Основна функція документа — соціально-комунікаційно-інформаційна — полягає в тому, що він є каналом соціальної інформаційної комунікації. Дану функцію можна розглядати і як сполучення комунікаційної функції (документ є засобом (каналом) комунікації) та інформаційної (документ є засобом (каналом) передачі інформації). Виділяти як окрему "соціальну функцію" документа (М. П. Ілюшенко) недоречно, тому що всі функції документа — соціальні, оскільки він є засобом саме соціальної комунікації.     

Відмінності документа від інших засобів (каналів) соціальної інформаційної комунікації показують його функції, обумовлені матеріальною формою документа: фіксування (закріплення) інформації на речовинному (субстанціальному) носії, відчуженому від людини; збереження інформації, тобто її передавання в часі в незмінному вигляді, або забезпечення діахронної комунікації.     

Функції документа більш часткового характеру обумовлені призначенням комунікації, тобто кінцевою метою передачі інформації. Це, по-перше, пізнавальна функція (документ є засобом передачі знань; результатом пізнання — відображенням об'єктивної дійсності; засобом завершення процесу пізнання об'єктивної дійсності і початком, джерелом процесу передачі знань з індивідуальної в суспільну свідомість).     

Наступна істотна функція документа — функція свідчення, доказу, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Найбільш яскраво ця функція виявляється в документах, які відносяться до значень Документ VIII, Документ VII, Документ VI, де вона є чільною і одержує назву правової або юридичної функції. Але функція свідчення притаманна всім документам в тім або іншому ступені.     

Одна з найважливіших цілей, що їх виконують документи в системі соціальної комунікації — служити "зовнішньою пам'яттю" людини і людства в цілому. Це — меморіальна функція документа.     

Культурна функція документа полягає у збереженні культури як усього, створеного людським розумом і працею. У більш вузькому значенні культурна функція документа — це збереження духовної культури; у ще вужчому — збереження культури художньої, пов'язаної з художньо-образним відображенням дійсності. Різновидами (або підфункціями) культурної функції документа є виховна, рекреативна і гедоністична. Вони властиві не всім документам, а певним їхнім видам.     

До числа загальних функцій документа належить також управлінська (або регулятивна).     

Перелічені функції притаманні всім документам, але виявляються по-різному в різних видах документа. Крім того, існують функції, характерні для конкретних груп і видів документів, які виявляються при їх типологічному аналізі.     

З переліченими загальними функціями пов'язані властивості документа: знаковість і семантичність; відображення (втілення) розумової діяльності людини; відображення об'єктивної дійсності; дискретність і безперервність; збереження як змісту, так і матеріальної форми документа при його "споживанні"; можливість охарактеризувати будь-який документ за формулою Ласвелла ("хто, що, по якому каналу, кому, з яким ефектом повідомляє"); діяльнісний характер.     

Важливе значення надається визначенню видів документа. Дихотомічний поділ поняття Документ І не дає уявлення про види документа, тому що на кожному рівні поділу за документ визнається тільки один результат поділу. Видова класифікація документа можлива на кожному рівні, за різними ознаками. У дисертації пропонується класифікація документа на рівні Документа IV, як найбільш уживаного в документаційно-інформаційній науці поняття. Багатоаспектна фасетно-блочна класифікація Документа IV складається з чотирьох блоків: А. За особливостями носія інформації, Б. За особливостями знакових засобів фіксації і передачі інформації, В. За обставинами існування документа у зовнішньому середовищі, Г. За інформаційною складовою. У кожному блоці використовується декілька ознак, за якими виділяються види документа. Кожний документ може бути охарактеризований за різними ознаками і відповідно визначений його вид. Видова класифікація Документа IV охарактеризована в дисертації як з погляду визначення ознак класифікації, так і з погляду визначення і термінологічного позначення певних видів документа.     

."Співвідношення понять "документ" і "книга". Функціональна сутність і властивості книги"

Пропонується підійти до розглядуваного питання шляхом зіставлення понять "документ" і "книга" з метою визначення особливостей книги.     

Перш за все здійснено порівняння Книги і Документа IV за ознаками класифікування Документа IV. З погляду матеріально-знакової форми найбільш широке значення Книги збігається з Документом IV, тобто книгою визнається будь-який матеріальний об'єкт, створений людиною спеціально для фіксування інформації способом запису, незалежно від характеристик носія інформації, знакової системи і виду запису (фіксування) інформації, а також способу сприйняття людиною цієї інформації. У наш час це розуміння книги охоплює не тільки традиційні писемні документи, але й "звукову книгу", і "електронну книгу".     

Інші, більш вузькі значення Книги можна представити як результат диференціації цього поняття дихотомічним способом (на Книгу і не-Книгу) за ознаками, що характеризують, з одного боку, матеріальний носій (характер матеріалу, конструкція, обсяг) і з іншого — спосіб сприйняття інформації людиною, особливості знакової системи втілення інформації. Отож, за особливостями матеріального носія Книга ІІ — це документ паперовий; Книга ІІІ — документ паперовий аркушевий; Книга IV — зібрання аркушів; Книга V — документ блочний; Книга VI — документ блочний визначеного обсягу (на даний час понад 48 сторінок). За особливостями знакової форми запису і способу сприйняття людиною Книга 2 — це документ безпосередньосприйманий; Книга 3 — документ безпосередньосприйманий, візуальний; Книга 4 — документ символічний, виражений абстрактними знаками; Книга 5 — документ, призначений для читання; Книга 6 — документ вербально-писемний (літературний або текстовий).     

Проведений аналіз понять Документ і Книга показав, що з погляду матеріального носія і знакової системи запису інформації поняття Книга не збігається цілком і беззастережно з жодним із видів Документа IV. Протиставлення Книги "іншим видам документа" — це, частіше за все, емпіричне протиставлення друкованих документів кінофотофонодокументам і машиночитаним документам. Так само поняття Книга не збігається повністю і однозначно з жодним видом Документа IV, що виділяється за ознаками обставин