Документ як система
Зміст.
1Введення 3
2Властивості документів 4-6
2.1 Ознаки документа 7-8
2.2 Функції документа 9-11
2.3 Матеріальні носії інформації 12
2.4 Реквізити документів 13-19
3 Висновок 20
4 Список використаної літератури. 21
1. Вступ
Діловодство сьогодні визначається стандартом як "галузь діяльності", що забезпечує документування й організацію роботи з документами" (ДЕРЖСТАНДАРТ Р51141-98 Діловодство й архівна справа. Терміни й визначення.), тобто весь процес від моменту створення документа й до його знищення або передачі на зберігання в архів.
З'являється термін спочатку в усному мовленні (приблизно в XVII в.) і означає сам процес рішення (виробництва) справи -"справа робити" (вирішувати питання). Тому що в ході рішення будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуту домовленість, ухвалене рішення (тому що усне слово короткочасно, може бути забуто, перекручено при передачі або не так зрозуміле), уже в XVI в. уживається слово справа як "збори документів, що ставляться до якому або справі, питанню". Уперше в цьому понятті слово "справа" зафіксовано в документах в 1584 р.
Документ виник насамперед щоб зафіксувати інформацію й додати їй юридичну чинність. Латинське documentum - доказ, свідчення.
2. Властивості документа
Як і всякий об'єкт, документ має безліч властивостей (відмітних якостей). Прийнято виділяти кілька основних властивостей документа, які характеризуються відповідними ознаками: юридична чинність, оригінальність, дійсність.
Юридична чинність документа. Яка властивість документа можна назвати юридичною чинністю? Ця властивість бути справжнім доказом тих фактів, подій і дій, які відбиті в документі.
Що впливає на придбання документом юридичної чинності?
1. Дотримання організацією, її посадовими особами, що готовлять документ, положень чинного законодавства.
2. Документування припускає дотримання встановлених правил запису інформації. Ці правила специфічні для кожного типу документів і регламентуються Дст і іншими нормативно-методичними матеріалами.
Юридична чинність документа - властивість офіційного документа, повідомлювана йому чинним законодавством, компетенцією його органа, що видав, і встановленим порядком його оформлення.
Юридична чинність документа може бути забезпечена встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів, тобто обов'язкових елементів оформлення документів: найменування організації - автора документа, підпис, дата, реєстраційний номер документа, гриф твердження, печатка й ін.
Оригінальність документа. Слово "оригінал" походить від латинського слова "originalis", що означає - первісний, самобутній. Ознакою оригіналу є його унікальність.
Нерідкі "помножені оригінали", тобто оригінали, що становлять у декількох екземплярах. Наприклад, договір між державами з найдавніших часів складається в кількості екземплярів, що відповідають числу договірних сторін, при цьому кожний екземпляр є оригіналом.
Оригінали документів по своєму зовнішньому вигляді можуть бути чистовиками й чернетками.
Чернетка - це документ у попередній редакції. Чорновий документ: рукописний або машинописний документ, що відбиває роботу автора або редактори над його текстом.
Чистовик - це остання, переписана або передрукована набіло редакція документа. Чистовий документ: рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний із чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.
Для службових документів оригіналом є чистовик, підписаний посадовими особами, з додатком, у ряді випадків, печатки.
Оригінали службових документів можуть друкуватися на бланках.
Розрізняють автографи - документи, переписані (після передруку або переписки) рукою автора.
Дійсність документа. Як синонім слова оригінал уживається оригінал, що в перекладі з латинського означає достовірний. Справжній документ: документ, відомості про автора, час і місце створення якого, що втримуються в самому документі або виявлені іншим шляхом, підтверджують вірогідність його походження. Таким чином, документ в остаточній редакції, відповідним чином оформлен і підписаний, називається оригіналом офіційного документа. Це може бути перший або одиничний екземпляр оригінального документа. Дублікат документа: повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну чинність.
Копіювання документів. Копія документа - це документ, що повністю відтворює інформацію справжнього документа й всі його зовнішні ознаки або частина їх, що не має юридичну чинність.
Повторне, точне відтворення оригіналів (з метою розмноження) є копією. Саме поняття копія (лат. сopia - безліч) пов'язане з розмноженням оригіналу будь-якого виду.
Серед копій розрізняються:
Виписка - копія частини документа. Виписка повинна містити відтворення повного тексту рішення по певному питанню. Юридичну чинність виписка здобуває після її завірення посадовою особою організації або нотаріусом. Особливий вид - фото й світлокопії, відмітною рисою яких є точне відтворення оригіналу. Вони є видом факсимільних, автоматичних копій. Крім копій, знятих безпосередньо з оригіналу або отриманих автоматично, тобто одночасно з оригіналом, можуть бути кратні копії: копія з копії.
Юридична чинність копій:
1) копія повинна містити точний текст оригіналу (включаючи й бланк, на якому підготовлений документ), розшифровку печаток, підписів посадових осіб.
2) свідчення юридичної чинності копії документа - оцінка про її завірення.
Завірення копій повинне виробляється самою організацією або, по необхідності, нотаріусом. Нотаріального завірення звичайно вимагають для копій установчих документів організації, які представляються в різні державні структури (судові, податкові й ліцензійні органи, комітети з керуванню майном і т.д.) Але в принципі будь-яка копія документа, що не суперечить закону й маєючи юридичному значенню, може бути завірена нотаріально. Нотаріус звіряє оригінал з копією й завіряє її. Забороняється нотаріальне свідкування копій паспортів, військових квитків, службових посвідчень.
Самі організації мають право завірення документів, що створюються в цих організаціях. Також організації можуть завіряти документи громадян при прийманні на роботу (диплом, атестат, посвідчення на пільги й т.д.)
Копії засвідчуються керівником організації або уповноваженим посадовою особою (наприклад, начальником відділу кадрів або зав. канцелярією). Засвідчені копії, що направляють в організації,