Для створення документів використаються різні матеріальні об'єкти (папір, магнітні й оптичні диски, кіноплівка й ін.), які служать для закріплення й зберігання на них мовної, звукової або образотворчої інформації. Одна з можливих класифікацій носіїв інформації може бути представлена в такий спосіб: 1) паперові носії (носії інформації на папері несвітлочутливі, носії для репрографічних процесів - термобумага, діазобумага, фотоплівка, калька й т.д.), 2) мікроносії візуальної інформації, 3) звуконосії4) відеоносії, 5) магнітні носії, 6) перфоносії магнітні для запису кодованої інформації. Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки й проникнення її в усі сфери людської діяльності визначили поява документів на новітніх, нетрадиційних, тобто непаперових носіях інформації. Поняття "новітній" і "нетрадиційний" документ багато в чому умовні й служать для назви групи документів, які у відмінності від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у вигляді дискетних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т.п. Документи на новітніх носіях інформації ставляться до класу технічно-кодірованих, утримуючий запис, доступну для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворюючих, проекційних апаратур або комп'ютера. Документи на новітніх носіях інформації ділять на: 1. Документи на перфорованих носіях інформації (перфострічки, перфокарти й ін.) 2. Документи на магнітних носіях (магнітні карти, стрічки, дискети й жорсткі диски, відеодиски) 3. Документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи) - мікрографічні документи (мікрофільми, мікродиски, мікрокарти) і оптичні диски, інформація, з яких зчитується за допомогою лазерного променя (CD-ROM, аудіокомпакт-диски, відеодиски, магнітооптичні диски). 4. Документи на галографічних носіях інформації (галограми).
2.4 РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА
Кожний документ складається з елементів, які називаються реквізитами. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розташованих у документі, становить формуляр цього документа. Формуляри, характерні для певного виду документів називаються типовими. Графічні моделі або схеми побудови документів мають назва «формуляровидець». Усього існує 5-ть груп реквізитів, у які входить 31 реквізит. Зразок розміщення реквізитів на аркуші паперу формату А4
I група
«Реквізити назви документів»
У неї входять реквізити: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.
Реквізит № 1 «Державний герб»
Написання – ставиться у вигляді гербової печатки на бланках документів органів державної влади, інших державних органів, міністерств, відомостей, а також підприємств, організацій у передбачених законодавством випадках. Коло підвідомчих установ, які можуть носити державний герб на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (відомство).
Розташування на документі – у верхньому лівому куті. Уживається для твердження прав певних осіб, при фіксації фактів використання грошей і матеріальних цінностей. Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності не державної форми власності забороняється.
Реквізит № 2 «Емблема організації або підприємства»
Написання – символічне, графічне зображення, що відкриває, напрямок діяльності фірми, підприємства. Знак полегшує пошук документа, але не заміняє найменування організації.
Розташування – у верхнім полі документа правіше від першого реквізиту.
Реквізит № 3 «Зображення нагород»
Написання – застосовується замість внесення назв орденів у найменування установи. Поліпшує вид документа. Зменшує обсяг заголовка.
Розташування – у верхньому, левом поле документа правіше від другого реквізиту.
Реквізит № 4 «Код підприємства, установи, організації по УКПО»
Розташування –