2.1 Ознаки документа.

Документ, що створений у суспільстві входить у відповідну систему документації в якості її елемента. Окремі види й різновиди документів становлять систему документації. Дотепер у документоведення не існує несуперечливий наукової класифікації видів і різновидів документів.
Найважливішою ознакою для класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть підрозділятися: по адміністративних питаннях; матеріально-технічному постачанню; плануванню; оперативної діяльності; бухгалтерському обліку; підготовці й розміщенню кадрів; фінансово-кредитним і зовнішньоторговельним питанням і т.д.
Всі документи, що звертаються на підприємстві, можуть класифікуватися по наступних ознаках.
По найменуванню існує безліч різновидів документів. Приведемо лише деякі: накази, розпорядження, плани й звіти, акти, протоколи, договори, устави, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги й доручення, доручення й т.д.
По способі фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні, машинописні, типографські, підготовлені на множних апаратах, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні й фотофоно-кинодокументи
По ступені складності документи класифікують на прості й складні. Прості - це документи, у яких розглядається одне питання, у складні висвітлюється кілька питань.
По ступені гласності розрізняють документи відкриті (несекретні) і документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом бувають різного ступеня таємності: зовсім секретні, секретні, документи для службового користування (ДСП), із грифом "конфіденційно".
По юридичній чинності документи підрозділяють на справжні й підроблені. Справжні документи бувають дійсні й недійсні. Недійсним документ стає в результаті витікання терміну дії або скасування його іншим документом.
По строках виконання документи класифікуються на термінові й нетермінові. Терміновими є документи зі строками виконання, установленими законом і відповідними правовими актами, а також телеграми й інших документів із грифом "терміново".
По походженню документи класифікують на службові, підготовлені на підприємствах, в організаціях, і особисті (листа громадян з викладом скарг, пропозицій, прохань).

По строках зберігання документи діляться на документи тимчасового й постійного строку зберігання. Документи тимчасового зберігання у свою чергу підрозділяються на документи зі строком зберігання до 10 років і понад 10 років.
По ступені обов'язковості документи бувають інформаційні, утримуючі відомості й факти про виробничу й іншу діяльність організацій, і директивні - обов'язкові для виконання, що носять характер юридичної або технічної норми.
По ступені уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, зразкові й уніфіковані у вигляді анкети й таблиці.
Індивідуальні документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього користування.
Типовими є документи, створювані вищими органами для організацій з однорідними функціями й носять обов'язковий характер.
Трафаретні документи мають заздалегідь надрукований текст із пробілами, які заповнюються при остаточному оформленні документа залежно від конкретної ситуації. Такі документи перспективні, тому що заощаджують час на підготовку.
Зразкові документи носять орієнтовний характер і використаються для складання й оформлення документів за аналогією.
Анкета - спосіб подання уніфікованого тексту, при якому постійна інформація розташовується в лівій частині аркуша, а змінна вноситься в документ у процесі його складання в праву частину аркуша.
Таблиця - документ, у якому постійна інформація розміщається в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (у цифровому або словесному вираженні) - на перетинанні відповідних граф і рядків.
Текст, представлений у вигляді таблиці, має велику інформаційну ємність, дозволяє строго класифікувати й кодувати інформацію й легко підсумувати аналогічні дані. У табличній формі оформляються штатний розклад, план, графік відпусток і інші документи.

2.2 Функції документів.

Будь-який документ документ поліфункціональний (багатофункціональний), тобто містить у собі різні функції, які із часом міняють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні й спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна; спеціальні - управлінська, правова, функція історичного джерела, функція обліку

мал. 1

Функція документа

Інформаційна функція визначається потребою в запечатлении інформації з метою збереження й передачі й властива всім без винятку документам. Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичної й розумової діяльності.
Інформацію, що втримується в документах можна підрозділити на: 1) ретроспективну (стосовну до минулого); 2) оперативну (поточну); 3) перспективну (стосовну до майбутнього). Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, поділ на первинну й вторинну; по жанрах; видам; носіям .
Кожний документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації.
Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, вірогідність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніше документ.
Соціальна функція теж властива багатьом документам, тому що створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини їх залежно від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їхній розвиток соціальних процесів, але й гальмувати.
Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації в часі й просторі, інформаційному зв'язку між членами суспільства. Без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, у яких яскраво виражена комунікативна функція:
1) документи, орієнтовані в одному напрямку (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки й ін.);
2) документи двосторонньої дії (ділова й особиста переписка, договірні документи й т.д.) .

Культурна функція - здатність документа зберігати й передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві (кінофільм, фотографія, науково-технічний документ і ін.).
Управлінська функція виконується офіційними документами, які спеціально створені для цілей і в процесі керування (закони, положення, устави, протоколи, рішення, зведення, звіти