п. Наливайку В.С.

Реквізит 18 (резолюція). Вказівки щодо виконання документа фіксують у формі резолюції, до якої входять прізвище виконавця, зміст доручення та термін виконання. Резолюція має бути підписана й датована, наприклад:

Єршову В.К.

Підготувати відповідь до 14.09.97

(підпис)

08.09.97 | Нач. відділу кадрів

Підготувати наказ про зарахування з 21.09.97

(підпис)

20.07.97

Реквізит 17 (гриф затвердження) складається зі слова «затвер-джую», назви посади особи, яка затверджує документ, її особистого підпису, його розшифрування й дати, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор електромеханічного заводу ім. В.С.Петрова

(підпис) А.К.Маршук

24.07.97

Якщо документ затверджує керівник вищої організації (інстанції), то до назви посади входить і назва цієї організації (інстанції), на-приклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Головного

архівного управління

при Кабінеті Міністрів України

(підпис) В.К.Москальчук

14.10.97

Коли документ затверджують постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова «Затверджено», назви документа в називному відмінку, його дати та номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ ректора університету 24.05.97 № 96

Гриф затвердження розташовують у правому верхньому куті до-кумента.

Датування документів. Дати підписання, затвердження, погод-ження документа, а також дати, що містяться в тексті, оформляють Цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад: 29.01.97. Можна спочатку зазначати рік, а потім — місяць і день місяця, наприклад: 97.04.24.

У текстах документів, що містять відомості фінансового харак-теру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат, на-приклад: 09 березня 1997 р.

Реквізит 19 (заголовок до тексту). Стислий виклад змісту доку-мента наводять у заголовку. Він має бути максимально коротким, ємким, точно передавати зміст тексту і граматично узгоджуватися з назвою документа, наприклад: наказ (про що?) «про заохочення»; протокол (чого?) «Засідання вченої ради».

Заголовок до тексту в документах, виготовлених на бланках чиї аркушах формату А5, не зазначають.

Реквізит 22 (позначка про наявність додатка). Якщо документ має додатки і це зазначено в тексті, то реквізит 22 оформляють так:

Додаток: на 10 арк. у 2 прим.

або

Додаток: на 10 арк. у 2 прим.

Перевага віддається першому варіантові, коли текст після дво-крапки друкується від 2-го положення табулятора.

Якщо в тексті документа немає відомостей про додатки, то в реквізиті 22 наводять їхні назви із зазначенням кількості аркушів у кожному, а також кількості примірників, наприклад:

Додатки: 1 Проект ДСТУ 0.00-00 на 30 арк. у 2 прим.

2 Пояснювальна записка до проекту ДСТУ 0.00

00 на 8 арк. у 2 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додаток, то реквізит 22 оформляють так:

Додаток: лист Головархіву України від 27.04.97 № 01

04/171 та додаток до нього, всього на 7

арк.

Якщо додаток направляють не на всі зазначені в документі ад-реси, то реквізит 22 оформляють так:

Додаток: на 2 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Якщо додатки зброшуровані, то в реквізиті 22 кількість аркушів не зазначають.

Власне документи-додатки повинні мати всі необхідні реквізити' назву виду документа, заголовок, дату, підпис Крім того, в правому верхньому куті документа-додатка роблять позначку, яка вказує на його зв'язок з основним документом, наприклад

Додаток 2

До наказу директора

AT «Енергія» 25.12.97 №97

Реквізит 23 (підпис) складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ оформляють не на блан-ку, скороченої, якщо на бланку), її особистого підпису та його розшифрування, наприклад:

Директор Київського

виробничого об'єднання

«Електрон» (підпис) Н.І.Мамалиґа

або

Директор (підпис) Н.І.Мамалиґа

Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи розташовують один під одним, у послідовності, що відповідає обійманим посадам, наприклад:

Директор училища (підпис) В.А.Тараненко

Головний бухгалтер (підпис) В.К.Марчишина

Коли документ підписують кілька осіб, які обіймають посади однакового рівня, то реквізит 23 оформляють так:

Заступник міністра Заступник міністра

сільського господарства торгівлі України

України

(підпис) A.M. Коляденко (підпис) В.К.Лавочкін

17.04.97 17.04.97

Якщо документ підписує комісія, то спочатку зазначають голову комісії, а нижче — її членів (в алфавітному порядку, незалежно від посади), наприклад:

Голова комісії (підпис) А.К.Чорний

Члени комісії (підпис) В.К.Авдієнко

(підпис) К.С.Вінниченко

(підпис) О.Б.Коломієць

(підпис) О.М.Ященко

Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова «погоджено», назви посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву ор-ганізації), її особистого підпису, його розшифрування й дати, на-приклад:

ПОГОДЖЕНО

Начальник Управління керівних кадрів та навчальних закладів Мінверстатопрому України

(підпис) А.С.Музика

14.07.97

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом чи через

службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання методичної комісії з гуманітарних дисциплін 21.07.97 № 02

або

ПОГОДЖЕНО

Лист Головархіву України 12.08.97 № 01-04/84

Гриф погодження розташовують під реквізитом 23 (підпис), а якщо є візи, то під ними. Коли зміст документа торкається інтересів кількох організацій, оформляють ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ, про що роблять позначку на самому документі на місці реквізиту 24, наприклад:

Листок погодження додається.

___________ _____________

(підпис) (дата)

Листок погодження оформляють на окремому аркуші за такою формою

ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ

Положення про систему ведення Українського класифікатора управлінської документації

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Посада Посада

_____________ ____________ _____________ ________________

(підпис) (розш. підпису) (підпис) (розш. підпису)

Дата Дата

ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО

Посада Посада

_____________ ____________ _____________ ________________

(підпис) (розш. підпису) (підпис) (розш. підпису)

Дата Дата

Реквізит 25 (візи). Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі по-треби зазначають посаду візувальника), наприклад:

Начальник юридичного відділу

(підпис) Ф.Г.Науменко 24.09.97

Якщо віз кілька, то реквізит 25 оформляють так:

Візи:

Юрисконсульт

(підпис) А.В.Жук 24.07.97

Начальник планового відділу

(підпис) О.К.Самолюк 24.07.97

Начальник розрахункової

частини

(підпис) О.В.Ткаченко 25.07.97

Підписання документа. У реквізитах «Підпис», «Гриф погоджен-ня», «Гриф затвердження», «Візи» слід зазначати фактичні посади, ініціали та прізвища осіб, які підписали документ.

Не допускається ставити прийменник «За» чи косу лінію перед назвою посади.

Реквізит 26 (відбиток печатки). На документах, що засвідчують права посадових осіб, які фіксують факт витрати коштів і ма-теріальних цінностей, а