Реквізит № 5 «Код форми документа по УКУД»

Розташування – на другому рядку під четвертим реквізитом.

Написання – четвертий і п'ятий реквізити вказуються якщо буде потреба згідно з відповідними класифікаторами.

Реквізит № 6 «Назва міністерства або відомства»

Написання – відзначається найменування міністерства або відомства (вищої організації, або засновника).

Розташування – у верхній частині документа, під третім реквізитом.

Реквізит № 7 «Назва установи»

Написання – повна назва установи, організації або підприємства – автора документа.

Розташування – у верхній частині документа під шостим реквізитом.

Реквізит № 8 «Назви структурного підрозділу»

Написання – пишеться цей реквізит, якщо є необхідність. Повна назва структурного підрозділу (шості, сьомі, восьмий реквізити пишуться в називному відмінку).

Розташування – пишеться під сьомим реквізитом.

Реквізит № 9 «Адреса відправника»

Написання – пишеться індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентного телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунку в банку. Порядок і форма записів відомостей про поштовий і телеграфний адреси організацій повинні відповідати поштовим правилам. Цей реквізит розміщається тільки на бланках для листів.

Розташування – під восьмим реквізитом.

Реквізит № 10 «Назва виду документа»

Написання – визначається як найменування сукупності документів, які виконують однорідні функції (наказ, протокол, акт, довідка) – це один з обов'язкових реквізитів, які відповідають прискореному вивченню документа. Назва виду ділового паперу (відсутній тільки на службових листах) дає перше подання про його призначення, оскільки певні управлінські рішення повинні оформлятися відповідними видами документів.

Розташування – у верхній частині формуляра документа, під дев'ятим реквізитом, на шостому рядку.

Реквізит № 15 «Гриф таємності»

Написання – проставляється для засекречування документів. Документ із грифом таємності - з обмеженим доступом, призначений для певних осіб.

Розташування – у верхній правій частині документа, на третьому рядку під п'ятим реквізитом.

II група

«Реквізити датування й індексації документів»

У неї входять реквізити: 11, 12, 13, 14.

Реквізит № 11 «Дата»

Написання – дата є обов'язковим реквізитом документа, без дати документ втрачає юридичну чинність. Дата підписання або твердження може стати датою документа. Датою листа або наказу є день їхнього підписання, датою плану або інструкції - день твердження. Окрему групу становлять такі документи, як протокол, акт, датою яких є час фіксування в них фактів, явищ, учинків.

Датою документа, що приймається колегіальним органом, є дата його прийняття. Датою набрання чинності розпорядницьким документом - день його одержання адресатом, якщо документ не обговорений іншим терміном. Елементи дати пишуться трьома парами арабських цифр, в один ряд, у послідовності: число, місяць, рік. Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають всі службові документні оцінки пов'язані з їхнім походженням (резолюції, узгодження, візи, оцінки про виконання документа й напрямок його в справу).

Розташування – проставляється дата підписання документа в його лівій верхній стороні разом з вихідним номером (лівіше від нього) на сьомому рядку. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче лівіше.

Реквізит № 12 «Індекс документа» (Вихідний номер)

Написання – часто включає три пари арабських чисел, де перша пара – індекс структурного підрозділу автора документа, друга – номер справи де перебуває (зберігається) копія документа, третя – порядковий номер по журналі обліку.

Розташування – у лівій верхній частині документа на сьомому рядку правіше від одинадцятого реквізиту.

Реквізит № 13 «Посилання на документ»

Написання – містить у собі дату й індекс, зазначені установою, що видало документ, на який дається відповідь. Зазначений реквізит листується особою, що становить документ із ініціативного документа.

Розташування – пишеться на восьмому рядку під одинадцятим реквізитом.

Реквізит № 14 «Місце складання або видання документа»

Написання – містить у собі назва населеного пункту, де видається документ.

Розташування – проставляється правіше від тринадцятого реквізиту.

III група

«Реквізити оформлення тексту»

У неї входять реквізити: 16, 19, 21.

Реквізит № 16 «Адресат» (кому призначений документ)

Написання – документи можуть бути адресовані установі, його структурним підрозділам, або конкретній службовій особі, їхні найменування пишуться в називному відмінку.

Розташування – на дев'ятому рядку документа, по середині.

Реквізит № 19 «Заголовок до тексту» (наказ)

Написання – невід'ємна частина тексту документа, незалежно від його виду й призначення (крім телеграм, телефонограм, і відповідей на листи громадян). Цей реквізит відбиває головну ідею тексту. Заголовок повинне бути лаконічним і точним. Друкується заголовок маленькими буквами через один міжстроковий інтервал. Наприкінці заголовка крапка не ставитися.

Розташування – пишеться на дев'ятому рядку в лівій стороні.

Реквізит № 21 «Текст документа»

Написання – головний реквізит документа заради якого створюється документ. Приступаючи до складання тексту, у першу чергу необхідно визначити його мету, переконатися у відповідності змісту компетенції обраної установи, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення. Зв'язувальний текст документа може також складатися на основі трафарету, або макета, які розміщають постійну інформацію й мають пропуски для внесення зміненої інформації.

Розташування – посередині документа, на десятому рядку, під реквізитом номер шістнадцять.

IV група

«Реквізити твердження документа»

У неї входять реквізити: 17, 23, 24, 25, 26,

Реквізит № 17 «Гриф твердження»

Написання – якщо документ затверджується конкретною особою (службової), те гриф твердження містить також елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, особиста підпис, ініціали й прізвище особи, що затвердила документ, дата твердження. У затверджені документи не можна вносити які - або виправлення, виправлення або доповнення без дозволу особи, що їх затвердила.

Розташування – у правій верхній стороні бланка на четвертому рядку, напроти восьмого реквізиту.

Реквізит № 23 «Підпис»

Написання – обов'язковий реквізит службового документа. В установах, які функціонують на основі единоначальності, документ підписує одна службова особа - її керівник, його заступник або керуючий структурного підрозділу. Право підпису встановлюється наказом