Документи, які відправляються у вищі організації, а також розпорядницьк і найважливіші внутрішні, підписує керуючий установи, або його заступник. До складу підпису входить: визначення посади (повна, якщо документ надрукований не на бланку), особистий підпис, ініціали й прізвище особи, що підписала документ.

Розташування – підпис ставиться на нижнім полі документа, у правій частині на дванадцятому рядку.

Реквізит № 24 «Гриф узгодження»

Написання – оформляється згідно з відповідними вимогами у двох варіантах: узгодження з конкретною посадовою особою; узгодження з колегіальним органом. У першому випадку після слова «ПОГОДЖЕНЕ» визначаться найменування посади службової особи. Включають назва твердження, з яким узгоджується документ, особистий підпис, розшифровка підпису й дата. У другому випадку після слова «ПОГОДЖЕНО» визначається вид документа, його номер і дата. Слово «ПОГОДЖЕНО» друкується більшими буквами без лапок на лицьовій сторінці документа.

Розташування – ставиться в правій нижній частині документа. Під двадцять третіх реквізитів.

Реквізит № 25 «Віза»

Написання – складається з особистого підпису особи, що візує й дати.

Якщо буде потреба відзначається посада того, хто візує, а підпис розшифровується, тобто вказується прізвище, ім'я, по батькові.

Розташування – на документі внутрішнього використання віза ставиться на першому екземплярі, розташована на тринадцятому рядку правіше від двадцять четвертого реквізиту в нижнім полі документа.

Реквізит № 26 «Печатка»

Написання – підпис відповідальної особи затверджується печаткою на документах, які вимагають твердження прав громадян і юридичних осіб, фіксації факту витрати грошей і матеріальних цінностей, а також передбачених актами (трудові книги, титульні списки). Крім того, печатка проставляється на уставах (положеннях) установ, договорах, дорученнях. Печатки ставляться на копіях документів, які відсилаються в іншу установу. Відбиток печатки треба ставити так, щоб він накривав частину найменування посади особи, що підписала документ.

Розташування – проставляється печатка в нижнім правому полі документа правіше від двадцять третього реквізиту.

V група

«Реквізити про одержання й виконання документів».

У неї входять реквізити: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

Реквізит № 18 «Резолюція»

Написання – напис на документі зроблені керуючі установи або його підрозділи, що містить вказівки для виконання документа. Складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, строк виконання, підпис, дата. У резолюціях на документі з типовими строками виконання, які не вимагають спеціальних (додаткових) вказівок для виконання, відзначається виконавець, ставиться підпис автора резолюції, дата.

Розташування – ставиться на шостому рядку у верхнім полі документа, левіше від десятого реквізиту (вид документа).

Реквізит № 20 «Постанова документа на контроль»

Написання – відзначається словом «КОНТРОЛЬ» або буквою «ДО», її можна писати від руки (червоним, синім або зеленим кольорами), або робити за допомогою гумового штемпеля.

Розташування проставляється в лівому верхнім полі на сьомому рядку на самому краї бланка.

Реквізит № 22 «Оцінка про додаток»

Написання – додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. При наявності додатків, доповнення відзначається в тексті або після тексту документа, перед підписом. Доповнення повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

Розташування – у нижнім правому полі документа над двадцять третім реквізитом.

Реквізит № 27 «Оцінка про копії» (виготовленні й твердженні)

Написання – реквізит містить дані про копії (їхній кількості), місце їхнього знаходження, адресати тих, кому вони були спрямовані. Кількість копій визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю.

Розташування – ставиться в правому нижнім полі документа правіше двадцять другого реквізиту.

Реквізит № 28 «Оцінка про виконавця даного документа»

Написання – містить прізвище безпосереднього виконавця й номер його робочого телефону.

Розташування – проставляється на звороті документа в нижній частині (на останньому рядку ліворуч).

Реквізит № 29 «Оцінка про виконання документа й відправлення його в справу»

Написання – складається з короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), слів «У справу» і номера справи, і номера справи, до якого документ буде підшитий, дати напрямку його в справу й підписи виконавця. Цей реквізит свідчить про те, що робота над документом завершена.

Розташування – ставиться в нижнім лівому полі в лівому куті на останньому рядку.

Реквізит № 30 «Оцінка про перенесення інформації на ЕОМ»

Написання – включає інформацію, перенесену на ЕОМ, дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

Розташування – проставляється в нижній частині документа, на останньому рядку, (посередині).

Реквізит № 31 «Позначка об одержання документа» (вхідний номер)

Написання – ця оцінка містить такі елементи: скорочена назва установи, дата одержання документа, індекс документа. Оцінка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля організації.

Розташування – проставляється в нижнім правому полі документа, на останньому рядку, у правому куті.

3. Висновок.

У висновку хотілося б сказати що документ являє собою систему.

Він відображає факти, події, предмети, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Він створюється за допомогою листа, графіки, малюнка, фотографії, звуко- і відеозапису. Документ виготовляє на спеціальному матеріалі (паперу, фотоплівці й т.п.).

Щоб документ мав юридичну чинність, процес його створення регламентується й здійснюється за встановленими правилами. Це підкреслено й у визначенні терміна документ у законі "Про інформації, інформатизацію й захист інформації": "документована інформація (документ) -зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати".

Документ, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечує її збереження й нагромадження, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації в часі.

Як носій інформації документ виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є