єкта), зразкова та типова. В номенклатурі справ великих суб'єктів виділяють номенклатури структурних підрозділів та номенклатуру справ всього суб'єкта, в якому зведені номенклатури структурних підрозділів.

Складання номенклатури справ - досить складна робота, що вимагає високої професіональної кваліфікації. Оскільки існує велика кількість однорідних за характером діяльності суб'єктів, в яких поширена однотипна документація (наприклад, школи, лікарні, дитячі садки та ін.), недоцільно для кожного суб'єкта складати номенклатуру справ кожного разу спочатку

Саме тому в останнє десятиріччя значного поширення набули типові та зразкові номенклатури справ.

Висновок

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру пращ управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху